南水北调工程档案管理中几个问题的关系处理探讨

朱 涛 张鸿业

（1.国务院南水北调办公室，中国 北京 100038；2.河海大学，江苏 南京 210000）

在日常工程档案工作推进过程中，如何尊重档案工作的发展规律，做到科学管理，有效利用，协调发展，是目前档案工作需要积极探索的课题之一，本文从南水北调工程档案工作的实际出发，提出了正确处理南水北调工程档案工作的七个关系。

1 正确处理南水北调工程档案集中统一与分级管理的关系

南水北调工程档案是国家建设与管理的工程，因此在档案的归属上是国家所有的档案，国务院南水北调工程建设委员会办公室是南水北调工程建设的管理者，因此南水北调办公室是档案的集中统一管理主体，南水北调工程档案集中管理的体现在对工程档案工作的领导，对工程档案的业务工作进行监督和指导，对工程档案制度标准的制订，对工程档案工作进行监督、检查。而分级管理是档案管理方式的体现，南水北调工程建设管理的基本架构是国家南水北调办——省南水北调工程建设管理机构 （南水北调工程管理公司）——工程项目建设管理（项目法人）。项目法人通过招标选定施工单位、监理单位、设备供应商等。一般讲工程档案管理的基础是工程建设的项目法人，在集中统一管理的原则下，要充分考虑分级管理的实现。要求各自的档案管理要保证各自工程建设产生的档案的齐全完整准确系统。

2 正确处理南水北调工程档案与其他档案关系

南水北调工程档案从档案管理的全局来看，是南水北调工程管理所产生档案一部分，在工程管理过程中，有文书档案、科研档案、设备档案、书稿、杂志出版档案、国际交流等档案，在工程建设完成后，有工程运行管理档案。这些档案的产生和存在，在南水北调全部档案管理范围内，要有统一协调的工作机制，同样要体现所有档案集中统一管理的思想。尽管南水北调工程档案是南水北调工程建设管理档案管理的主体，但必须统一协调各类档案工作关系，在保证工程档案工作的同时也要保证其他各类档案的收集归档，保证全部各类档案的齐全完整准确系统。保证各类档案集中管理的原则实现。

3 正确处理工程档案电子化与纸制载体档案的关系

信息社会的发展促进了各行各业的信息化建设的大力加强，南水北调工程档案信息化建设要求和工程建设信息化同步发展。在信息化过程中，人们注意了电子文本的存储，纸制载体的文本，有日渐忽视的趋势。从档案管理的角度看，电子文本在现在技术条件下，有很多不稳定和不安全因素，信息的唯一性和证明性在法律层面不明确，给档案管理带来认识上的误区，现在所讲的电子档案是什么，是否数字信息就是档案，都存在着概念上的界定。在电子档案的保管上谁是正本。怎样保证电子档案的真实性，存在着诸多的技术和法律、制度的保证。电子档案和纸制档案的对应关系，应该有制度作为保证。因此在南水北调工程档案的管理中，在档案的归档和移交中，要正确处理纸制档案和电子档案的关系处理，保证南水北调工程档案能够满足生产、建设、管理的利用需要，又要满足南水北调工程档案的历史需要。

4 正确处理归档移交与工程管理使用档案单位档案保管的关系

南水北调工程整个体系又是中国的水系中的调水统一体，整个调水是中国水环境生态的协调体。遵循自然规律，协调环境生态，统筹社会发展、促进可持续发展是南水北调工程的建设基础。是一个不可分割的有机整体，工程档案必须反映建设的全过程，组成工程档案的有效利用体系。

南水北调工程的每一条调水线路又是一个独立的，有机协调统一的整体，而每一工程在工程建设和工程管理的环节是相对独立的，特别是运行过程中，工程档案是基本的基础条件，因此在设计南水北调工程档案的管理的基本基础和档案的流向时，要有效把握工程档案的管理布局，有效设计南水北调工程档案最小管理单元，正确理解和把握档案的集中统一管理的内涵，要保证南水北调工程档案的有效档案整体和档案的有机联系，保证工程档案的利用体系的发展和形成，又要保证工程运行管理的需要，正确处理保管和利用的关系，达到南水北调工程档案的有效管理和有效利用的统一。

5 正确处理档案信息化建设与社会信息化的关系

南水北调工程建设处在信息化社会飞速发展的时代，工程管理的科学化离不开信息化，在工程的建设过程中要求工程管理和社会信息化接轨。档案管理既要和工程建设信息化相容，又要和社会信息化想接。在工程建设过程中，重点工作是对工程建设的关注，而往往忽视了档案工作，更不重视档案信息化的配套和发展，这是管理的误区。档案作为知识管理的信息基础，是现代管理不可或缺的要素，提高管理效能，达到科学管理的要求，档案管理是重要的。因此在工程建设过程中重视档案的管理，重视档案信息化建设，是工程建设的需要，也是社会发展的要求。要正确处理工程建设信息化的发展和档案信息化相容的关系，保证在工程建设的信息化系统中档案信息化的地位和作用。

6 正确处理工程档案管理与南水北调工程沿线地方档案管理的关系

南水北调工程是国家统一建设与实施的工程，工程经过不同的行政区域，工程建设过程中与当地在各个方面发生千丝万缕的关系，工作过程中会产生各种不同的档案，而这些档案是和工程建设紧密相关的，是工程建设历史的见证。而工程建设本身产生的工程档案作为本地域来说是组成当地建设的历史组成部分，从档案管理的完整性来看，要求工程档案完整保存在当地也是合理的。因此正确处理南水北调工程档案与工程沿线地方档案管理的关系是非常重要的。南水北调工程档案管理必须从档案整体性来考察工程档案管理，不能人为的割裂南水北调工程档案组成的有机体。在这个前提下处理工程档案与沿线地方档案管理的关系，复制与地方有关的档案，在设计南水北调工程档案的流向时，要考虑地方档案管理的需要，合理移交和地方有关系的档案，保证地方档案的完整，保证工程档案在地方发展的历史作用。同时要积极收集和征集地方和南水北调工程有关档案，保证南水北调工程档案完整和系统。保证南水北调工程文化内涵发展，支持南水北调工程的历史研究和历史评价的需要。

7 正确处理工程档案保密与工程档案利用的关系

南水北调工程档案的所有权归国家所有，工程档案是分级管理，工程档案的利用频率，在工程的管理运行部门是最高的。工程档案对社会开放，提供社会利用是档案法要求的，特别是涉及民生的档案，提供社会利用是和谐社会发展的要求。要保证工程档案的在工程管理运行过程中和社会发展及民生档案的利用，同时要保守国家秘密和南水北调建设过程需要保守秘密的事项。在工程档案的流向和层级设计的过程中，要充分研究档案的管理权限，确定利用的范围，对于保密和内部控制使用档案的管理，要做出相应的规定，要保证南水北调工程档案利用的需要，也要保证南水北调工程档案保密要求和档案的使用控制要求。