PDCA在内审质量管理中的应用

2015-07-27郭然

中国管理信息化 2015年14期

郭然

（首都医科大学附属北京佑安医院审计处，北京 100069）

1 问题聚焦

内部审计的发展经历了从最初揭露错误和舞弊的消极防弊模式到对经济责任、经济效益进行审计监督、提供管理建议以提升经济效益的积极兴利模式转变，深化风险管理、企业治理及价值增值为一体的管理审计模式成为未来发展的趋势。现如今，内部审计职能范围大大拓宽，不仅着眼于监督控制，还侧重服务职能，即评价和改善风险管理、内部控制及管理过程的有效性，从而为提升企业价值和改善组织经营管理服务。因此，提升内部审计质量管理水平，具有实践意义。

PDCA循环，作为管理学中通用的质量控制模型，在其被提出和推广的几十年间获得广泛应用。如今，它又为探索内部审计质量管理提供了全新视角，现就审计实例举证PDCA的实用性。

2 现状与原因

2014年初，审计处对医院三产单位2011-2013年度的财务收支情况进行了审计。审计中发现以下几方面问题。

2.1 内控制度不健全，不相容岗位未分离

经了解，三产单位购货、销货、收款、货物保管以及盘点等各个环节均由相同一人或两人执行，各业务环节缺少相互监督、制约，其整个销售业务处于失控状态。这种管理状况为舞弊行为提供条件，且存在经济业务风险，资产安全隐患凸出。究其原因，三产单位没有建立健全的内部控制制度，也没有明确岗位责任。

2.2 销售记录数据缺乏准确性

自2011年起，三产单位收入呈现逐年下降趋势。2012年比2011年销售额降低9.88万元，2013年比2012年降低6.54万元。造成收入下降的原因是三产公司的销售记录均由销售人员手工记录，实际销售记录缺乏准确性。手工记录按照价格、销售数量进行统计，没有按商品的品种进行统计，且这种统计方式容易造成漏记、错记，销售收入数据准确性差，不能清楚反映产品销售状况。

2.3 报销餐饮及出租车费频率较高

审计期间，发现餐饮费约280次，出租车费约800次。但是，此类费用发生频率与三产单位业务及工作量不相符，且票据费用多出现在周六、周日、“十一”假期间。经审计调查，三产单位每月仅支付财务人员劳务费，此外，每人每月还可报销一定的餐饮及出租车费作为福利补助。但是，部分员工借工作之便，利用公司福利解决个人问题，严重损害公司利益。

3 PDCA在内审质量管理中的应用

3.1 P（Plan 计划）

第一，督促三产管理人员，建立健全内部控制制度，加强对商品购入、销售、收款、保管以及盘点环节的管理。第二，加强收款环节的管理，取消手工收款。手工记账不仅容易出现错记、漏记，而且在销售业务频发时，也会因记账延长顾客的等待时间。收款作为销售的关键环节，建议借鉴超市的经营模式，在门市配备电子扫码收款设备，通过信息化设备，提高人工效能。同时，每日打印销售收入明细表，设专人做好收款稽核、管理工作，确保收入的完整性、准确性。第三，明确中心服务人员待遇问题，尤其在领取劳务费和福利报销方面应作出具体说明。

3.2 D（Do实施）

（1）加强制度管理，制定全面、细致、可操作的制度规范。在审计处2014年4月进行的后续审计中，三产单位提出《现金管理制度》《结账制度》《盘点制度》《收银机管理制度》《人员工作制度》《安全制度》《卫生制度》共计7个管理制度。以《现金管理制度》为例，制度明确部分不相容岗位不得从事出纳工作。（2）加强对操作人员的培训，提高其规范意识。根据制度要求，工作人员应明确自身岗位职责，并按制度履职。（3）购进扫码式收银机，用于收付现金和结账。三产单位在接到审计意见后，购进收银机，并按制度规定，按日打印结账明细与所收金额核对。（4）建立整改监督机制。在审计意见被采纳后，为及时得到整改结果反馈，拟于2014下半年就整改后的三产单位经营管理情况进行跟踪审计，监督核查其制度规范落实情况，并检查有无成效，便于进一步调整和完善。

3.3 C（Check检查）

2014年8月，审计处对整改情况进行审计。因2014年4月三产单位购入售货机，日常销售商品都通过电脑扫码进行销售，且每日销售结束后，有电脑打印收银对账单，有效避免原有手工记账的错记和漏记现象。在统计2014年4月至7月的销售收入时，三产销售收入比2013年同期大幅增长，且整体呈上升趋势。同时，目前，三产单位现有专人负责进货，另有3名销售人员负责销售，月末由销售人员与进货专员一起进行库存商品实物盘点，以此达到相互监督的作用。对高频率报销餐费和出租车费问题，三产单位也进行整改，在2014年8月审计调阅凭单中未发现不合理餐费和出租车费发票。