医院基建档案的科学发展之路

王亚琦

摘要：本文以医院基建档案管理重要性的简单分析为切入点展开论述，接着阐述对医院基建档案管理不科学、医院基建档案管理缺乏专业人才以及医院基建档案管理的硬件建设不足三个角度简要分析医院基建档案管理中的问题，最后从强化专业技术培训提升基建档案意识、实现档案管理人员的可持续发展以及加强基建档案管理的硬件建设逐步实现档案管理信息化三个角度详细阐释医院基建档案管理的科学发展之路。

关键词：基建档案；管理；发展

医院部门的基建档案管理的工作对象主要是基建管理和工程项目管理中比较有价值的文字材料、图表报告、设计图纸以及影音材料等。医院基建档案是本单位基层工作的详实记录材料，主要记载着工程过程与医院建设的阶段性成果。随着我国医疗机构的发展和基础建设项目的不断增多，许多基建材料和相关信息逐渐成为档案管理的服务对象，为以后医院的基建、扩建和改建积累了大量的档案信息，能够对以后的建设活动提供必要的帮助。

一、医院基建档案管理的重要性

在医院基础建设工程期间，无论是开始的项目立项仪式，还是最后的竣工质量验收活动都有大量值得保存起来的文字材料和图表报告，一份份档案资料记载着医院基础建设过程中的每一个具体环节，从而形成具有很高价值的体系化档案资料。因此，医院部门的基建档案不仅是医院规模发展壮大的详实记录，也是医院工作人员与基建人员的智慧结晶。基建档案记录着医院基础建设的前期设想和规划，记载着基础建设项目的技术可行性和经济合理性，为医院部门以后的改建和扩建提供强有力的研究支持。医院部门的基建档案还记录着投资预算中的技术数据和费用数据，为将来审计部门的核查提供了丰富的第一手材料，能够有效控制医院财产的流失与管理阶层中的贪污受贿现象。

二、医院基建档案管理中的问题

医院基建档案管理工作起步较晚，管理工作经验不足，信息化程度不高，也没有现成的模式可以借鉴，存在着一些不尽如人意的地方。

第一，对医院基建档案的管理不科学。在基建过程中，档案管理工作经常受到忽视，往往在工程竣工后才匆匆准备施工过程的档案材料，甚至是主观编写一些丢失的材料，从而造成了基建资料不能如期归档和档案质量的下降。另外，建设工地的资料员专业技能欠佳，档案管理的经验不足，上交的基建档案材料在书写、格式、手续保存、原件管理等方面存在较大问题，从而使档案质量很差。尤其在竣工图编制方面存在的问题更加严重。

第二，医院基建档案管理缺乏专业人才。医院部门的基建档案管理人员一般是由医生、护士兼职，专业不对口，基建档案管理人员面对如此多的文字材料、图表报告、设计图纸以及影音材料等茫然失措，不知道如何进行科学化、高效化的管理，只能将基建档案存放保护起来。能力偏低、专业经验不足的基建档案管理人员在资料的存档、归档、管理方面存在较大问题。

第三，医院基建档案管理的硬件建设不足。在基建过程中，档案室一般都设置在工地旁的简易房内，虽然能够方便档案材料的及时归档与查阅，但是简易房潜在的安全问题很大，如果发生狂风、暴雨、大雪等恶劣天气时直接威胁到简易房的安全以及存放在其中的基建档案材料的安全，而且档案材料一旦受损，就无法修复，另外，简易房不具备防虫、防潮的措施，非常不适合基建档案的存放。

三、医院基建档案管理的科学发展之路

（一）实现基建档案管理的科学化

第一，强化专业技术培训，提升基建档案意识。医院领导阶层要利用举办专业技术培训班的途径提升全员对基建档案重要价值的认识，积极学习《中华人民共和国档案法》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》等相关法律法规，大幅度提高全体工作人员的档案管理意识，提醒所有工作人员注意保护和及时归还借阅的档案资料，提升档案资料的安全等级，使科学化档案管理的理念得到推广和普及。因此，专业技术已经成为基建档案管理实现科学化的有力抓手。

第二，严格材料归档程序，提升入档资料质量。在医院基建档案管理过程中，档案管理人员要与施工单位及监理单位积极协商，明确材料归档的程序以及入档资料质量的具体要求，将档案管理的相关要求细节印刷成文字材料，让施工单位及监理单位的材料整理人员明白自己的工作要求和材料要求，从而有效减少档案资料交接过程中对质量要求出现分歧的现象。另外，基建档案管理人员对施工单位及监理单位的档案资料按照具体质量要求逐一核查，对文字表述不清楚、格式不正确、图表不细致、手续不完备的情况都拒绝入档重新整理，把好档案资料的入档关，为医院基建档案质量的提升奠定坚实的基础。

第三，强化项目竣工资料管理，规范档案资料内容。《中华人民共和国档案法》规定项目竣工档案资料必须由施工单位和监理单位合作完成，并明确项目竣工档案资料中编写工作与审核工作的具体分工和职责。医院基建档案管理人员要与监理人员协商好项目竣工资料的审核标准，共同要求与监督施工单位保质保量地进行项目竣工档案的编写和准备工作，对建设过程中的施工图、竣工图以及突发事件处理记录都要一一记录在案。

第四，完善档案管理制度，落实个人岗位职责。医院管理阶层要制定和完善本单位的档案管理制度，提高基建档案管理人员的工作规范性和科学性，使档案收集、档案整理、档案归档、档案保密、档案统计、档案借阅等诸多工作细节都有翔实的操作规范，不但提高基建档案管理人员的质量意识和法律意识，也要提升档案管理人员的专业工作技能，更要落实个人岗位职责，明确个人档案管理工作的具体内容与应该担任的具体责任，促进档案管理工作质量的提升。

（二）实现档案管理人员的可持续发展

高等院校毕业的专业人员很少到医院部门工作，在一般医院中能够担当起医院基建档案管理的综合型人才少得可怜，因此，医院基建档案管理的科学发展只能依靠内部挖潜。首先要选择比较年轻、有学习精神和钻研能力的工作人员担任基建档案管理工作，使基建档案管理的后期提升工程拥有足够的潜力以及人力资源支持。其次，强化基建项目与档案管理的协调一致，防止出现档案管理过程中的临时抱佛脚现象，规范基建档案管理人员的日常工作，有效提高基建档案管理水平，为基建档案管理的科学化发展奠定基础。最后，对基建档案管理人员进行分期培训，给予基建档案管理人员提高个人专业技术与业务能力的机会，帮助基建档案管理人员拓展知识视野，做好成为优秀档案管理人才的准备。

（三）加强基建档案的硬件建设，逐步实现档案管理的信息化

首先，提升简易房使用过程中的危险意识，及时做好恶劣天气的防范工作。简易房成为医院基建档案管理的物质基础无法避免，而在简易房中进行基建档案管理工作的确存在很多不安全因素，因此，在基建档案管理过程中要大力提升简易房使用过程中的防范意识，及时做好恶劣天气的防范工作以及防火、防盗、防虫准备，将基建档案管理中的危险系数降到到最低。

其次，针对档案管理的硬件条件，实行档案管理的安全高效，尤其要强化对当天入档的文字材料、报告图表等纸质材料的管理，将入档的纸质档案及时送交医院的档案室，以防范突发恶劣天气对纸质档案材料的直接威胁。基建档案管理人员还要对电子版材料养成及时备份，并及时上传到医院档案室储存，以防不测。

最后，逐步实现档案管理的信息化，提高基建档案管理的科技含量。信息化与先进化是档案管理工作的发展方向和有效途径，能够极大地提升基建档案管理人员的业务能力，科学规范档案管理人员的工作行为，实现基建档案管理质量的大幅度提升，有助于实现基建档案管理的科学化。

结束语

积极探究医院基建档案管理的科学发展之路，大力提升基建档案管理的服务质量与业务水平，全面开发医院基建档案管理的潜在价值，完善医院各部门的体系发展，有效解决医院发展过程中基建档案管理的短板，协调医院各部门之间的关系，为医院整体服务质量与工作效率的提升奠定基础。

参考文献

[1]韩燕慧《浅谈医院基建档案科学化管理》《医学美学美容：中旬刊》 2014年 第11期

[2]卢敏秀《浅淡医院基建工程档案管理存在的问题和对策》《现代企业教育》2014年24期

[3]石宝春、罗辑，《论新形势下医院基建档案的规范化管理》《中国误诊学杂志》， 2009年 第36期endprint