浅谈档案管理系统的设计与实现

张雅萍 孙 瑞

（1.包头市交通运输管理处，内蒙古 包头 014010；2.包头市公路建设开发有限责任公司，内蒙古 包头 014040）

随着人类社会的不断进步，以计算机为代表的新技术给我们的生活和工作带来了翻天覆地的变化。可以说，计算机技术已经开始逐步渗透到社会的各个领域，起着不可替代的重要作用，已经成为了我们生活和工作不可分割的一部分。现如今，大多数企业和单位的日常工作都是通过计算机来完成，这样可以最大程度地提高工作效率。在对各项工作进行资料管理时，大多通过档案的形式来实现，尤其是企业运营中的各种文件，归根到底都是通过档案的形式来保存。以往手工方式的档案管理大多以纸张为媒介保存，工作量大、管理繁琐、效率低下，正逐步被基于计算机技术的电子系统所替代。基于应用计算机技术的档案管理系统具有工作质量高、方便快捷、操作性强等优点，能够使企业的经营和发展更加高效和规范，因此计算机技术在档案管理系统的全面应用对企业运营具有重大的意义。

1 档案管理系统分析

档案管理系统设计的总体目标和任务是实现档案信息的自动化管理，使其更加系统、规范，自动集成关联信息，使人机对话界面更加人性化、操作简单化，实现快速查询与搜索。下面将从三个方面对档案管理系统进行分析。

1.1 系统的构建原则

原则一，目标要明确。档案管理系统是一套复杂并且精细的工具，因此在建立档案管理系统时，必须要目标明确，围绕该目标设置相应的参数，安排相应的功能和结构，在总目标的约束下，确定各个分目标，突出重点，长期目标与短期目标兼顾。原则二，整分结合原则。档案管理系统必须要在档案管理的整体把握下，对全局进行规划，进而科学分解、处理好每一个部分的分工，使档案管理更趋专业和规范。在科学分解的基础上，依据各个部分的要点进行分部整合，使其更加严谨和周密。原则三，层析原则。档案管理系统具有明确的层次性，能够使档案管理更加有效和快捷，对于一些较大型的档案库，要以一定的原则进行分层次，如时间、类别等。原则四，开放和易维护性原则。要保持档案管理系统的开放性，用户的需求是不断变化的，在用户的使用过程中，要经常对系统进行维护，以确保系统能够正常运行，因此系统的开放性和易维护性对系统非常重要。原则五，效益原则。一个较为完备的档案管理系统需要耗费一定的人力和财力。要本着“少花钱，多办事”的原则，使档案管理系统发挥更大的实际效益。

1.2 开发工具的选择

首先，要保证开发环境可视化。常规意义上的可视化开发环境由编辑器、调试器与窗体设计器三个部分组成，并且三个板块协同工作。窗体设计器操作时，如果后台能够自动生成相应的控件生成代码，这样会给后续工作带来很多方便。如果能够通过在编辑器中加入代码来自动定义相应的应用程序，或者设置断点与监控点，用来在编辑器中调试程序等，将会使开发环境变得更加快捷方便。其次，提高编译器的速度与编译代码的效率。快速的编译器能够使开发者循序渐进地开发软件，实现定时自动地修改源代码、编译、测试、再修改、再编译、再测试这样完善的开发循环系统。如果其运行速度缓慢，代码就不得不被分批修改。这样多处修改，就会导致循环过程的效率较低。如果能够生成更加短小的代码，就离达到节约运行时间和提高运行效率的目的更近一步，这样的编译器才更具优越性。然后，要使数据库结构更加灵活，提高其可扩展性。最后，保证框架设计和使用模式的简单化和灵活性。档案管理系统的开发工具如果能满足上述四个条件，那么其优势会不言而喻。

1.3 数据库的选择

数据库的选择要能为超大型系统提供所需要的数据库服务。由于档案管理系统所包含的信息量巨大，并且需要极强的稳定性，因此其所用的服务器必定是很大甚至是超大型的，才能满足档案管理的需要，因此档案管理系统的数据库要满足上述服务要求，同时要能为用户环境提供全面的安全保护，防止问题的发生，比如，防止多个不同的用户同时更新一样的数据。另外，选择的数据库性能要安全可靠，便于操作和维护。满足上述要求的数据库才是服务器终端数据库服务平台的理想选择。

1.4 可行性分析

系统选择的开发工具，开发出来的系统环境和选择的数据库都应该是比较成熟的，能够很好地满足系统需求，同时在经济、技术与管理方面有强有力的保障，这样的档案管理系统才比较可行。

2 档案管理系统设计

档案管理系统设计最核心之处在于数据库的设计，其结构合理与否，会直接影响档案管理系统的开发，如果数据库设计合理，其开发出来的数据库系统，不仅编码速度会很快，而且会大大缩短用户需求发生变化后的软件修改周期。下面将从四个方面阐述档案管理系统的数据库设计。

2.1 数据库需求

由于传统的档案管理系统很难实现用户、单位、文件的包含功能，所以需要从档案管理系统的数据库中获取需要的数据，以实现上述相关的功能和管理。

2.2 数据库概念结构的设计

数据库通常是指长时间储存在计算机内、具有组织性、能够共享的数据集合。常常以文件结构储存相应的信息表，并且这些文件结构能够保证用户对表、表中的列或行按照特定的标准进行选择，还可以对信息表进行排序等。数据库中与表、表中的列或行相对应的索引通常有多个，而且相互关联，所以用户访问信息表的速度会非常快。在概念设计阶段，应从用户的角度看待数据和数据处理要求，这样才能使设计出来的档案管理系统概念模式最大限度地满足用户需求。将概念设计单独列出来，明确各个阶段的任务和分工，会大大降低概念设计的复杂程度。

2.3 数据库逻辑结构的设计

由于之前已经设计好了数据库的概念结构，因此这一步的设计其实就是将上面设计出来的数据库概念结构转化成数据库系统支持的实实在在的数据模型，即数据库逻辑结构。用户表中包含档案管理工作人员的信息，比如用户名、用户密码等信息，还必须要通过身份的认证后获得管理档案的权限；单位表中包含有各单位的基本信息，比如单位名称、单位的地址、联系方式等数据，要减少相关的非必要操作，及时扩充补进来的单位信息；文件表中就要包括各种文件的属性，比如文件标题、对应字号、单位、责任者、文件类别、文件路径，甚至还要标明文件的状态是属于保密的还是能够公开的等等。

3 档案管理系统的实现

实现上述数据库的设计之后，就完成了整个档案管理系统的设计。然后再得到相应的数据项和数据结构，编写相应的程序代码，就能够实现档案管理的功能。系统主要功能的实现如下所述。

首先，登录界面的实现。登录界面（窗口）是用户与系统进行交互的入口，因此对登录窗口的设计必须要有一定的安全性保障，对用户的权限也要进行严格的管理，要对试图登录系统的用户进行必要的身份验证，确保系统安全。当用户提供的验证信息不正确时还有对应的提示，要求其重新输入正确的账号和密码。其次，档案信息查询功能的实现。档案管理系统能够使正确登录进入的用户进行档案的查阅、处理等功能。再次，新档案的添加功能。档案管理系统要具备档案或文件的上传功能，在上传前，用户选择需要上传的文件，点击上传后，系统会自动将文件上传，需要注意的是，当上传的文件不合要求时，系统也会提示相应的错误信息。

［1］熊开盛,董兆鑫.档案管理系统的设计与实现[J].计算机工程与设计,2007,28(11):2746-2747.

［2］余隽菡.提高我国电子档案管理系统利用功能的几点建议[J].浙江档案,2006(11)：13-16.

［3］赵玲.人事档案管理系统的设计与实现[J].东方企业文化,2014(6)：158.