试论如何加强文书档案的管理工作

杨 俊

（枣阳市太平镇计划生育办公室，湖北 枣阳441200

1 规范管理文书档案

文书档案的规范管理方法和手段是做好文书档案管理工作的基础，是必不可少的。文书档案能否做到格式、种类以及处理程序的规范化程度都会直接的影响到对文书档案管理的效果，尤其是现在，科技的发展使办公的自动化水平也在不断的发展，那么这种规范管理就显得尤其重要，例如很多文书和档案的归档工作都要在决策文件形成之前做好，这样才能够更好的保证文件的规范性和及时性，在文书档案的处理程序上更加要注意和档案管理进行紧密的链接，要把档案管理和档案记录进行有机的结合，比如在做文件的分类、鉴定和编号等工作时，要在正式文件形成之前就做好并且进行归档，这样不仅能够节省大量的人力并且能减少工作时间，避免出错，还能够有效的提高办公效率。

2 领导引起重视

文书档案是领导进行管理和决策的重要依据和借鉴，对机关和单位工作计划的实施有着重要的影响。因此工作人员一定要争取各级领导对文书档案管理工作的重视与支持，加强档案管理部门和各个部门之间的协调和沟通，领导在加强文书档案管理的工作上首先要做到经常参与，要对文书档案管理工作中存在的问题进行及时的发现和完善，要把加强文书档案的管理工作纳入到日常的工作计划中，并且要进行认真的落实，另外要为文书档案的管理工作提出软、硬件设施的有利外围条件，这样才能够更好的提升文书档案管理工作自上而下的良好管理风气，认识和重视是行动的先导，这样才能够为文书档案管理工作的落实起到积极的促进作用。

3 加强管理，提高档案人员素质

在档案工作的各个细节中都要把规定的程序落实到实处，因为文书档案管理是一项非常精密的工作，在此期间，任何一个环节和程序的失误都能够影响到整个档案管理工作的质量，能够造成档案材料的缺失，造成档案不能够完整和系统的归档，就会对档案的完整率造成很大的影响，导致档案并不能够全面的反应出单位全貌。文书档案工作管理人员素质的高低对文书档案管理工作的好坏至关重要，这直接关系到机关和单位日常管理的好坏，因此提升档案管理人员的素质，加强管理水平便显得尤为重。档案管理人员不仅要有上进心、责任心要强还要具有扎实的基础知识。档案人员需要不断的学习，拓宽自身的知识视野，了解行业发展动态，提高自身的综合素质，熟练运用现代化办公设备来进行电子文件和资料的制作、使用和维护，从而推进文书档案管理工作的现代化、规范化、网络化、信息化。

4 注重平时积累

收集资料是档案管理荛的首要环节，在档案管理工作中处于基础地位，只有认真做好档案资料的收集整理工作，才能保证档案管理后续工作的开展。档案的材料进行收集是整个档案管理工作中的第一步，对档案材料的收集一定要做到及时和全面，首先要认真的健全各项档案管理中的规章制度，并且要认真的执行档案管理中的各项规章制度，然后要对档案材料的收集工作进行加强的督促，对领导忘记返还的文件要进行及时的催收，这样才不会因为工作量多而导致忘记收集材料，并且要对档案的材料进行按时的检查，要检查是否存在漏批的文件，如果有，必须要想办法进行补齐，然后按照档案内容的顺序或者时间顺序进行有效的整理，这样才能够在文书档案的管理工作中起到事半功倍的效果。

5 保证制度完善

俗话说，没有规矩，不成方圆。好的制度和规矩是规范人们行为和工作的重要准则，好的制度会极大的促进工作的发展，坏的制度会阻碍工作的发展，文书档案管理工作更是如此。所以，在进行文书档案管理工作的过程中，也要保证制度的完善，并且严格的按照各项规章制度进行工作，要坚持好用制度来进行对工作人员行为和工作的规范及约束，要用制度来试试文书档案的管理，要认真的学习和领会各项关于文书档案的法律法规，要对档案工作的开始至结束作出系统一体的规范化要求，并且要建立起统一的标准和要求，并且要组织档案管理部门人员进行定期的学习，从而来进一步提高档案管理人员对档案管理工作的认识，并且对其中执行的程序进行统一，从而更好的提高各个部门在文书档案管理工作的效率，让文书档案的管理工作做到有据可依，有章可循，只有这样，文书档案管理工作的水平才能够得到提高。

6 做好细节方面的工作

在档案管理的工作中，要做好细节方面的环节，只有这样，才能够让文书档案管理工作做到精益求精，要对档案管理的人员进行严格的筛选和培训，档案的管理人员首先要求具备高度的责任感和较高的素养，要拥有强烈的保密意识，并且还要具备适当的政治条件，这样才能够保证文书档案的管理工作在最基本上有着保证，并且在进行文书档案管理工作的过程中，要对每种不同的文书档案进行不同的登记和分类，这样才能够将文书档案的工作做到按部就班和循序渐进，才能够避免因为记忆的原因而产生的疏漏，并且要对文书档案进行科学合理的分类，只有这样才能够将文书档案做到有条理，有目的。并且要对文书档案的内容进行定期的备案，这样才不会因为借阅等原因造成的档案丢失和辨认不当，在档案进行分类以后，还要进行严格的存档工作，这样才够保证文书档案的完整和有效。