论高职院校图书馆档案管理的四大难题和四大策略——以湖南水利水电职业技术学院图书馆为例

刘咏梅

（湖南水利水电职业技术学院图书馆，湖南 长沙 410131）

1 高职院校图书馆档案管理的工作现状

1.1 档案意识淡薄，档案素质太差。

高职院校图书馆档案意识淡薄跟踪服务脱节，档案素质太差，这是摆在高职院校图书馆馆员面前迫在眉睫需要解决的一道难题。据调查，湖南高职院校领导很不重视图书馆的档案管理工作，未把档案管理纳入图书馆基础工作之中。当前大多数高职院校图书馆没有专职档案员和专业档案室，图书馆档案凌乱不堪、残缺不全、散落各处，档案管理无法保持系统性、连续性和完整性。高职院校领导必须转变观念，认识到档案工作是高职院校图书馆综合工作的一个重要组成部分，是校园文化建设的一个不可缺少的资源信息点。高职院校领导必须充分认到档案工作是高校校园文化建设不可多得、非常宝贵、作用独特的信息资源，必须加大力度把档案信息资源优势最大限度地发挥到高职院校校园文化建设中去。

高职院校图书馆的老师和学生都必须牢记10月8日这个关于中央档案馆开馆的隆重日子。10月8日中央档案馆开馆这一天正是清世宗爱新觉罗·胤禛逝世这一天。爱新觉罗·胤禛这位清朝皇帝的档案必须进入高职院校图书馆的档案系统。记住爱新觉罗·胤禛的出生日期12月13日相当于记住南京大屠杀12月13日。《环球时报》在12月13日版面会自动变成黑色版面。这是高职老师和学生必须掌握的政治常识。1959年10月8日中央档案馆举行隆重的开馆典礼。党和国家领导人朱德，“中共五老”林伯渠、董必武、吴玉章、徐特立、谢觉哉，中央办公厅主任杨尚昆、中央党校校长杨献珍前来祝贺。来宾参观了中央档案馆举办的小型党史陈列展，中央首长在一号楼前接见全馆工作人员并合影留念。开馆之前，董老、朱德、习仲勋、邓颖超分别题诗、题词祝贺。工作人员把周总理的题字“中央档案馆”制成牌匾挂在中央档案馆的大门上面。我个人认为，湖南水电职院图书馆一楼墙壁上周总理的名言“为中华之崛起而读书”这九个汉字必须让高职学生醒脑醒心。

1.2 档案制度混乱，档案职责不明

调查发现，80%的高职院校图书馆没有制定完善的图书馆档案管理制度，图书馆档案管理缺乏统一的管理标准和规范的操作流程。很多应该归档保存的，却未做收集；很多部门收集的档案不知该呈交给谁保管。没有系统、科学的图书馆档案分类体系，不同类型档案交错混杂；档案借阅、入藏等制度无法有效落实。各部门相关工作人员档案管理职责分工不明，相互推诿现象时有出现。

1.3 档案资源闲置，档案文献浪费

湖南高职院校图书馆档案管理常采用封闭或半封闭管理模式，除图书馆档案管理人员外，其他人一般很难利用到档案资源，导致大量档案资源被闲置，导致大量档案文献被浪费。单一的纸质档案文件和落后的档案管理模式，严重阻碍了图书馆档案的进一步开发利用。

1.4 档案设备老化，档案检索落后

湖南高职院校图书馆档案设备老化，档案检索落后是不争的事实。湖南高职院校的档案检索手段目前还停留在手工检索系统。如何让手工检索向机械检索过渡，两种检索手段相辅相成，应当成为档案检索手段势在必行的更新趋势。

2 高职院校图书馆档案管理的四大难题

2.1 教师论文档案管理混乱，学生论文档案管理混乱

教师论文档案管理是教师评聘职称的学术成果证明材料，不能遗失。学生论文档案管理是学生毕业选择工作的学术成果证明材料，不能遗失。

2.2 优秀报纸档案管理混乱，优秀期刊档案管理混乱

湖南水电职院的优秀报纸和优秀期刊需要有经验有文化懂操作懂党性的档案管理员进行整理。湖南水电职院要求装订成册存为档案的五份权威报纸是：《人民日报》、《光明日报》、《湖南日报》、《中国教育报》、《中国水利报》。这五份报纸装订成档案时，缺一张不可。《人民日报》如果缺失一张，必须去传达室部门或者邮局想法索回。其他优秀报纸，譬如《文汇报》、《文萃报》、《参考消息》、《环球时报》、《中国剪报》、《南方周末》、《体坛周报》、《法制日报》、《长沙晚报》、《人民长江报》、《中国体育报》要求按照年月日逐张整理好。湖南水电职院要求装订成册的优秀期刊太多，期刊的下架整理和上架排序，都必须严格按照期刊装订制度归档。

2.3 湖湘文化档案管理混乱，梅山文化档案管理混乱

大部分高职院校图书馆的湖湘文化档案和梅山文化档案工作根本没有得到相关领导的重视。高职院校的可持续发展离不开校园浓厚的湖湘文化氛围，湖湘文化和梅山文化的档案管理混乱已经严重影响到了校园文化的蓬勃发展。高职院校图书馆档案管理部门不仅要收集、规划好湖湘文化档案资料，更重要的是做好湖湘文化和梅山文化档案的应用开发型研究工作，有目的、有计划地进行整理挖掘，为高职院校校园文化建设提供有利用价值的信息资源。

值得一提的是，2015年是毛泽东诞辰122周年。2015年是杨开慧诞辰114周年。2015年是陈毅诞辰114周年。2015年是贺龙诞辰119周年。2015年是南京大屠杀78周年。2015年是反法西斯战争胜利70周年。2015年是二战第一颗原子弹“小男孩Little boy”在日本广岛爆炸70周年。2015年是二战第二颗原子弹“胖子Fat boy”在日本长崎爆炸70周年。这些文化档案必须引起高职院校图书馆领导的高度重视。屈原的《离骚》、《九歌》和《湘夫人》诗歌艺术档案，贾谊的故居文物档案，马王堆辛追女尸的历史文物档案，王夫之的船山书院档案，都可以引入湖南水电职院图书馆的档案系统。在湖南水电职院图书馆电子阅览室和报刊阅览室工作的五年时间里，我搜集了魏源、谭嗣同、曾国藩、左宗棠、黄兴、蔡锷、毛泽东、蔡和森、刘少奇、彭德怀、罗荣桓、贺龙、雷锋等这些湖湘文化代表人物的档案素材，并且把这些档案整理得井井有条。

有必要给湖南高职院校师生提醒的是，在近代出现的三次中西文化融合的过程中，湖南出现了三次人才群起局面。一是以魏源、曾国藩、左宗棠为代表的洋务运动时期，在全国出现了“无湖南人不成衙门、无湖南人不成军队”的局面；二是以谭嗣同、黄兴、蔡锷、宋教仁为代表的戊戌维新和辛亥革命时期，“以守旧闻天下”的湖南成了最有生气的省份；三是以毛泽东、蔡和森、刘少奇、彭德怀、贺龙为代表的新文化运动和新民主主义革命时期，湖南籍的政治、军事、文化等方面的杰出人才灿若群星。湖湘精神可用四首名篇淋漓尽致的概括：一是屈原的《离骚》“路漫漫其修远 ，吾将上下而求索”。二是范仲淹的《岳阳楼记》“先天下之忧，后天下之乐而乐”。三是毛泽东的《沁园春·长沙》“问苍茫大地，谁主沉浮”。四是岳麓书院的诗文门联“惟楚有材，于斯为盛”。

2.4 中国战争档案管理混乱，世界战争档案管理混乱

2015年元月1日上海陈毅广场发生踩踏事件，这一新闻事件的政治因素应当引导全国高职院校的师生进行思考。为什么上海踩踏事件恰巧发生在2015年第一天？为什么上海踩踏事件恰巧发生在陈毅广场？为什么上海踩踏事件中有人叫嚷“退回去”？陈毅在孟良崮战役中与粟裕怎么配合打仗的？陈毅在孟良崮战役中写过一首什么诗？陈毅是怎么评价张灵甫的？蒋介石与张灵甫的关系如何？毛泽东与陈毅的关系如何？毛泽东是怎么评价孟良崮战役的？掌握这些军事情报有利于提高高职院校教师和学生的军情解码档案意识。由此可见，中国战争档案和世界战争档案的搜集与整理工作势在必行，不能再推迟研究。

3 高职院校图书馆档案管理的四大策略

3.1 建立教师论文档案，建立学生论文档案

教师论文的纸质档案和电子档案的建立尚未引起高职院校图书馆领导的重视。建立高职院校教师论文档案数据库，需要投入大量的人力和物力，需要一支懂档案管理的高素质的科研队伍。建立高职院校教师论文档案数据库，需要给论文档案进行大致分类，一是专业研究论文，二是党政研究论文，三是图书管理论文，四是学生管理论文。建立高职院校教师论文数据库，需要高职院校领导的重视，需要学院财政拨款，需要档案管理经费。建立高职院校教师论文数据库，需要进行档案管理专业培训，需要提高档案管理员的专业素质和情报意识。

3.2 建立优秀报纸档案，建立优秀期刊档案

湖南水电职院图书馆的优秀报纸有哪些？《文汇报》的创刊日期是哪一天？全国高职院校的院级领导、正副教授和在校学生对此事漠不关心。有必要敲响一记警钟的是这则报道，《文汇报》2015年1月1日第1版，《外滩陈毅广场发生群众拥挤践踏事故》，致35人死亡42人受伤，事故发生后，上海市连夜成立工作组，韩正杨雄标全力做好伤员抢救和善后处置等工作。有必要敲响一记警钟的是这则报道，《文汇报》2015年1月8日第1版，《竭尽全力维护整座城市安全》，韩正：外滩拥挤践踏整个教训十分惨痛，我们深感痛心内疚，将依法依规严肃问责。上海踩踏事件的惨痛教训必须让全国高职院校的教授和学生牢牢记住：十大元帅中唯一属龙的上海市市长陈毅的生日是1月6日这一天，《文汇报》的创刊日期是1938年1月25日这一天，《文汇报》的创刊地点是上海这座城市。

3.3 建立湖湘文化档案，建立梅山文化档案

湖南高职院校的湖湘文化档案和梅山文化档案几乎是一片空白，必须从零开始着手建立。湖湘文化名人档案，如何搜集，如何整理，是一大难题。

湖湘文化的精髓是什么？湖湘文化的基本精神概括为哪四个方面？什么叫梅山文化？湖南高职院校的老师和学生基本是一头雾水。“心忧天下、敢为人先、百折不挠、兼收并蓄”这十六个汉字代表湖南湘文化的精髓，理应铭刻在每一位湖南高职院校师生的骨髓深处。“淳朴重义、勇敢尚武、经世致用、自强不息”，这十六个汉字代表湖湘文化的基本精神，理应雕刻进每一位湖南高职院校师生的灵魂深处。似巫似道、尚武崇文、杂猱渔猎、杂猱农耕的古老文化形态的“梅山文化”，也应当引起高职院校师生的关注。梅山文化的中心发源地带——湘中，尤其是新化、安化、冷水江、隆回一带。1988年5月在武汉举行的“中国长江文化研究会”上，来自湖南冷水江市的童丛和新化县的周少尧二位学者首次提出了湘中地方自古以来存在的一种神秘古朴的民间原始文明文化形态，称之为“梅山文化”，这个概念当即得到大会的认可，此后逐步得到了学术界的承认。2006年第四届“梅山文化研讨会”在梅山文化的原生地湖南娄底市新化县召开，将梅山文化的研究推进到更高的实质性的成熟研究阶段。

湖湘文化是中华文明独具特色的文化奇葩。湖湘文化代表人物档案有哪些？笔者认为，主张“睁眼看世界”、“师夷长技以制夷”、“技可进乎道”的魏源档案，首当其冲必须知道。因为魏源的生日4月23日这一天正是世界读书日4月23日这一天，2015年是湖南邵阳隆回的思想家魏源诞辰221周年。全国所有的高职院校图书馆在魏源诞辰221周年举办过哪些有意义的档案管理活动？这理应是全国所有的高职院校领导应当考虑的一道难题。

湖湘文化名人和梅山文化名人，我经过搜集整理，排列了几组很有特色的人物代表档案。这些名人的出生日期和逝世日期，恰巧就发生在同一天。

（1）周恩来，宋美龄，并为3月5日组。周恩来的“为中华崛起而读书”和宋美龄的中国式旗袍，可以合成一个课题进行研究。

（2）谭嗣同，本拉登，并为3月10日组。谭嗣同写的《狱中题壁》“望门投止思张俭，忍死须臾待杜根。我自横刀向天笑，去留肝胆两昆仑”这首诗和本拉登制造的美国“911爆炸袭击案”，可以合成一个课题进行研究。

（3）毛泽东，列夫·尼古拉耶维奇·托尔斯泰，并为9月9日组。列夫 托尔斯泰出生于1828年9月9日，他的《战争与和平》、《安娜卡列尼娜》奠定了他在世界文坛的地位。毛泽东的《卜算子·咏梅》一词，跟托尔斯泰的《战争与和平》合成一个课题进行研究，能更深入理解中国文学和苏联文学的不同特色。

（4）鲁迅，乾隆帝爱新觉罗·弘历，并为9月25日组。鲁迅的《三味书屋》、《友邦惊诧论》、《孔乙己》奠定了鲁迅在中国现代文学史第一名的地位。乾隆帝爱新觉罗·弘历的“文字狱”跟鲁迅的《孔乙己》可以合成一个课题进行研究。

（5）蒋介石，黄兴，并为10月31日组。蒋介石的原配毛福梅是怎么被日本飞机炸死的？蒋介石的正妻宋美龄为什么没能生下一儿半女？蒋介石与陈洁如和姚冶诚这两位女人的奇情怪恋？黄兴安葬于长沙哪里？蒋介石的黄埔军校与黄克强领导的黄花岗起义可以合成一个课题研究。

3.4 建立中国战争档案，建立世界战争档案

湖南高职院校图书馆缺少中国战争和世界战争的军事档案，高职院校的老师和学生普遍缺少军事常识。中国解放战争的三大战役，包括辽沈战役、平津战役、淮海战役，这三大战役的发生时间、指挥官、双方军力比较、双方伤亡情况需要弄懂。世界战争档案，包括第一次世界大战、第二次世界大战、中国解放战争三大战役的档案。第二次世界大战中，一些重要的经典战役，需要牢记。波兰闪击战、法兰西会战、偷袭珍珠港、不列颠空战、莫斯科保卫战、中途岛海战、斯大林格勒会战、瓜岛争夺战、基辅战役、诺曼底登陆、柏林战役，这些战役的发生时间、指挥官、双方军力比较、双方伤亡情况需要弄懂。百家讲坛主讲马骏博士所讲述的二战风云人物：罗斯福、丘吉尔、斯大林、朱可夫、希特勒、墨索里尼、裕仁天皇、蒋介石、毛泽东、麦克阿瑟、戴高乐、巴顿、艾森豪威尔、蒙哥马利、隆美尔，这些都可以引进高职院校图书馆的档案系统。罗斯福，双腿残疾的美国总统为什么发表“炉边讲话”？希特勒，血统混乱的德国元首为什么临终“开枪自杀”？隆美尔，忠心耿耿的沙漠之狐为什么被希特勒列定为刺杀嫌疑犯服下氰化钾？艾森豪威尔，仅仅一个作战参谋，为什么能临危受命指挥几百万的盟军“诺曼底登陆”？石凉主持的BTV档案 《中国人的原子弹梦》、《罗斯福的原子弹梦》、《希特勒被击碎的原子弹梦》，这些原始档案值得保存。高职院校图书馆的档案管理员，很有必要懂得整理这些原始的音像资料、电子文档、DVD碟。

总之，建立一系列与学院档案管理相配套的档案整理归档、档案查阅、档案利用开发等管理制度，建立档案工作人员培训制度，建立档案管理的日常督导制度，建立档案管理的年度考核制度，建立一个资源充足、材料完备的教师论文数据库，建立一支生机勃勃的图书档案管理科研队伍，是高职院校图书馆档案管理工作的当务之急。

［1］梅龙.高职院校图书馆档案管理工作现状及建议[J].湖北水利水电职业技术学院学报,2014,5(10):2.

［2］朱涛,高职高专院校图书馆档案管理工作存在的问题及改进措施[J].课程教育研究,2014，5(下旬刊).