浅谈档案管理信息化建设

2015-08-15唐冬杰

黑龙江史志 2015年6期

唐冬杰

(牡丹江市建设工程交易中心黑龙江牡丹江 157000)

在网络科技高速发展的今天，传统的档案管理模式已经无法适应时代发展的需要，这时，标准化、数字化、规范化的信息化管理模式应运而生。电子档案管理是时代发展的需要，是实现信息共享、进行资源整合的现代手段。这种信息化的管理模式极大地提高了资源的共享性和工作效率，使企事业单位管理水平得到很大提升。

一、档案管理的信息化建设基本内涵和意义

(一)档案管理信息化的含义

档案管理信息化主要是指利用现代信息技术，处理、管理档案信息资源，并为档案信息资源提供信息化的服务。这就意味着在档案信息管理过程中，要将传递和储存进行有机统一，利用高科技手段对档案进行重新配置和整理，以实现资源共享的及时性。主要包括档案信息资源数字化、管理活动自动化以及信息资源高度共享化这三个方面。

(二)档案管理信息化的意义

从小的方面来说，档案管理信息化可以有效地提高工作效率，减少人力的浪费。从原先传统的档案整理面对的纸张受潮、档案缺失、档案原件受损等问题，到现在档案管理人员仅需将档案输入，由电脑自动分类检索。既节约了时间，又保证了档案资料的安全性。从大的方面来说，档案管理的的信息化是信息全球化的重要组成成分之一。可以说在过去，纸质档案的产生为人类文明的保存和发展做出了极大的贡献，而现在电子档案的产生是对档案管理的又一次革命，它以其多元化的载体、高密度储存、易复制、传播速度快的特点，迅速风靡全球，对人类文明产生深刻影响。

二、档案管理信息化建设中出现的问题探究

(一)对于档案管理工作思想认识不深刻

近年来，相当多的档案管理人员把大量精力放在数字化加工上，而在一定程度上忽视了对正在形成的电子文件的收集和管理，使档案的更新周期较长，使用率过低。再加上档案管理工作者对于档案管理信息化建设的重要性认识不清，没有进一步的深化档案管理信息化的改革，导致企事业单位档案信息不足，从而直接影响企事业单位档案的使用率，影响企事业单位档案的发展速度。

(二)资金和设备的缺乏

在档案管理信息化的过程中，对资金的需求量非常大，不仅是前期的设备配置，还是后期的管理维修，资金缺乏是档案信息化建设的巨大瓶颈。而目前相当多的企业和单位缺乏此项资金支持，或者其经费不能满足电子产品更新换代的速度，以至于档案信息化建设无法正常完成。

(三)技术人员不够专业

档案信息化对档案人员的各方面素质要求较高，工作人员要有熟练的计算机操作技能、获取判断运用信息的能力、精通的档案业务知识，是既会档案管理、又会计算机操作管理的复合型人才。正是因为档案信息化管理的中所需要的技术相对比较专业，档案信息化管理人员相关的设备及硬件设施使用不够明确，导致很多设备的应用功能得不到有效的发挥。

三、完善档案管理信息化的主要方法

(一)强化思想认识

加强对档案管理信息化重要性的认识，企事业单位主要领导要高度重视此项工作，并将其纳入单位考核目标内容，促进档案信息化管理者管理模式的改变。树立先进的管理理念，积极主动地为需要者提供快捷、方便的档案信息服务。加强对技术工作者的管理和培训，使档案管理在后期运行过程中的问题可以及时解决。转变传统档案管理的旧观念，积极服务现代社会。

(二)加大资金投入

面对大多数档案管理仍然存在技术设备落后和信息化程度偏低，档案资源中蕴藏的丰富信息还没有得到充分挖掘和利用的问题，进一步加大资金投入就显得非常重要。对于企事业单位来说，虽然档案管理是一笔不小的投入，但是就完善档案管理所提高的效率来说，还是非常值得的。

(三)加强技术人员的培训

人才队伍建设是桥梁，在档案管理信息化的过程中，档案工作者是信息资源与用户之间的桥梁与纽带。因此必须重视档案信息化专门人才的培养，明确技术标准和操作标准，注重对档案管理人员各项专业能力的考核，以提高档案管理人员的计算机水平、工作技能和综合素质。聘请专业人士对档案管理人员进行技术指导，确保对相关的硬件设备、软件知识能够有效的掌握，对档案信息化管理中的相关应用能够全面的了解并掌握。档案管理人员应该大胆的将各种高科技产物渗透到档案管理工作中，以便于提高信息化档案管理的水平。

(四)完善的档案信息化管理体系

要想进一步提高档案信息化水平，就要建立完善的档案信息化管理体系。制定档案管理信息化的总体规划，推动档案信息化协调发展。要改变传统的档案管理模式，需加强事业单位档案管理应用软件的开发和应用，进一步提高信息化管理的技术水平，实现科学管理。为了有效提高档案管理部门工作的规范性和有效性，相关部门一定要制定规范的电子档案管理制度，要求全体档案管理人员要严格遵守电子档案管理的相关制度和规范。