刍议毕业生人事档案管理工作

2015-08-15徐斌

科技视界 2015年4期

徐斌

（十堰市人才交流中心，湖北十堰442000）

毕业生人事档案是大中专生毕业后，在学籍档案中放入报道证，由学校将档案移交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构，这时的学籍档案就正式成为人事档案,是毕业生个人信息的重要载体，它全面、准确地记载着毕业生的经历、思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息，是反映毕业生综合素质的最重要依据。因此，管理好毕业生人事档案，对于人才资源开发乃至经济发展都是十分重要的。

1 毕业生档案管理工作存在的问题

毕业生人事档案虽然重要，但是从目前大多数地方毕业生人事档案管理工作来看，都存在着一定的问题。

1.1 毕业生对人事档案不够重视

随着社会主义市场经济体制的建立和人才流动等外部环境的逐步宽松，特别是组织人事政审工作相对减少，一些毕业生就认为人事档案的作用不大了。却不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升等均要以档案材料为依据。

1.2 档案管理手段相对落后

地方档案管理仍以传统的手工操作为主，整档工序复杂，档案管理人员常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆、装、订等大量简单重复的劳动，档案管理人员没有时间和精力考虑内在信息。即使利用计算机管理，也仅限于名字与档案号输入、输出与检索的管理，没从根本上改变手工操作运转慢、利用率低、效率低下等问题。

1.3 档案管理工作不规范

管理档案的部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》，没有形成自己的实施细则和工作制度，仅充当档案“保管员”的角色，对接收到的毕业生档案，只是编号入库了事，这些不规范的操作导致了档案内容不全、管理混乱、档案材料遗失等问题。

2 解决办法和措施

2.1 提高对毕业生人事档案管理工作重要性的认识，建立和高校的沟通协调机制和信息联动机制

加强宣传力度，要大力宣传《档案法》、《流动人员人事档案管理暂行规定》、《干部人事档案管理条例》等相关人事档案法律法规，让高校毕业生档案管理机构明确管档职责、档案管理原则、档案整理及转递规定等，提高业务水平，增强责任心，并在实际工作中切实规范操作。

2.2 加大人事代理工作力度，彻底解除毕业生的后顾之忧

一是要不断完善人事代理的内容。要适应存档个人的多种需求，如办理转正定级、确认干部身份、参加各类考试资格审查、专业技术职称评审、出国政审、社会保险缴纳、组织关系管理、户籍挂靠等一系列社会化的人事人才服务。二是要逐步扩大人事代理的范围。在继续做好“个人代理”的基础上，积极向各高校联系，宣传人事代理政策，制定毕业生人事代理的优惠政策，对毕业生实行以学校为单位的“集体代理”。

2.3 加大对毕业生人事档案托管机构的审查清理力度

要营造毕业生人事档案托管的良好环境，保障广大毕业生人事档案的合法权益。要加强立法，用法律法规净化档案托管环境；加强市场监管，严格禁止私自保管档案，严肃查处非法保管档案的行为，坚决取缔违法中介机构；定期开展清理整顿工作，,坚决打击人事档案管理违规行为，坚决打击损害存档人员合法权益的行为，努力营造运行规范、恪守诚信的市场环境。

2.4 加强对毕业生人事档案的规范化管理，做到人事档案管理的各个环节科学规范

一要对接收到的毕业生档案应重新整理，按照《干部档案管理条例》重新分类、编写目录、装订成册。二要加强收集工作，完善档案内容。创新档案材料的收集整理机制，注意收集能体现其近期经历，职业资格、业绩能力、诚信记录、单位考核等材料充实档案内容，提高档案的价值。三是实行专门统一管理，建立专门的毕业生人事档案库，开发多种检索方式，便于查找与利用，实行科学、规范的管理。

2.5 创新人事档案管理模式，实现现代化管理

要增强创新意识，在档案整理过程中更新工作手段。要利用各种方式，积极与代理单位和个人取得联系，督促其补充档案材料，延续托管关系。加强现代化技术在档案管理工作中的应用，提高管理效率和水平。要利用计算机方便档案信息录入和查找，加强档案网络信息化建设，方便广大代理人员远程查找、查询和咨询，提供网上办公服务，实现人事档案保存数字化、管理信息化、服务网络化。