浅谈如何做好档案管理工作

王佰明

(哈尔滨市呼兰区孟家乡卫生院 黑龙江 哈尔滨 150500)

档案是历史的真实记录，是党和国家的宝贵财富，档案工作是实现社会主义现代化建设，进行历史研究，开展各项工作的必要条件。档案管理是一项复杂而艰巨的工程，档案管理工作人员务必认真做好档案收集、整理、管理、利用等各个环节的工作妥善地保管好档案尤为重要，怎样才能使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的道路呢?本人结合多年档案工作实践，就档案管理工作阐述一下自己的看法。

一、当前档案管理工作的现状

计算机技术的发展，为档案电子信息化提供保障的同时，也促使档案管理工作的重要性进一步淡化，认为当前档案管理工作可有可无。对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏责任感和认真的工作态度，加之缺乏现代化的信息管理知识，造成档案管理工作发展缓慢，甚至造成管理的混乱局面。另外档案管理工作中存在的这种失位现象，对档案管理工作重要性的宣传力度不够等现象，使档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个社会信息管理系统。不利于形成社会信息管理层关心、重视档案管理工作的氛围，整个社会信息管理系统的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍，在发展进程中有边缘化危险。

二、档案管理工作中存在的主要问题

(一)重视程度不够，开发利用率低

由于档案系统长期形成的半封闭环境和传统管理模式的影响，部分档案工作人员仍然停留在旧的思维观念上，工作积极性不高，档案收集管理了，却忽视了档案信息资源的开发利用。同时，社会对档案工作的认知程度普遍低下，认为档案可有可无，这样也就忽视了档案工作在社会发展和经济建设中重要的作用。

(二)档案管理手段原始，制约档案管理科学化进程

在信息化普及的今天，虽然已经开展了档案数字化工作，但由于这样和那样的原因，手工检索仍在普遍使用，致使档案管理人员每日仍然往返于档案库房和利用场所之间，极大影响了档案的利用效率。

(三)档案管理的网络化水平不高，跟不上时代发展的步伐

现在虽然已进入了互联网的时代，但由于受地域差异、软硬件投入、保密等各种因素的限制和制约，现代化管理水平不高，跨地域、跨时间、跨行业、跨部门实现档案信息共享存在一定的难度。

(四)档案管理人员素质参差不齐，制约档案工作科学有效的开展

档案专业出身的人员极少，且存在知识老化、知识面窄、思想观念和管理水平相对滞后，新方法、新手段就用水平不高，与时代发展的要求悬殊较大，难以适应新形势、新任务对档案管理工作的要求。

三、现档案科学化管理的对策与建议

(一)推动档案管理在功能上由馆藏型向利用型转变

档案工作的基本要求是建好、管好档案，保障档案实体和档案信息安全，但管理的目的在于利用，其价值的体现也在于利用，如何把“死档案”变成“活信息”、“活资源”，改变档案利用方法和利用内容单一的现状，广泛收集和征集具有特色的、与百姓生活和民生密切相关的档案，认真组织档案管理人员收集档案资料，最大限度地发挥其社会效益和经济效益，是新时期档案工作的重要任务。加强开展档案编辑和史料研究工作，举办面向社会各界的档案主题展览，将馆藏档案中蕴藏的有价值的信息通过多种方式挖掘出来，积极拓宽档案利用渠道，为社会提供有价值的档案资料。

(二)推动档案管理在手段上由传统型向科技型转变

科学技术是第一生产力，是提高档案管理科学化水平的重要手段和强大动力。当今的档案工作已从传统的面对面服务为主变为网络化服务为主，档案工作的科学化、信息化水平越来越高。应加大数字档案馆资金的投入，加强档案数字化建设，建立档案信息数据库，注重体现馆藏资源的专业化和特色化，充分利用现代化通讯技术手段和网络服务系统，在档案信息化建设的基础上，建立网络宣传、信息上网发布、等多层次的档案信息服务方式。并且建立一个科学的、系统的、结构合理的、相互配套的档案信息检索体系，全面揭示馆藏档案的成分和内容，建立网上咨询系统，利用现代科技完善自的工作与服务，提高参考咨询服务效率，为用户提供多样化服务。

(三)推动档案服务渠道拓展和延伸，实现资源共享

信息是未来重要的国家经济资源，作为重要信息部门的档案机构，要使档案发挥其信息作用，最重要的就是掌握信息应用技术，使档案信息更广泛地服务大局、服务民生。随着计算机的应用和现代化的管理水平的提高，实现档案信息资源共享和网上查询服务已成为一种发展趋势。因此，各级档案管理机构必须更新档案信息服务观念，变被动服务为主动服务，了解社会需求，开发适销对路的档案信息产品，满足社会利用需求，促进档案价值的体现。应用现代化手段，整合各类档案资源，完善档案信息服务机制，提高档案信息服务能力建立档案信息公共服务系统平台，开展全方位，多领域的档案信息服务，提高服务效率，发挥技术优势，实现资源共享。

(四)提高队伍的整体素质

新的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。档案工作人员既要熟悉文件档案管理业务，又要掌握一定的计算机基础和基本技能，努力做到二者的有机结合，熟练地运用信息技术，处理和解决信息资源管理中的问题。也就是档案工作人员除了忠于职守、熟悉业务、严格把关、保守机密、认真负责地做好档案保管工作之外，还应该采取多种形式，加强对档案管理人员的培训，鼓励其钻研业务，学习新知识，使其具有较高的知识层次和先进技术水平。同时要强化队伍建设，严格要求，严格管理，努力建设科技型、创新型、复合型的人才队伍，为提高档案管理科学化水平提供有力的人才保障。