浅谈如何做好卫计档案管理工作

杨和菊

（枣阳市兴隆镇计划生育服务中心，湖北 枣阳 441218）

卫计档案是国家档案的重要组成部分，但受基础条件、观念体制、人力和经费等因素的制约和影响，人口卫计档案管理仍存在着很多问题和薄弱环节。进一步规范卫计档案管理，利用档案资源为育龄群众和新农村建设服务，对促进人口卫计工作必将起到重要的推动作用。

1 卫计档案的主要作用

卫计档案是卫计部门的基础性工作软件。档案对研究历史、认识社会、指导工作具有重要的凭证和参考作用。所谓卫计档案，就是卫计部门在进行各项职能活动时形成的全部档案的积聚。档案工作就是负责管理档案专门业务，就是在统一管理卫计档案的原则上，建立专门档案制度，科学地管理这些档案，以便于利用。作为记述和反映卫计工作活动的卫计档案，既可以为单位领导者提供决策依据，又可以为档案利用者了解国家各项方针政策提供帮助，还能为制订计划、开展今后工作以及处理问题提供可靠的参考材料。在卫计工作活动中，无论是全国性的人口普查、人口统计的数字调查、卫计人员工资调整，还是行政执法工作的深入开展、基建工程的规划与实施、卫计队伍的建设与整训、各项经费的管理、再生育人员调查、奖励扶助对象的奖金发放等都离不开档案。如果档案资料不齐全，不准确，就会影响以至延缓这些工作的正常开展。特别是接受新任务，制订新的工作计划，或遇到新问题，出现新情况，需要做出正确的决策时，档案的参考和借鉴作用更不可缺少。档案的信息作用越来越被人们关注和重视。卫计档案是卫计工作中一个不可缺少的重要组成部分，是其它工作所不能替代的，已成为卫计部门管理工作中不可缺少的一项基础性工作。

卫计档案也在创造价值和效益。卫计档案除直接记述和反映卫计工作活动外，还能创造出经济效益和社会效益。因为档案工作人员每年都要为单位的各项工作提供大量的文件、资料、信息，为利用者避免了重复劳动，节约了时间，间接产生了经济效益和社会效益。

卫计档案是不可再生的宝贵财富。卫计档案真实地记录了机关的行政管理、卫计各项工作的全过程，凝聚着卫计管理的成功经验，是全体人员辛勤劳动和智慧的结晶，它作为卫计工作的重要组成部分，既具有现实作用也具有长远作用。因为卫计事业需要一代一代地继承和发展，各项工作也要一代一代地往下传。社会活动不停止，档案工作就不会停止。档案一旦损失，就无法弥补。因此，我们不仅享有利用档案财富的权力，更有为后人积累和增加财富的义务，这是事业的需要，也是对历史负责的表现。

2 卫计档案工作的规范化

系统网络化。卫计档案工作是卫生和计划生育工作的重要组成部分。要充分认识做好档案工作的重要性，把档案工作作为一项重要工作内容，明确专人，落实责任，加强管理，实现卫计档案工作管理系统网络化。

实现系统网络化，能够有效地保证工作的正常运转。这个网络既是卫生和计划生育工作的基本体系，同时也是卫生和计划生育档案收集、管理的系统体系。要定期对这些卫计部门的网络档案员进行业务培训，使其熟悉网络档案业务，精通网络操作技术。实践证明，完整的领导机构，过硬的工作队伍和健全的基层信息网络，是做好新形势下卫计档案工作的重要基础。

职责明确化。档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。

工作制度化。人口卫计工作十分繁杂，市卫计局和各乡镇、村级卫计部门要经常接触大量的已婚育龄人群。在这种情况下，就需要制定一套完整的制度来规范和约束。根据多年工作的实践经验，这些制度应包括以下五个方面：一是对专兼职档案员实行考核年奖惩制度；二是卫计档案收集、上报、整理、存档应做到规范，要根据上级业务部门的统一要求，按照严格的标准，进行操作；三是实行定期谈话制度。专兼职档案人员要定期与服务对象谈话，取得工作主动权；四是实行卫生和计划生育项目检查治疗登记制度，为医院的B超室、X光室、手术室、妇产科等相关科室专门配备专用检查登记簿，把第一手资料全部统计起来；五是实行档案收集整理专业时间制度，规定各科室下班前要收集归档当日的资料，每月上报一次档案材料。另外，还要制定一些辅助制度，依次保证上述各项制度的落实。只有严格有关规章制度，才能确保档案的完整和安全。

管理科学化。卫计部门档案工作人员要定期对收集来的档案材料进行科学的归档整理。为保证工作质量，达到档案分类设置合理、组卷规范的目的，重点应抓好以下五个环节：一是合理设置分类体系；二是实行定期归档制度；三是实行卫计档案工作检查制度；四是档案工作人员要强化法制意识，严格贯彻落实档案保管、利用等有关规章制度，确保档案的完整安全；五是认真做好年度档案收集整理和开发利用工作。

总之，卫计档案的管理工作，如果实行无序的管理方式，势必造成不良的后果，给日后的工作带来被动。实行完善的管理方式，能够有效地促进卫计工作的正常开展，让卫计工作可以循序渐进，发现问题可以立即排查，依次实现档案管理的规范化、制度化，更好地为卫生和计划生育工作做出长远又积极的贡献。