归档文件的整理单位与装订

2015-08-15颜玉红

黑龙江史志 2015年10期

颜玉红

(大庆市让胡路区政府黑龙江大庆 163000)

一、整理单位

《归档文件整理规则》(以下简称《规划》)最根本的特点，就是以“件”为整理单位，进行文件级整理:《规则》第2．3条规定，“件”即归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为“件”，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为“件”，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。

制订《规则》的出发点之一，是改革立卷的传统做法、取消案卷这一实体保管单位，将归档文件整理的基本单位还原到文件本身，从而达到简化概念、简化操作的目的。因此改革思路出发，整理单位应为“自然件”，即单份文件，因此定义中也明确了“一般以每份文件为一件”。但有的文种的文件，如正文与附件、转发文与被转发文等，各部分独立性较强，易被分散使用。造成归档不全和归档后查找不到，故《规则》对此类文件的处理加以强调，明确其应为“件”。此外，在实际工作中，有些种类的文件，文本与其他稿本、原件与复制件等。

还有一些文件，如单一的批示与批复、报告与批示等，关联性强，利用时通常需要相互查证，因此实体不宜分散。《规则》允许将这些文件两份或多份作为一件，作为整理的蓝本。这是《规则》灵活性的体现，特别对中央、国家机关及省(市)级机关来说，增强了《规则》的可操作性，有较大的实际意义。这类情况包括文件正本与不同稿本。

(一)文件正本与不同稿本

同—文件除正本外，在撰写、印刷过程中形成的不同稿本，包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等，也可能需要留存。一般来说，文件的正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件;重要文件(如法律法规等)须保留历次修改稿的，其正本与历次稿(包括定稿)各为一件。

(二)正文与附件

附件是指附属于正文之后的其他文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等等;一般来说、正文与附件为一件;如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可备为一件。

二、正文与文件处理单等

文书处理较规范的机关，文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸，有的还附有领导批示的签批条等。这些表单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件。

(一)原件与复制件

对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件(如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件)，以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等，这些复制件应与原件作为一件。

(二)转发文与被转发文

转发文与被转发文是一件文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件。

三、文件修整

为保证档案能够长期保存和有效地提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整。文件修整一般包括对破损文件进行修核，对字迹模糊或易迟变的文件进行复制，去除文件上易锈蚀的金属物，对过大的文件进行折叠等。

(一)修核破损文件

归档文件材料由于使用不当，可能产生文件材料破损、局部残缺等现象。这类文件在装订前需要进行修核。

修核是指使用粘合剂和选定的纸张对破损文件进行“修补”、以恢复文件的原有面貌，增加强度，延长寿命;其中，修补主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件，包括补缺和托补;托补则是指在文件的一面或两面托上—张纸以加固文件。

需要注意的是，由于《规则》遵循尽量保持文件原貌的思想，立卷时修补的一些工作内容已无意义，例如为方便装订成卷而对装订边狭小的文件加边，将幅面过小或不规则的文件粘贴在其他纸张上等。此外，修核工作主要针对有重要保存价值的归档文件，无需移交进馆的档案一般保持原貌即可。

(二)复制字迹模糊或易退变的文件

档案字迹材料的耐久性是关系到档案寿命长短的重要因素。档案字迹材料发生退变，如退色、扩散等而变得模糊不清时，就会影响档案的利用。决定档案字迹材料耐久性的因素包括字迹色素成分和字迹转移固定方式。在环境条件相同时，一般来说，最耐久的是以碳黑为色素成分、以结膜为转移固定方式的字迹材料，包括墨和墨汁、黑色油墨等;比较耐久的是以颜料为色素成分，以结膜或吸收方式转移固定的字迹材料，包括彩色油墨、蓝黑墨水、印泥等;不耐久的是以染料为色素成分的字迹材料，如纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔油、印台油等，或者以粘附为转移固定方式的字迹材料，如铅笔。

对字迹模糊或易退变的文件，目前一般采用复印的方式进行复制:比如热敏纸传真件字迹耐久性差，须复制后才能归档。但复印件本身也存在耐久性方面的问题，如易粘连等，需要采取一定措施加以防范。为减少复印件粘连的机率，复印时墨粉浓度不宜太大，颜色不宜太深，并且最好采用单面复印。