地方高校档案信息化建设面临的问题及对策

肖永菊 韩 瑛

（湖北医药学院，湖北 十堰 442000）

1 地方高校信息化建设的意义

档案主要记录的就是一种历史的信息，它属于原始记录。而我们应明确的是档案信息化里的信息的涵义，不应将其局限在档案中所记录的信息，还应处理后的原始信息及其他社会信息融合的广泛信息。档案信息化具体可总结为广义和狭义两方面：将社会文化、经济、政治等信息与档案信息融合处理，就是常说的广义信息化；档案内容信息化就是狭义的信息化。在现代化技术条件下，地方高校更应加速档案信息至社会交流系统的融入速度，使其广为流传于社会中；另外，融合其他社会信息的形式与档案信息，促进地方高校档案信息的社会化传播，这两点就是地方高校档案信息化建设的主要目标，二者之间是相互促进、联系的。因此，必须加快对地方高校档案信息化建设步伐，刻不容缓，才能冲破档案利用的种种局限，使高校档案部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现地方高校档案信息资源的合理配置、科学管理，使有用信息发挥最大的效益，具有十分重要的意义。

2 地方高校档案信息化的现状

2.1 经费投入不足，基础设施滞后

地方高校档案信息化建设是一项系统工程，无论是基础设施的配置、应用系统的使用，还是档案资源数字化工作，都需要投入大量的人、财、物资源。由于不少地方高校的重点在学校建设与教学、科研紧密相关的项目，没有真正重视档案工作，只是将有限的经费投入到日常馆库建设以及档案收集、管理、利用等环节之中。经费投入不足已是高校档案信息化建设是突出的问题。

2.2 档案信息化建设中缺少标准和规范

从地方高校档案管理系统中看，信息化建设缺乏统一领导，大家各自为政、各取所需，未形成统筹安排、协调推进的局面，许多地方高校的信息化建设更缺乏长远规划或近期目标不够明确，没有现成的标准和规范可以借鉴。由于缺少相关的标准和规范，在一定程度上造成了档案信息流瓶颈，也使高校档案信息的公共服务范围小、利用率低。因而造成现在地方高校档案信息管理是各搞一套的局面。

2.3 电子文件的归档缺乏规范性

由于计算机和网络技术在高校的普及，地方高等院校信息化建设进程不断加快，信息资源已经成为地方高等院校进行经济活动和社会活动的重要战略性资源，地方高校对文件和信息的需求量大幅度增加。但对于如何实现地方高等院校电子文件的规范化管理，尚没有推行与实施完善的统一的标准，各地方高等院校在实际操作中随意性较大，存在问题较多。

2.4 人才队伍建设不足，阻止高校档案事业要发展

目前，高校档案信息化人才严重缺乏，根本不能适应当前档案信息化发展的需要。从专业结构看，档案专业和信息技术专业人员极少，既熟悉档案业务，又精通现代化信息技术的人员更是少之又少，要推进档案信息化进程，信息化人才缺乏已成为高校档案信息化建设与发展的瓶颈。复合型管理人才、技术人才严重匮乏，制约了发展的步伐。

2.5 档案管理信息化安全保密意识淡薄，体系不完善

档案员对档案的数据缺乏安全性和保密性意识有的档案馆（室）的机读目录有几千甚至几万条，可是却从来未做备份处理，有的甚至不知道数据的备份。档案馆（室）的电脑随意让人开启，只要登录口令正确，任何人可以增加、删除、修改记录，数据库本身的安全性、保密性很差，容易丢失和泄密。许多档案馆（室）已经进人到全文管理，可是“开放”目录与“控制”目录数据混合存放在一个数据库，有的在档案信息著录项目中没有“控制”项目，把原始目录数据直接提供检索利用，操作频繁，使用率高，档案机读信息容易泄露，安全性差。有的档案馆（室）直接联在公众网上，数据的安全更没有保障。

3 地方高校档案信息化建设对策

3.1 加快档案信息化基础设施建设，是实现地方高校档案信息化建设的基石

首先加大对地方高校档案信息化应用软件建设，如：文档一体化、馆藏数字化、数据存储迁移转换及备份、网络服务等功能软件。其次共同开发具有地方高校特色档案信息化建设应用系统软件的运行及配套硬件设备。其三领导要重视加大资金投入力度，淘汰配置较低设施，建立校园信息化建设规划，解决档案管理系统专门的终端接口，进一步提高档案管理软件的技术和应用水平。

3.2 建立健全档案信息化标准规范体系建设，是实现地方高校档案管理信息化的前提

首先，建立健全标准化、规范化的准则，是做好地方高校档案管理信息化基本条件。档案信息数字化建设要统一标准，统一规范，使电子文件的归档、馆藏档案的数字化，数字化档案的采集、保管、存储、利用等工作都实现有序化、规范化，是信息化建设的前提和必要条件。其次，制订符合地方高校档案信息化建设标准，规范电子信息采集、管理、存储格式标准执行细则，提出归档电子文件存储要求。收集、接受的电子文件与归档的纸质文件内容一致、版式一致；应用通用工具形成的电子文件收集时应注明电子文件存储格式、处理工具、版本等电子文件生成环境信息。

3.3 完善电子文件的归档制度建设，是做好地方高校档案管理信息化建设的关键

地方高校按照国家档案局颁发的《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》等规范性文件，结合实际加快研究和制订适合地方高校电子文件归档管理办法等方面的行政规章，建立统一的网络化协调机构，形成有效的激励机制，合作互助，加快本校部门的基础网、数据库建设，实现电子文件在网络环境下的实时接收、归档、管理、利用等，确保重要电子文件归档完整、真实、有效，为推动地方高校档案信息化建设有序开展工作奠定基础。

3.4 加快档案信息化技术人才的培养，是实现地方高校档案化建设的保障

档案信息化建设是技术性很强的工作，档案人才除了掌握档案学基础理论知识和档案管理知识外，还必须掌握计算机技术、网路技术等现代信息技术知识。档案部门应尽快建立起一支现代信息技术能力较强的专门人才，以满足档案信息化建设的需要。同时，重点、定向培养网页制作、软件指导、硬件维护、资源加工、电子档案(文件)管理等各方面人才，为他们创造一个良好的工作环境，使他们为档案信息化建设做出贡献。

3.5 加强档案管理信息安全保障体系建设，是做好地方高校档案信息化建设的重点

档案数据的安全、保密档案工作人员在自己数据库的安全方面应加以高度重视，注重做好数据库本身的安全和机读目录的保密，档案管理人员必须遵守我国保密工作的法律法规。加强档案信息库未开放数据的保密工作，特别是已链接公众网、公共网的档案馆（室），必须严格管理计算机设备、网络、数据磁盘等载体。根据规定要求真正做到物理隔绝，严防严密。建立健全地方高校档案信息化数据库质量控制体系，把好数据质量关，指定专门设置访问权限和密钥认证体系，不达标准的数据不宜提供利用，要建立档案信息备份、异地备份系统，确保档案信息万无一失。

总之，地方高校档案信息化建设是一项复杂的系统工程，需要长期细致的工作，有待于在实践中不断发展和完善，地方高校在开发过程中应该坚持量力而行、循序渐进、实用有效的原则，用信息建设思想统揽全局，实现档案管理历史性的跨越，从而保证地方高校档案信息化建设与会社会信息化同步发展。

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