浅析地区公司备用金的管理实践运用

白华丽 刘少勇

摘 要：备用金作为企业内部控制的一个要点，在强化资金运行价值的同时，其管理风险也备受关注。本文拟结合财务制度、中油集团公司、西部钻探公司备用金管理办法，结合企业内部实践经验，对企业备用金的管理运用作一宣传探讨，以期提出一些管理启示及建议。

关键词：备用金；资金管理；地区公司

0 引言

何为备用金，其定义是企业、机关、事业单位或其他经济组织等拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用的款项。备用金归属于其他应收款，一般情况下在“其他应收款”科目下列支，但在中油财务系统中，是跟其他应收款并行的一个会计科目。中国石油集团公司下设许多地区公司，西部钻探公司是其中之一，为集团公司于2008年将新疆、吐哈、青海三大油田石油工程技术服务队伍重组整合后，组建的第一家跨油田的专业化公司，主营业务：油气田钻井、测井、地质录井及配套钻井工艺技术研究，其下设二级单位有分公司、子公司，服务区域广，战线长，规模庞大，为加强公司内部控制，规范公司内部财务管理行为，强化资金利用水平，依据中石油财务体制，西部钻探地区公司设立了资金结算中心，对各分公司、子公司进出资金的合规性、安全性进行审核，进一步确保了资金运作的规范、安全和高效，在此基础上，归属于资金管理范畴中的备用金，实际的管理运作比较严谨，其相关的内部控制规范落实到位，下面笔者对备用金的实际管理运用作一宣传论述，以期提出一些管理启示及建议而共勉。

1 备用金管理方式及会计分录

备用金的管理分为非定额（一次性）管理和定额管理两种方式。非定额管理，是根据临时需要一次付给现金，使用后持有关原始凭证报销，报销时进行清算——多退少补，在非定额管理方式下，原借款全部冲掉；票是多少，费用就是多少；钱没花完出納收回，花的超过借支的再给员工补上。定额管理，是财务部门对经常使用备用金的部门核定定额，按定额拨付备用金，月底报销时补足现金，不清算，只要需要永远保留此定额。 西部钻探地区公司成立之初，各二级单位两种管理方式兼用，后为加强内部控制，自2012年起，杜绝使用“现金”科目，一般采用的是非定额备用金管理，使用该账务处理模式。

1.1 非定额情况下的账务处理举例

例：

①某员工，经审批同意后，借款5000元，用于外部项目部出差，支付零星维修。分录如下：

借：备用金——xxx 5000

贷：银行存款 5000

②该员工报销差旅费2000元，报销维修费2000元，冲销备用金4000元，余款1000元缴回现金。分录为：

借：银行存款 1000

管理费用——差旅费 2000

管理费用——维修费 2000

贷：备用金—— xxx 5000

如果该员工未缴回现金，从工资薪酬中扣除，分录为：

借：应付职工薪酬——发放的工资 1000

贷：备用金——xxx 1000

③如果该员工实际发生差旅费3500元，维修费2000元，则分录为：

借：管理费用——差旅费 3500

管理费用——维修费 2000

贷：备用金——xxx 5000

银行存款 500

1.2 定额情况下的账务处理举例

例：

某员工经审批通过后，报销办公用品费共500元，出纳以现金补足定额备用金，并在发票上加盖“现金付讫”章。实际工作中，应该附上购买前的请购单、报销时的报销单及发票。请购单、报销单中一定要有相关领导及经手人的签字。

借：管理费用等

贷：库存现金

2 备用金使用流程

2.1 备用金申请、审批及管理

2.1.1 借款人按照公司财务资产科统一印制的借款单据填写，依据借款单格式准确填列借款日期、借款金额、款项用途。

2.1.2 借款单办理层层审核，严格把关，单据经本人或代办人签字后，依次由部门主管领导签字、财务资产科科长签字、本单位主管财务领导或本单位负责人签字后交与财务资产科办理借款。

2.1.3 按西部钻探公司要求，“现金”科目取消，财务资产科办理借款支付时，由西部钻探资金结算中心进行审核，将审核通过的单据，以银行存款形式支付。

2.1.4 备用金借款每次最高限额为3万元，因业务原因长期借用备用金的人员可由财务资产科根据实际情况核定，经本单位负责人审批，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围。

2.1.5 财务资产科每半年作一次其他应收款复核性记录，同时对其中的备用金借款时间、还款是否到位进行及时复核。

2.2 备用金报销

2.2.1 借款人冲抵备用金时，一是将借款额用资金直接上交到财务资产科归还借款，二是进行报销账款冲抵备用金，在报销冲抵备用金时，按照公司财务资产科统一印制的报销单据填写，依次由部门主管领导签字、财务资产科科长签字、本单位主管财务领导或本单位负责人签字后交与财务资产科报销。

2.2.2 财务资产科主管报销人员严格审核原始单据，原始单据不符合财务规定或不合法的，将单据退回本人不予报销冲抵备用金。

2.2.3 借款人员应及时冲账，对无故拖延者，财务资产科发出最后一次催办通知后还不办理者，将从下月起直接从借款人工资及奖金中抵扣，不再另行通知。

2.2.4 借款人员需在每年年底25日前还清借款，如有特殊情况可申请借款计划，次年初给予办理续借款。

3 地区公司备用金管理在实际财务管理中的作用

3.1 地区公司备用金管理的运用更有利于资金的安全，进一步贯彻落实了经济法规。二级单位备用金在运行过程中，按地区公司统一要求取消了“现金”科目使用，借支及核销直接通过“银行存款”科目，没有滞留现金，杜绝了“坐支”风险，同时，没有现金余额，也杜绝了现金被盗用、侵吞的风险。作为单位内部财务管理制度，层层把关，为不违反经济法规设下了第一道防线，保证有关经济法规落实到位。

3.2 地区公司备用金管理的运用强化了资金的运行价值。在资金运行中，备用金的使用、核销，进一步体现了资金使用效率的提高，财务部门根据借款事由将款项一次打入借款人员银行账户并及时做账，待借款人员核销备用金时，依据有关原始凭证报销清算，减少了借款人员分次报销获取款项的次数和时间，强化了资金运行价值，同样，借款人员可以及时有效地使用现金办理正常的经济业务，统一冲账核销。

3.3 地区公司备用金管理的运用加强了内部控制。在备用金管理中，因为地区公司设有资金结算中心，对各分公司、子公司进出资金的合规性、安全性进行审核，备用金业务发生时，首先二级单位财务科审核做账，再由资金结算中心审核、入账，最后打款。资金结算中心起到了第三方监督作用，审核严谨，保证了资金支出的合法合规性，在核销借款多退少补中，由二级单位财务科对单据审核清算，再由资金结算中心对要补足的金额和单据进一步审核，层层把关，进一步加强了内部控制。

3.4 地区公司备用金管理办法的运用提高了工作效率。地区公司下二级单位备用金在运行过程中，不存在“现金”科目使用，省去了现金核算，出纳不必设置现金日记账，逐笔之日登记，也不必对此日清月结，只对“银行存款”序时核算，这既不影响会计信息的提供，也一定地减少了出纳和会计的工作。

4 地区公司备用金管理的局限性及建议

4.1 虽然在备用金业务中，各二级单位财务室及资金结算中心层层把关，但地区公司下二级单位点多，面广，备用金在清账过程中，因发票传递、报销审批手续等原因会存在时间较长，发票传递失误等问题，容易出现备用金核销不及时现象。但在中小企业此现象较少，影响不大。

4.2 在备用金管理中的审核监督第三方资金结算中心，其设立会产生相应的人工成本、管理成本，运行成本，只适应大中型企业运行管理。

4.3 由于地区公司下子、分公司点多，面广，为防范备用金管理风险，要求财务制度的落实更加严谨，对内部控制的实行进一步夯实到位。

作者简介：

白华丽，会计师，1983年生，2006年毕业于石河子大学，会计学，现在西部钻探吐哈录井工程公司从事财务工作。