试析事业单位档案管理信息化建设

2015-07-23刘立宁

科学中国人 2015年27期

关键词：档案资料检索事业单位

刘立宁

黑龙江省齐齐哈尔市依安县财政局

试析事业单位档案管理信息化建设

刘立宁

黑龙江省齐齐哈尔市依安县财政局

自改革开放以来，我国经济发展迅猛，其事业单位发展也在稳步上升，而随着档案需求量和数量的不断增加，事业单位档案管理面临着巨大的挑战，如何更好的利用当前先进的科学管理技术，对档案信息进行更规范的管理，也成为档案管理者面临的首要问题。本文主要针对事业单位档案管理信息化建设进行简单的分析讨论，并对如何更好的进行事业单位档案管理信息化建设提出几点建议。

事业单位；档案管理；信息化建设；发展

引言

档案管理信息化建设其目的在于更好的对档案文件进行较好的保留，为用户档案查询提供更多的便利，同时，档案管理信息化建设也是现代先进科学技术发展的重要体现。档案信息化建设主要是通过现代信息技术手段，将物质档案转化为电子信息并进行保存的过程，只有将档案信息化建设与传统管理方式进行结合，才能更好的促进未来档案管理发展。

一、当前我国事业单位档案信息化建设中存在的问题

（一）缺乏档案信息开发资源

就目前我国事业单位档案管理整体来看，其信息化建设意识不高，没有对档案信息资源进行合理的利用，档案信息资源内容匮乏，信息化管理质量水平均处于落后阶段。虽然目前我国已不断增加档案数据库，但这些数据库并没有得到充分利用，各地事业单位档案资料收藏率和开放率比重处于低下水平，不利于档案管理信息化建设。

（二）档案信息化管理安全性不够高

与普通档案资料相比，事业单位的档案资料管理具有一定的特殊性，由于许多档案资料可能涉及到国家机密信息，因此，在管理中必须保证档案资料的安全性。而在目前我国档案信息化管理中，许多事业单位忽略了信息资源的安全性问题，导致档案数据库遭到黑客入侵，档案资源安全令人堪忧。

（三）管理人员素质水平不够高

相对于社会上其他工作而言，事业单位档案信息管理工作显得平淡无奇，一些喜欢挑战的年轻人，很难在这样的工作岗位上长期工作下去，导致事业单位档案管理难以招聘到经验丰富，且愿长期从事该项工作的管理人才，而管理人员的不断更换，在工作交接不清楚时，很容易造成档案资料丢失问题，导致档案管理处于混乱局面，不利于事业单位档案信息化建设。

（四）档案检索率低下

根据检索方式档案检索可分为手工检索和计算机检索两大类，而计算机检索的速度主要取决于计算机硬件设备，许多事业单位并未认识到这一点，仅认为加大资金投入就可提高检索率，虽在一定程度上增加了检索设备，但其设备硬件质量普遍偏低，检索速度也并未得到本质提升，反而引起档案重叠等新问题。

二、关于促进我国事业单位档案信息化建设的几点建议

（一）制定完善的档案管理制度

事业单位不同于一般单位，其存在目的主要在于为社会服务，而国家对事业单位档案管理工作有着明确的法律规定，这就意味着事业单位档案管理工作必须在法律约束下进行，因此，要想提高事业单位信息化建设水平，国家就必须根据当前我国事业单位档案管理实际发展情况，制定完善的信息化管理条例，让事业单位档案管理人员在信息化建设管理工作中有法可依、有章可遵。

（二）对事业单位档案信息化建设进行合理规划

在科学技术不断发展的今天，信息化建设是事业单位档案管理发展的必然，而事业单位在进行信息化建设时，应结合自身发展需求，对信息化建设进行深入的了解、剖析，并制定近期发展目标及未来发展目标，切忌盲目跟风，才能使档案信息化建设工作顺利进行，实现档案管理可持续发展的最终目的。

（三）制定完善的档案信息化建设监督制度

强有力的监督制度是保证档案信息化建设发展的重要手段，因而，在档案管理信息化建设实际工作中，事业单位应将内部监督与外部监督相结合，及时发现档案管理信息化建设中存在的问题，并督促工作人员进行改正，不断规范员工的工作行为，提高其工作责任心，才能建立起安全、高效、完善的档案管理信息化系统。

（四）全面提升管理人员综合素质

科学技术的发展，档案管理信息化的建立，都要求事业单位档案管理人员必须不断的提升自身管理技术与方法。对此，事业单位应多注重档案管理人才培养，加强管理人员管理理论与实际管理技能培训，摒弃以往传统管理中的缺点，对其进行创新改革，创造出适合当今时代发展需求的管理理念，从而促进档案管理信息化建设发展。