谈对归档文件装盒的一些看法

李 茉

(鸡东县社区管理委员会 黑龙江 鸡西 158200)

一、装盒要求

归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，以保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。档案利用完毕后归档时、同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中。否则，在以件为单位进行管理的情况下，一旦归位错误，将很难再找回，甚至可能从此成为“死档”。

装盒时，应按照分类方法的不同，将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中。这—方面是因为文件查找时是由归档文件目录条目对应到档案盒盒脊项目，再由盒脊项目对应到盒内文件归档项目，因此盒脊项目的设置必须由盒内文件归档章的项目对应，反映出归档文件的存址。如果不同类别的归档文件混装在同一盒中，必然会造成盒脊项目设置的混乱，同一栏目填写时内容也会杂乱不堪;另一方面，档案馆接收档案进馆时，按照进馆计划和接收范围的不同，对移交档案的年度和保管期限都有针对性要求。如果同一盒不同年度和保管期限的档案混放，移交时就必须按照档案馆接收标准进行再加工，更编目录、重新装盒，带来大量重复劳动。

(一)装盒的具体要求包括:

1．不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒，形成年度的判定，因此分年度装盒并不意味着同一档案盒内的文件都是一个年度写成的。例如，跨年度事由形成的文件，在某一年度整理归档的，应一起放入归档的年度中。

2．分机构(问题)的情况下，不同机构(问题)形成的归档文件不应放入同一档案盒。即使某些机构(问题)形成的文件数量少，装不满一盒时，也不宜将其混装入其他档案盒，而应通过使用不同厚度的档案盒来解决。

(二)装盒时应注意以下问题:

1．应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒，尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体，直立放置时不至于使文件弯曲受损。有时某个类目的最后几件文件不够装满一个档案盒，应选用厚度较薄的档案盒或横置式的档案盒。

2．档案盒只是归档文件的装具，不具备保管单位的作用。因此，并不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案盒内，只须按照排列的先后顺序依次装盒，一盒装满后，顺次装入下一盒即可。

二、档案盒格式

档案盒既是归挡文件的装具，也是反映盒内归档文件存址的载体:制作良好、封面和盒脊项目编制规范的档案盒，不但能很好地起到保护盒内文件的作用，也为检索、利用的顺利进行提供了保证。

(一)档案盒的规格

档案盒外形尺寸为长310mm、宽220mm 的长方体，厚度一般为20mm、30mm、40mm，也可以根据需要设置其他尺寸的厚度。此规格是按照可放入纸张幅面为国际通用型(297mm x 210mm)的文件，并能够较方便地取用盒内文件而设计的。厚度允许不同的尺寸，以方便放置不同厚度的文件。同一机关档案部门使用的档案盒厚度宜相对统一，以便于按照延长米进行档案数量统计。

档案盒按照摆放方式的不同，可以分为竖式和横式两种，设置盒脊项目的位置也相应发生变化。之所以设计横式档案盒，是为了增加盒内文件与档案盒的接触面，避免文件竖置时“头重脚轻”而发生弯曲折损。现有的档案柜(架)大都未给此种摆放方式留下足够的空间，因此选用模式档案盒时应同时考虑档案柜(架)的状况。从长远考虑，档案盒横放更有利于档案的保护。此外，同一机关档案部门，两种格式的档案盒只能选用一种，以保持档案盒上架后整体的整齐美观。

(二)档案盒封面

档案盒的封面应使用全称或规范简称标明全宗名称(即立档单位名称)，下加双横线。一般卷宗名称在制作档案盒时即可先行印制。

三、档案盒盒脊的项目

档案盒盒脊应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置各检索项，包括卷宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号和盒号等。

(一)全宗号

全宗号栏内按同级档案馆给定的全宗号填写企事业单位，可以不印制全宗号一栏。

(二)机构(问题)

机构(问题)栏填写分类方案中相应机构(问题)的类目名，不按机构(问题)分类的单位，盒脊上可以不印制机构(问题)项。

(三)起止件号

起止件号栏填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号，其间用“一”号连接，如“18—36”。检索时在归档其他项目的配合下，通过将件号与档案盒脊上的起止件号相对应，即可确定该份归档文件所属的档案盒。起止件号分为室编和馆编两栏，归档文件整理阶段须填与的是起止件号中的室编栏，馆编栏供进馆前再鉴定、整理后直接填写馆编号，以避免再更换储案盒。移交进馆时如经同级档案馆审定对沿用室编起止件号，则可将馆编起止件号栏字置。

(四)盒号

盒号是指档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆的按进馆要求编制。盒号一般按照档案盒上架排列后的顺序流水编制，可以每年—断号，也可以4 位数为限按年一断号。

档案盒盒脊可以根据机关单位的实际需要，与归档章项目相协调，编制其他项目。增减项目的工作应在同级档案行政管理部门的指导下进行。机关档案部门可对栏目位置及尺寸进行一定的调整，以规范、美观为原则。

三、备考表

备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对党内归档文件进行必要的注释说明。备考表是机关档案部门对归档文件进行动态管理的有效措施。

备考表上设置的项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。各项的填写要求如下:

1．盒内文件情况说明:填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况(如字迹模糊、缺损)等。整理工作完工后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，在备考表中加以说明。进行归档文件整理工作时，如某份文件需说明的内容较复杂，目录备注项中填写不下，也可在备考表中详细说明，并在目录相关条目的备注中加“* ”号标示。

2．检查人:填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名;此项一般由机关档案人员填写，以示对整理质量的监督检查;也可与机关内部机构负责人联署，由其对文件材料归档的齐全完整情况进行监督检查。

归档文件在齐机关档案部门保存阶段内如有变动情况，档案工作人员应随时在备考表中注明，以使后续管理以及档案移交进馆等工作得以正常进行。

［1］王静，王雪玲．［J］．档案管理，2002(06)．

［2］刘芳．归档文件整理分类方案的价值及编制［J］．四川档案，2002(04)．