浅谈高校二级学院办公室工作的管理

【摘 要】近年来我国高校教育事业得到了快速的发展，因此高校的规模在不断扩大，高校为了方便管理就将工作任务下放到二级学院，所以二级学院的工作对于高校发展有着较大的影响，但是目前高校二级学院办公室工作中存在着一些问题，这些问题影响了高校的更好发展，本文将详述高校二级学院办公司工作存在的问题以及其相应的解决方法。

【关键词】高校；二级学院；管理

随着高校的扩招，校级办公司的任务日益繁重。高校二级学院办公室的主要任务就是保证学院的日常工作得到正常开展，此外还是学校和学院教师的传递枢纽，一方面将教师的意见反馈到学校，另一方面将学校的指示下达到教师，正是因为如此所以才使得高校二级学院办公室的工作非常繁杂，高校二级学院办公室在日常办公中也会出现较多的管理问题，这将会使得办公室的工作效率低下，并影响学校的发展。高校二级学院办公室的主要工作是服务教学、服务科研，其管理对于学校的发展有着极其重要的作用，并且在一定程度上显示出学校的整体水平，因此加强高校二级学院办公室工作的管理在高校加速发展中有着极其重要的地位。

一、高校二级学院办公室管理工作中存在的问题

高校二级学院办公室工作繁多，不僅要涉及到学校下达的各项任务，而且还要协调院系内的各项工作，并对于教师和学生反映的情况及时进行处理，那么在如此繁忙的工作中二级学院办公室管理工作就会出现多种问题，下面将进行详述。

1.工作项目繁多

高校二级院校办公室的工作项目非常多，不仅涉及到学校领导方面的工作，而且还涉及到教师学生的工作以及对外的接待工作。那么其工作量就会非常繁重。高校二级学院办公室的首要工作就是要完成学校领导和下属教师的上传下达工作，这项工作本来就十分繁重，尤其在完成学校领导下达工作的过程中非常困难。此外高校二级学院办公室还承担着接待外来访问工作，这些事情都非常繁杂，如果稍有不慎就会使得部分工作无法及时有效的完成。

2.缺乏较好的管理方法

目前高校的电子校务工作并没有得到较好的落实，高校的电子校务工作就是通过计算机网络技术来更加高效的进行日常工作的处理，现今计算机网络技术得到了很好的发展，但是高校在管理的过程中理念不够现今，高校仍然沿用着传统的管理理念，这就使得信息传递存在着较大的问题。影响了工作的完成效率以及完成质量。运用传统的管理方法在进行日常工作中会极大的降低工作效率。

3.缺乏规范的管理制度

我国高校二级学院办公室没有严格规范的管理制度，那么办公室内的行政人员在日常工作中就没有较大的积极性，并且给其造成思想上的认识偏差，其认为在办公室内做较多的工作和做较少的工作没有差别，做工作和不做工作也没有差别，在这种情况下教师的工作积极性很难被有效的调动起来，这样在学校领导下达相应的任务之后教师不会较认真的去完成任务，反而是期待其他的教师去完成该项任务，这样学校所下达的任务就很难在较快的时间内完成。之所以会存在这种情况主要是由于教师的表现和晋升机会以及分配制度都没有较好的结合在一起，所以不能够较好的约束教师的工作效率。

二、提高高校二级学院办公室管理工作的方法

高校二级学院办公室的管理工作对于高校的发展有着非常重要的作用，基于高校二级学院办公室管理中存在较多的问题，所以就需要提出相应的办法来提高高校二级学院办公室管理工作的效率，下面将进行详述。

1.运用网络进行管理

现今高校的学生日益增多，那么在处理学生工作的过程中很难及时有效的通知学生，那么运用网络就可以有效的解决这个问题，通过网络二级学院办公室管理人员可以及时有效的与学生进行交流，这样将会极大的提高办公室的工作效率，使得高校二级学院办公室的管理工作更加高效。

2.建设专业化的行政管理团队

高校二级学院办公室的工作对于学校的工作开展有着非常重要的作用，所以二级学院办公室的管理工作尤为重要，那么在这种情况下就要完善办公室的行政管理团队，提高团队成员的素质。这样在管理过程中将能够更好的服务于学生服务于科研人员。此外还要对办公室行政管理人员定期进行培训，使其素质得到不断的提高，并可以面向社会招聘相应的管理人才来弥补办公室管理人才的缺乏，使得办公室管理人员整体素质得到极大的提高。

3.建立规范的管理制度

没有完善规范的管理制度办公室管理人员就无法提高工作积极性，在工作中会产生懈怠的情绪，那么针对这种情况就要建立相应完善的管理制度，即通过管理人员的工作绩效来决定工作调动和晋升机会，对于在工作中表现出色的工作人员要进行相应的奖励，同时对于工作中表现较差的管理人员就要进行相应的处罚，完善的奖惩规定以及规定的管理制度将会使得管理人员在日常工作中更加高效的完成各项工作，从而推动学校管理工作的更好进行。

三、总结

高校二级学院办公室管理工作是一项较为艰难的工作，管理人员需要不断的完善自身素质才能够将工作做的更加完善。

参考文献：

[1]蔡荣荣，胥亮.新形势下高校二级学院办公室管理效能的影响因素分析与对策研究[J].湖北三峡职业技术学院学报，2013，01：67-69

[2]曹红珍，郑奇茹.高校二级学院办公室管理效能：影响因素与对策分析[J].教育教学论坛，2012，18：95-96

作者简介：

程玮（1985～），男，汉族，籍贯上海，职称初级，学历本科，研究方向：办公室、网络、设备家具管理。