浅谈新形势下电子档案设计资料归档与利用

2015-08-15王民祖

科技视界 2015年4期

王民祖

（山东黄河勘测设计研究院，山东济南250013）

1 电子档案设计资料归档利用存在的问题

1.1 电子档案设计资料归档不齐全

电子档案收集工作是档案资源建设和利用的首要环节，直接影响着档案利用作用的发挥。档案收集与档案事业发展以及为经济建设服务的需求存在着不适应现象：一是收集内容不齐全。一些设计单位只重视纸质文件材料的收集，忽略了电子文件图像资料的收集存储；二是随着计算机技术和档案软件的开发应用，档案不再仅仅是单一的纸质档案，以磁、电、光等介质为信息载体的文件资料应运而生，产生了大量的电子图像档案。这些形象生动的电子档案极具保存价值。但都保存在各自电脑里,没及时归档；三是按照电子档案归档要求,达不到长期或永久保存的要求,没有将有保存价值的纸质文件、电子文件按“双套制归档”并存的原则办理，达不到可利用状态的网络存储需求。

1.2 被动收集电子档案难以适应时代发展需求

长期以来，设计资料归档工作的着力点基本上都放到完成工作任务上，工作精力限制了电子档案的归档工作，只有到了晋升档案级别或检查验收时才会想到档案管理这项工作的重要性。为此，在资金来源、档案设施,人员配备等方面尚存不足，也在较大程度上影响了档案归档与利用的需求,更影响着档案事业的发展。电子档案归档处于被动收集,大多数档案部门收集档案采取“你交我收”，定期接收的被动收集方式。这种“坐、等、靠”的收集方式,很大程度上制约着电子档案归档发展需求。档案管理系统与办公自动化系统数据没有实现网络共享,未将电子档案系统进行数字化处理。原始和真实性的电子图像资料未按规定进行登记或备份，难以适应电子档案信息管理发展需求。

1.3 新形势下云计算服务网络系统实施缓慢

目前，电子档案利用处于被动状态。档案管理人员应具有超前意识和高效摄取信息的能力，在档案管理中，要主动的、深入的调查编研电子技术档案资料，既懂专业技术，又懂计算机数字化管理知识,熟悉设计领域的电子档案存储保管业务。因为档案管理已进入电子时代云计算服务领域，高科技的超大计算机硬盘储存器,能储存大量电子档案设计图像资料。设计单位已采用云服务网络储存器来管理电子文档，不出门轻松点击键盘，输入密码，就可获取相关的电子档案图像信息资料。现实的设备和管理已经跟不上科技信息发展需求，从而使电子档案管理难以适应新形势下的档案利用。

2 转变新形势下电子档案归档利用观念

2.1 努力实现电子档案网络共享

随着经济社会的发展，电子档案对各类信息的需求越来越大。近些年来，电子档案利用工作取得了明显成效，得到了利用者的肯定和好评。但是,利用者都是采用自己储存的电子资料信息为新的设计提供了有效应用。纵观设计资料的各类档案归档情况：各设计行业参差不齐，规模大的设计院已运用云计算服务网络储存系统，储存超大能量的电子文档图像资料。较小规模的设计院舍不得投资，无法存储电子图像文件成果资料。要改变纸质文字材料的收集整理归档，满足客户个性化需求，采用多种技术网络应用程序，以云计算服务网络的强大技能开展多种服务，更好的实现电子档案区域网络共享，实现网络利用云服务。

2.2 提高电子文件图像档案归档质量

档案质量直接影响着实际利用效果。因此,在新形势下我们需要加强电子档案归档工作的质量意识,在每个工作环节实施质量控制,建立起高质量的电子档案网络体系,重视收集资料的系统性和完整性。准确性和安全性。特别是电子详图设计资料的归档管理，有的设计单位还没有纳入档案管理的范畴。电子档案管理利用是人们将静态的档案信息资源通过多种渠道与方式，转换成动态的信息资源，最大限度地为用户所接受的服务过程。通过云计算网络将图像传递给利用者，从根本上进一步推动电子档案云服务意识。在收集整理、价值鉴定、保管编号、统计与服务中严把质量关，提高电子档案区域网络成果资料的归档质量。

2.3 转变电子档案归档管理利用观念

要转变这些电子图像资料归档意识，必须重新认识信息时代的电子文档管理模式。按科技档案类分别编号存储。一是将档案管理的焦点从文件的纸质实体转向电子文件归档的形成过程,从文件实体的收集、整理、编目、保管转向到电子系统管理中去；二是电子图像文档，需要投资建立云服务网络系统，通过超大硬盘储存设备进行鉴定存储，进行永久性的的保存；三是从分散的个别电子图像成果资料文档转向集中存储。利用者应通过共享设计资料进行提取和有效利用，开发交流研究成果，探讨新的设计程序。所以，档案工作者要转变电子档案归档与利用的思路和观念。高度重视云计算网络建设，借助于自动化先进设备，为用户提供安全的云服务网络。

3 开创电子档案归档利用新局面

3.1 化被动为主动，创建网络云服务系统

电子档案开发利用的关键在一个“活”字，要通过积极主动的工作，把电子文件归档要求的“死”材料变成“活”材料，化被动为主动，最大限度地为应用分布式文件系统和网络技术系统，应用多方面的互联网储存功能，采用新技术软件完成整合，以多个服务器和数据存储设备共同组成一个集合体，在通过集合体存储系统提供数据访问接入网络客户端程序，实现云服务系统。电子档案的归档整理正是适合这种“活”材料，能通过建立网络云服务器系统，针对不同用户的需求，调整业务流程，随时随地的对个性化需求做出准确、及时的服务需求。

3.2 丰富档案资源，确保电子档案归档完整

档案部门应着重研究和解决影响提供利用的“源头”和“瓶颈”，在加大档案收集力度与拓展档案征集渠道上下功夫。一是提高档案归档意识,使收集归档工作成为自觉行动。狠抓收集进馆电子档案的内容完整、门类系统齐全；二是树立全局观念和超前意识，主动及时参与、介入到档案形成过程中去，加强对重点工程建设档案的电子图像资料的收集，做到工作发展到哪里，档案工作就延伸到哪里；三是抓声像、实物等电子图像资料档案薄弱环节的收集工作。既要收集纸质、实物档案,又要收集非纸质载体的电子档案,确保声、光、电、磁介质档案的收集归档的完整性。

3.3 研发成果信息资料，实现档案信息利用共享

档案管理是手段，开发利用是目的。档案工作者应有强烈的信息开发意识，充分利用自身特有的优势和行之有效的方法，对档案文献进行深加工，把档案中储存的大量电子档案宝贵信息，有针对性发掘出来，通过综合分析，编研提炼有份量、有价值的信息材料，使档案利用发挥其更大的作用。一是从各单位的实际出发，加强对档案资料系统的、全面的归纳和总结。开展档案信息资源的分析研究；二是开发单位组织机构沿革、大事记、史志、专题文件汇编、案例汇编等形式多样的编研成果；三是档案员除了熟悉“家底”，当好档案的“活字典”外，还要主动了解设计工作任务，真正达到管以致用；四是整合设计资料电子图像信息资源，运用现代信息技术，依托信息网络，建立高效、规范、联网的电子图像档案信息库，切实改变分散保存、各自利用的管理格局，建立统一的电子图像档案信息系统，实现档案信息利用共享。