浅谈新形势下高校内部控制的建立和完善

2015-08-15林志刚

行政事业资产与财务 2015年15期

林志刚

（广东交通职业技术学院广东广州 510650）

随着我国经济的不断发展，国家对教育事业的投入每年都在增加，高校的招生规模仍在扩大，高校每年的收入和支出都在增加，管理难度也在加大，高校内部管理的缺陷也不断暴露出来。十八大后，我国反腐力度的不断加强，高校越来越多的经济犯罪被发现，案件范围主要在采购招标、资产管理、工程项目、招生等。出现上述问题除了主观原因外，高校内部控制设计不合理和不健全也是一个关键因素。高校应根据自身特点，按照《行政事业单位内部控制规范》（试行）（以下简称规范）规定，并根据目前反腐进入常态化形势，建立和完善一套适合本校的内部控制规范，通过制衡机制、信息化手段在日常管理中的运用，对各项经济活动的风险进行事前防范、事中控制、事后监督，有效预防风险，提高管理水平，合理保证高校财物安全，确保学校能持续健康发展。

一、高校内部控制的目标和原则

按照《规范》第四条所述，单位内部控制的主要目标包括“合理保证单位经济活动合法合规、资产安全和使用有效、财务信息真实完整、有效防范舞弊和预防腐败、提高公共服务的效率和效果”等5 个主要目标。高校应针对本校经济活动的计划、审批和执行过程，合理设计相关的内部控制制度，特别是按照党的十八大关于将反腐窗口前移的要求，重点针对“有效防范舞弊和预防腐败”的目标进行相关的内部控制制度的设计，确保能实现上述目标。

高校建立与实施内部控制，应当遵循全面性、重要性、制衡性、适应性等原则。由于高校经费大部分由政府拨款，经费一般较为紧张，其经营活动创收整体利润也有限。因此，高校在进行内部控制设计时，还应充分考虑成本和效益问题，对比投入成本与未来或有损益，以适当的投入换取风险有效控制。虽然部分控制流程或措施要增加岗位设置和经费开支，但却能让整个学校避免更大的损失。

二、内部控制的建立和完善

高校内部控制建设是一项复杂的且关联性极强的系统工程，需要学校高层领导、中层领导及所有职工共同参与并承担各自的职责。内控制度建设的具体工作包括分析本单位各类经济活动的业务范围和流程，明确职责权限，对经济活动产生的相关风险进行系统分析，并根据历史经验预测风险易发点，从而合理设计制订应对风险的内部控制制度和控制流程，同时根据经济活动及外部环境的变化，及时进行修订和完善。

（一）确定内部控制主管或牵头部门

高校要建立健全内部控制体系，第一步是要设立内部控制主管部门或确定牵头部门。根据目前形势，反腐已进入常态化，要求纪检监察部门的工作也要前移。因此高校可增加纪检监察部门的职能，指定其作为单位内部控制工作的策划和主管部门，负责本单位内部职能部门之间内部控制工作的组织协调，并根据各职能部门提供的人员岗位职责和工作流程，联合制订内部控制制度并组织实施。

（二）分析内外环境，构建各控制子系统

负责设计内部控制有关职能部门应对本单位的机构设置、经济业务范围、主要经济业务运作方式、职工相关业务管理能力、社会经济环境因素进行深入分析，采用多种控制方法，构建与本单位经济业务管理状况和内部控制要求相适应的相关子系统，这些子系统应包括决策议事规则、岗位责任制、财务系统、信息技术运用等单位层面内部控制系统，同时包括预算业务、收支业务、政府采购、资产管理、建设项目、合同管理等业务层面内部控制系统。

（三）确定经济活动中的关键环节，制定对应策略

根据岗位职责和工作流程，从业务流程入手，分析各子系统运行过程中可能出现的风险，抓住关键环节，对每个重要的经济业务或关键环节设计规范的操作流程和严格的控制程序，让经济业务始终在有效控制中运行。根据有关统计资料，高校职务犯罪案件大部分集中在基建、采购、招生和后勤服务等部位和环节。据广东省纪委网站南粤清风网2014 年5 月份公布，原深圳信息职业技术学院副院长及规划建设处处长薛某、招生就业办公室主任刘某涉嫌严重违纪，接受组织调查。针对基建领域容易出现腐败问题，高校应将基本建设工作为一个关键环节，制定相关的对应策略和内部控制措施。

（四）明确职责权限

高校要根据经济业务特点和内部控制要求，合理分配单位内部机构在内部控制方面的职责权限，将权力和责任落实到内部机构及每一个岗位员工，并通过编制内部岗位工作职责和操作流程，使所有职工都了解学校内部机构设置、各岗位职责、业务流程等信息，保证每个部门、每个岗位都能正确行使职权，实现内部的高效运作和有效控制。

（五）形成内部控制文件规定

议事规则、管理制度、业务流程、岗位职责等全部制订后，用文字、流程图等多种形式，对各子系统及经济业务的风险类型、风险点、控制要求、控制办法等加以规定说明，形成与单位相关管理制度相结合的内部控制规范，并在实施过程中根据实际情况进行相应的调整和完善。例如收支业务控制，高校应建立健全收入和支出内部管理制度。收入方面，各项收入由财务部门统一管理，所有从事经济业务的部门，必须及时将与收入关联的合同和协议资料交财务部门，财务部门与经济业务部门定期沟通收款情况，对过期未收的由签订合同的业务部门负责催收。在经济开支控制方面，高校可采用以下控制措施：（1）规定各支出事项的标准和范围。高校可以在国家法规允许范围内自定开支标准。如差旅费、外出培训学习费用等有关费用的报销标准，高校可根据本校人员出差或外出培训学习的特点，在本省、市标准范围内制定自己学校的具体标准，从而有效节约经费开支和减少非必须的外出工作学习。（2）加强支出审批控制。学校应规范各项开支报销办法、程序，明确校领导和各职能部门的审批权限，凡是越权审批或审批手续不全的财务不能付款。（3）加强支出的审核控制。重点审核经济业务内容是否真实发生，单据、发票是否真实合法，支出是否符合单位规定。据审计报道，高校的课题经费开支中有相关一部分是没有真实业务的，经常发现没有外出调研而大额报销交通费、燃油费等情况，因此必须加强支出的审核控制。（4）加强资金支付和会计核算控制。通过对开支业务进行横向和纵向数据分析，及时发现存在问题并实施控制。