90天导入精益办公

文＝杨 凯

（作者为唐道述精益战略顾问）

通过前期在一些公司开展精益办公的经验，我们一定要在前三个月取得比较明显的快速突破，办公室的同志比车间的同志难度更大，因为知识越多难度越大，所以快赢就变得非常重要。

在精益新常态的背景下，越来越多的企业在推进精益生产，但随着精益生产的逐渐开展，仅仅在生产领域推进精益，显然效果是有限的，所以大家思考如何把精益思想延伸到非制造部门。

通常我们在一个典型的办公室环境，会看到一些症状，类似我们到医院看病一样，比方说我们对工作进度把控不清，需要大量的沟通、邮件交流，每天参加很多的会议，同时这些会议大家感觉时间还是很长，办公室工作效率比较低，人很多，做不了事，同事和同事之间互相不了解对方的工作内容，以及如何协作，办公室各自为政，平时缺少沟通，改善的意识和文化就很难谈起了，所以这些症状都是我们在办公室会碰到的。有了这些症状，那么我们应该如何去开展工作，下面先跟大家分享一个案例。

长安汽车信息管理部推进精益办公的一个案例。这个信息管理部是干什么的？信息管理部是仅次于战略规划部的一个重要部门，大家都知道汽车工厂有很多信息化的事情要做，信息管理部将近三百人的团队，负责长安汽车整个信息系统的构建，每年要做很多项目维护和运行维护。这个项目是信息管理部的部长提出来的，出现的症状和刚才讲的非常相似，这个三百人团队每天工作很忙，对整个的工作进度难以把握，每次开会都开很长时间，得不出很好的结论或者措施，于是他们希望导入精益办公。精益办公做了哪些事情呢，主要做了三件非常重要又简单的事情。第一个我们叫OBEYA目视管理，也就是把核心的业务流程完全地梳理一遍，并且用目视化的方式进行展现。看上去非常简单，其实非常复杂，因为把业务流程、管理的逻辑以及问题的解决和处理都要形成目视化的管理的话，那么需要相当多的时间。第二是对核心流程包括会议形成标准化的作业。第三是大家比较熟悉的，在办公室开展5S的活动。基本上以这三条线为主开展之后，从部级每周沟通开会4.5小时下降到1个小时，部下面有很多处，处级每周1小时降到每周0.4小时。大家会看到类似的问题，在很多办公室都会存在，那么我们就研究一下Why和What都需要做哪些事情？

为什么要精益办公

首先我们先谈第一个为什么，我们从范围来谈，大家看为什么要推进精益办公呢？在生产车间大多数公司都开展精益了，但是在公司的七大环节即市场、工程设计、生产计划采购分销，包括后台部门，如果是服务业，会计公司律师事务所，软件公司这些环节都没有开展，所以在范围层面采取精益办公是非常重要的。

第二个为什么要精益办公，我们从财务层面来看，大家知道办公室有很多的成本，在损益表上可以表现为管理费用上，通过这个精益办公，从领导角度说可以降低办公的流程成本，也可以减少出错率，缩短办公流程的时间，这是从财务角度来思考为什么要精益办公。

第三我们从人员层面上来思考，按照大型的跨国企业外资企业，在工厂所占的人数有可能占公司所有人数一半都不到，大部分人都在市场营销，工程设计、采购等部门，如果只要工厂实施精益，那么大量非工厂人员就没法参与精益的过程了。

第四我们可以从流程角度来切入，看为什么要做精益办公，大家会看到整个公司流程，我们收到原材料到仓库然后生产配送内部物流，外部物流直到客户那里，这是物在流，那么更重要的对企业来说是上面的信息流，包括订单、工程设计、采购、生产计划和供应商信息的传递，所有这些都是信息在流，所以仅仅改物流，没有信息流配合的话，那么这种改进是非常有限的。

第五，我们从文化方面来阐述，大家看到影响一个公司的文化的人往往是坐在办公室的，比如说我们公司推进5S，车间5S做的很好，但是你一到办公室，文件纸张到处都是，那么这样的企业改进文化很难建立，你在办公室传递出负面信息，放大作用是10倍，如果我们在办公室开展5S，那么这个正向效果也是有10倍，所以在办公室开展精益，对企业的改进文化起到一个非常重要的作用，因为大多数领导都在办公室，因为他影响一个企业的感情文化。

刚才从五个角度来阐述为什么要做精益办公，为什么要花这么多钱、这个时间研究这个Why，因为领导要搞清楚为什么做这件事，他才会有动力去做这件事，所以大家要花大量的时间先在Why这个层面搞清楚，或者说在团队里面形成某种共识。

开展精益办公的5层模式

下面我们进入What，精益办公的核心是源自TPS精益生产系统，理论上讲要对TPS要有深刻认识，TPS不仅仅是一组的工具，我们要研究一个系统；不仅仅是一个系统的部件，更重要的是要研究这个系统部件和部件是怎么衔接的，大家看到有两根柱子准时制、自动化，这些内容都是非常重要的。

在具体的办公环境中开展精益活动，那么我们要分析一下不同类型的办公环境，大概分成三类，第一类：重复性活动比较多的交易形办公，第二：项目型的办公环境，第三：就是后台型，行政办公型的，那么这三种办公环境所对应地开展精益导入模式会有所区别，在交易型办公环境交易重复比较多，JIT的作业，这些流动作业就非常重要了。在项目型的研发里，整个项目的过程管理，我们看到长安汽车的信息化项目中有大量的项目管理、目视管理、任务看板，这些工具就比较重要了。那么一般典型的行政办公环境大家都比较熟悉，办公5S、目视化管理、标准化等等都可以顺利展开。

通过前期在一些公司开展精益办公的经验，我们一定要在前三个月取得比较明显的快速突破，树立信心才能为后面的工作打下基础，办公室的同志比车间的同志难度更大，因为知识越多难度越大，所以快赢就变得非常重要，在推进距离上，把它总结为5层模式，在90天内最好能按照这个5层模式快速推进，分成基石、标准、绩效、优化、模式。

我们先从第一个开始，基石办公5S，很多企业不停在做办公5S，非常重要的是我们要理解，推进办公5S目的在哪里，不同的目的推进的手法不一样，在90天推进当中，我们通过办公5S进行投石问路，投石问路问什么？第一个，是不是可以让大家从简单的办公5S中获得收益，获得收益之后，大家形成了习惯，做了精益之后大家就可以取得很大的效果，那么在心理上会形成一个优势，为下一步打下一个好的基础。第二个通过办公5S我们也可以测试在这个办公区域，在这个部门难点在哪里，哪些人是比较困难的，哪些事是比较难做的，为什么会是这样？为下一步确定攻坚点，需找方向和难点，目标不是大扫除，总体目标是你在30秒钟找到任何想要找的物品，这个物品最好可以相互找。那么30秒钟也可以作为这个区域的领导来评估指导这个区域的检查的手段。

第二个我们在办公室建立标准作业，这个标准作业对办公室来说是比较难的，办公室不是车间，要树立这个标准的概念的话，我们要去从哪里入手，总是先从简单的入手。哪些是比较简单的，比如大家会看到我们每天都要用的东西：传真机、复印机等，都可以建立比较简单的标准，帮助大家可以迅速地学会，甚至建立维护的标准作业，提醒大家定期换墨，从简单的设备的标准作业入手，办公室推进首先要吸引大家有兴趣，能尝到甜头，然后进入最关键的会议的标准作业。这个会议标准作业是很多领导非常关注的，大家知道一个企业每天好多会议，会议的标准作业可以按照高效会议的指南进行会议的标准，包括会议前中后的标准来实施。最后就是在流程上了，流程可以影响到我们后面的关键技巧，特别是在一次性的项目型的，流程就变得非常重要，对流程的梳理，流程过程的目视化就是非常重要的，用书面的形式写下来，流程图需要有固定形式固定下来，为第三步打下基础。

第三层，流程梳理完成之后，我们需要对区域或者这个区域有几个团队，每个团队都要建立目视管理，分成哪几个目视管理？第一个是绩效的目视管理，这个团队到底有哪些目标和指标，要做绩效目视管理，第二是团队的目视管理。这个团队的人员职责、训练、问题的解决，我们要进行目视化管理以及工作流程的过程目视管理。第三个过程的目视管理是重中之重，销售、工程设计、过程的目视管理非常重要。采用的形式主要是目视的沟通管理板，目视板和管理板的特点大家知道和一般的宣传板内容是不一样的，宣传板的内容是不动的、静态的，管理板的内容是动态的，是经常要更新的，所以我们要建立团队的目视管理板，以这种形式开展。

第四层我们在流程清楚之后，我们采用一些流程的分析工具，来分析我们工作的流程，通过流程分析找到一些核心的问题，采用结构化的问题解决方法，PADC问题不断的解决方法，不断提升我们的绩效。有好几种流程图，从高度来看，把它分成四个高度。一般在顶层会用SIPOC来确定流程图的分析范围，因为很多的办公流程，部门和部门之间有边界；那么在高层，可以采用架子流图来分析部门或跨部门的核心流程。当跨部门流程很多的时候，还有一种叫泳道图，来帮助分析跨部门的核心流程。如果再细节地看中层甚至底层的话，我们一般会针对流程不同层级选用相应的工具或进行组合，来进行有效分析。对于问题的解决方法，不同的公司是采用不同的方法，典型的是A3报告会比较多，要看公司用什么结构化的问题解决方法，核心是PDCA。

第五层叫开放式办公，打破不同边界，打破小组的边界。特别是项目型的团队，其中有两个点，第一个就是要去掉隔板，最好是领导别有单独办公室，对于很多的隔板能够去掉。第二是站立式办公，也就是桌椅都是可移动的，带轮子的，可以随时组合用的，没有完美的办公布局，根据不同的项目，不同的任务，进行临时的组合。开放办公虽然概念很好，但是很多企业在文化上会有一些限制。在前90天内，开放式的办公暂不导入，因为开放式办公涉及到公司的文化改变，推进风险较大，所以放在后续开展。通过十二周精益办公开展，团队可以总结一下得失，为后续全面开展做好准备。

总而言之，大家会看到精益办公不仅仅可以用在生产性企业内的后台研发销售部门，在一些服务性的企业也是完全可以应用的。例如在上海陆家嘴金融区投资公司导入精益办公，通过流程改善、目视化、建立会议的标准，提升企业的运营效率。精益办公是企业全面推进精益管理的重要基石，通过精益办公的推广将精益思想延伸到非制造部门人员，让企业每一位员工都能学习精益、参与改善、不断进步。