对公文处理常见问题的几点思考和建议

喇全战中国石油集团渤海钻探工程有限公司石油工程总承包分公司

对公文处理常见问题的几点思考和建议

喇全战
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中办、国办联合印发的《党政机关公文处理工作条例》实施三年多时间里，笔者对部分党政机关、事业单位和国有企业单位公文处理情况做了调研，发现许多单位文书人员难以尽快适应新的条例规范，出现了一些共性的纰漏，影响了公文处理的质量和效率，从而影响了行政办公的速度和效率。对如何实现公文处理工作的科学化、制度化、规范化，笔者对公文处理做了深入分析，并对公文处理的常见问题提出了几点思考和建议。

公文处理；常见问题；分析；思考；建议

一、引言/概述

新的《党政机关公文处理工作条例》对公文处理的内容做了明确概括，即由公文拟制、公文办理和公文管理三部分组成，是党政机关、社会团体、企事业单位日常工作的重要组成部分，是上情下达、沟通信息、处理公务、协调关系的重要手段之一。因此说公文处理效率和质量的高低，体现了行政办公的速度和效率的高低。本文对党政机关、社会团体、企事业单位在公文处理过程中常见的问题予以剖析，并结合笔者多年的文书工作经验，提出若干建议，供机关、团体、企事业单位的文书人员参考。

二、当前公文处理中存在的主要问题

公文处理，是按照规范要求和规定程序进行文书处理的一系列相关工作，但由于公文处理工作繁琐，具体操作时难免出现一些纰漏。存在的主要问题有以下几方面。

1、发文环节存在的问题

（1）误用公文种类。常见的问题有：第一，下级单位给上级机关某一部门行文，为表达对上级部门的尊称，常常采用上行文种“请示”，而未采用“公函”文种。第二，向上级单位报告的事项中夹带请示内容，或者请示事项为多个事项。第三，对本单位人员进行表彰行文时，采用“通知”文种，而未采用“决定”文种。

（2）发文标题不规范。常见的问题有：第一，在标题中使用逗号、分号、冒号、句号、感叹号等标题符号。第二，标题较长时，断词不准确。

（3）主送机关不准确。常见的问题有：第一，主送机关比较多，导致公文首页无正文内容。第二，向上级单位行文，使用单位简称，而未使用全称或者规范化简称；或者直接向上级单位机关某一部门行文，这都是不允许的。第三，随意使用各有关单位。第四，各单位、部门或各类单位、部门间错用顿号；或用作定语的同类单位间错用逗号。

（4）正文内容不规范。常见的问题有：第一，引用公文标题时与原文不一致，存在多字或少字现象。第二，公文正文中出现表格、示意图、结构图等形式。第三，公文正文各层级标题体例使用混乱。第四，附件说明，只写成“附”，或写为“附表”；附件名称另起行，使用了书名号和标点符号。第五，附件名称较长需回行时，未与上一行附件名称的首字对齐。第六，印发、转发的文件，做为了附件标注。

（5）其他问题。第一，发文机关署名、成文日期和印章不规范。第二，印章页无正文文字，而标注了“此页无正文”。第三，正文后的附件序号和名称未对应一致。从法律意义上讲，可以不承认该附件是正文的附件，该附件失去了其应有的与正文同等的效力。第四，版记中，部分单位仍使用主题词，而新《条例》已取消了主题词。

2、收文环节存在的问题

（1）收发不及时。部分机关、团体和企事业单位未开发使用OA办公自动化系统，仍采用传统途径办理文件。文秘人员常因事务繁杂，或者长时间出差，有时会出现公文收取不及时的现象，造成工作延误，特别是时限性较强的紧急文件，不及时收取很可能给行政工作带来很大损失。

（2）处理不严肃。部分单位公文收发制度不健全，公文办理凭经验，凭习惯。部分单位即使建立了公文收发制度，但未严格执行，包括收发文不登记，不签字；不填写拟办意见，或者填写拟办意见后不署名，不署日期。

（3）留存不妥善。整理、归档、销毁是公文处理必不可少的环节。部分单位平时对公文等文书资料疏于整理，而是在归档时集中时间整理，由于归档时间紧，归档资料多，导致归档的资料不规范，不齐全，无法还原公文流转过程中形成的工作内容真相。

三、对于公文处理工作的几点建议

1、深入开展新《党政机关公文处理工作条例》的业务培训活动。各单位不仅要组织文书人员，而且要组织从事公文写作的人员，深入对新《条例》开展培训活动，对比新《条例》与《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》的调整与变化，结合公文处理过程中出现的问题，深入分析探讨问题产生的原因，制定工作改进措施，不断提升文书人员和从事公文写作人员的水平，建设一支业务水平高、工作作风硬的文秘队伍。

2、健全收发文登记制度。严格收发文处理程序，按照来文文种分别登记造册，确保公文分门别类，高效流转。定时查看来文记录，及时查找遗漏、拖延未发的文件，及时分发。对于已发送各部门、单位的公文，要及时核实确认。建立快速灵活的公文发送机制，特别是处理紧急电子公文时，由于系统功能和流程限制，如文件呈送领导但无法及时转送到相关部门，则应使用系统传阅功能或下载后纸质传阅，做到急文急送，不延误公文办理。

3、健全公文传阅制度。详细记录公文传阅动态，全程监控文件去向，实行特殊公文加密频次督办，普通文件定时督办制度。严格传阅手续，明确办理、阅知范围，做到公文动向可控、去向可查。严格做好涉密公文传阅的记录工作，绝密文件传阅时严禁扫描、复印，必要时可旁站监督。

4、实行限时办结制。根据公文内容重要程度、紧急程度和复杂程度，对公文分类，并明确各类公文的处理时限进行明确，对于特定时限无法完成的，要加强督办和协调，加快办理进度，防止出现职责不明、无人办文、误时误事的情况。根据公文要求在收文处理单上注明办理时限并做好记录。

5、建立责任追究制度。建立健全绩效考核机制，定期开展考核评比，评比结果与评优、薪酬挂钩，增强文书工作人员的积极性和主动性。

从文件制发角度讲，公文质量的高低一定程度代表着行政机关、企事业单位的形象；从文件收发和传阅角度讲，公文处理速度反映了行政机关、企事业单位行政办公的效率。广大文书工作人员应从单位的角度出发，增强对做好文书工作的责任意识，查找并整改公文处理工作中存在的问题，不断改进，提升水平，促进公文处理工作科学化、制度化、规范化。