计划管理在院办行政工作中的应用

李 萍

计划管理在院办行政工作中的应用

李 萍①

在院办行政管理工作中应用计划管理，通过建立“计划—分解—执行—督查/督办—反馈—考核”循环机制，推动医院各项工作任务和各项制度的有效落实，同时提升中层管理人员的执行力，以及院办管理工作能力。

计划管理 院办 行政工作

计划管理是医院一切工作的基础，是医院管理活动的中心环节[1]。医院办公室(院办)作为医院的综合办事机构，主要任务是调查研究、综合协调、检查督办和内外联系工作，在院长与各个职能部门之间、各临床医技等科室之间起着承上启下和协调作用。其政务、管理、服务的质量和能力的高低直接影响院部决策的贯彻、执行和实施。院办在行使职能中，通过建立“计划—分解—执行—督查/督办—反馈—考核”循环机制[2]，有效准确地把院部的决策贯彻落实，提升职能部门执行力。

1 计划管理架构

1.1 分类 考虑院办工作性质，计划管理的节点分为2类，一类是以职能部门为节点，以医院年度工作任务、月工作任务、院行政查房、院早交班会议、管理培训、院行政总值班等全院性的工作为核心内容，收集和反馈院部决策的执行和控制过程中的信息，以提升职能部门执行力。第二类是以院办自身为节点，以文件起草、公文收发流转、各种行政会议安排、会议记录、信访、接待参观安排等院办日常事务性工作为主要内容，以提高科室履行职能的能力。

1.2 管理模式 依计划管理节点的分类，管理模式亦分2类。以职能部门为节点的管理模式和以院办自身为节点的管理模式(见图1、2)。

图1 以职能部门为节点的计划管理运行模式

图2 以院办自身为节点的计划管理运行模式

1.3 管理流程 见图3。

图3 计划管理运行流程

2 计划管理的运作

以项目性工作任务为核心，由院办牵头负责计划管理的运作，包括计划、组织、实施、督办、评价等，统一运作，统一管理。

2.1 目标 根据医院年度工作任务，以及年度项目性工作任务，制定具体的、可衡量的、可评估的、有时间期限的总工作目标，并根据管理层次如部门、人员，将总目标逐级分层，形成不同层次的目标。

2.2 计划 工作目标确定后，院办围绕总工作目标从策略、程序、规划、规则等内容编制总计划书，拟定相关工作制度、工作实施流程、考核细则、工作进度时间分配等。依工作重要程度，由院办主任审核审批，或决定是否递交院领导审核审批，或提请院长办公会讨论决定。各职能部门根据部门目标制定计划，交院办汇总。院办自身的工作，由项目负责人、具体操作者分别定出个人实施计划。

2.3 执行 组织参与工作的人员就已定的计划、相关工作制度、工作实施流程、考核细则等内容进行培训，按照工作进度时间的安排组织实施。实施过程中收集必要的信息，形成书面材料，并反馈给院办汇总、分析。

2.4 督查/督办 全院性的工作，由院办牵头，组织相关职能部门成立工作考核小组，对职能部门工作进行督查/督办、考核。通过行政办公例会、专项工作会议、行政查房、书面材料汇报、文件承办单等形式进行督查/督办。院办自身的工作，由院办主任或授权副主任根据月工作计划、周工作计划、项目工作进行跟踪督办核查，对未完成的工作和任务进行强调和督促。同时，督查/督办中注意收集资料，分析问题，及时汇报院领导、及时反馈，作出指导或处理意见，保证工作的推进。

2.5 总结与评价 根据收集的资料，对工作的布置、实施、督查/督办，以及完成情况进行全面、系统的总结、回顾、检查计划期内各职能部门、项目工作成果以及院办自身工作情况，分析计划与实际实施执行情况的偏差，找出计划执行中的主要问题并提出解决问题的方法。

3 案例

3.1 “年度工作任务”计划管理 年度工作任务是一项全院性的工作。年初，医院的年度工作计划经过院职代会讨论通过，院办根据年度工作计划、市卫计委下达的目标任务等起草全年工作任务分解计划，包括年度目标、目标完成时间、年度目标任务考核细则、督查/督办方案等，经院办主任审核后送交院领导审核，同意后提请院长办公会讨论，审核通过后将目标任务分解到职能部门、临床和医技科室。各职能部门制订任务完成时间进度安排表，交院办统一汇总，便于督查/督办。各职能部门分别于每周、每月向院办报告1周重要工作、部门月工作计划、部门月工作完成情况，院办形成1周工作计划安排表、院部工作计划表、院部工作计划实际完成时间表，并向院领导报备。同时，院办以定期专项督办、院行政总查房、院行政例会、半年工作总结等形式就工作的进度、工作开展情况进行督查，督查中出现的问题以整改通知书的形式及时与职能部门反馈、沟通、解决，并向院领导汇报。年终，各职能部门上报工作总结，院办组织相关部门根据年度目标任务考核细则进行检查考核、评分，考核得分交经改办实行奖惩。

3.2 “院长接待日”计划管理 “院长接待日”是我院在党的群众路线教育实践活动的第三环节“整改落实、建章立制”阶段所建立，是院领导与全院职工之间沟通的有效途径，院办负责具体操作。根据国家有关信访工作的法规，结合医院工作实际，实行计划管理，建立了院领导来访接待日制度、年度院领导来访接待日安排等，提前1个月进行院领导来访接待日公示，由院办工作人员接受预约登记，负责填写职工来访预约登记表。接待日当天，院办负责信访工作的人员将填写好信访人姓名、性别、科室、职务、职称等基本情况的职工来访登记表交给接待领导，由接待领导记录信访情况，并作出信访批示。院办根据领导批示意见，填写医院职工来访交办单，院办主任作交办意见，交承办部门承办。承办期间，院办定期了解承办进展情况，实行跟踪督促。最后，院办根据承办情况作信访结案小结，并报院领导审核后存档。

4 体会

近年来，由于我们在院办的行政管理工作中应用了计划管理，在具体的工作和任务的贯彻执行过程融入“计划、分解、执行、督查/督办、反馈、考核”循环机制，推动了医院各项工作任务和各项制度的有效落实，及时促进医院各项工作的有序进行，并保证了各项工作的持续改进。院办和各职能科室之间逐步形成一种合力，让院办在各职能科室中处在“学科带头人”的角色，引领并带动着中层执行力的不断提升。院办自身工作人员的综合协调、沟通等管理工作能力也得到了提高。

1 王冬，朱乃苏，陈志兴. 现代医院管理理论与方法[M]. 上海：上海科学技术文献出版社，1992：3-263.

2 隋晓琳，饶定虎，吴晓珊，等.计划管理在双向执行反馈体系中的应用[J].中国医院管理，2008，28(8)：8-9.

·本文编校 李 敏·

2015-07-30)

①常州市第一人民医院 常州市 213003