高校档案分类归档工作探析

贺莉++程依萍

摘 要：科学规范的档案管理是高校稳步发展的前提，做好档案管理工作，应建立健全的管理体制，开创优秀的档案管理，是提升高校的管理水平。实现档案的规范化归档，是档案利用的基础，是促进经济社会的全面发展，提升高校在竞争中的地位。

关键词：档案管理；高校档案；归档；利用

一、问题提出

档案是最早产生的文献之一，是现代社会信息的重要门类。高校档案是学校发展的重要组成部分，是学校发展的一部分，又要与学校发展共进，同时在学校发展中发挥独特的作用。它由具有保存价值的各种文字，图表，声像等构成，因此作好档案管理工作，是档案利用的前提。档案实体管理分为收集、整理、保管、统计等工作环节，随着档案的信息化发展，很多传统的纸质档案逐渐被电子档案替代。档案机构在收集档案之后，须对档案进行详细的整理， 对档案信息进行有效的整合， 并采取多元化的利用方式，为社会提供良好的实践服务，因此档案的收集及立卷就成了一项非常重要的工作。

二、高校档案分类具体工作

档案工作由校长领导，纳入高校整体规划，建立健全的档案机构、档案库房，由高校各部门选出兼职档案员，每年由兼职档案员整理移交给档案机构的档案工作者，并立卷入库。

高校档案主要分为五大类：学生成绩、论文、名册等为教学类；学校行政、党群部门产生的文件、会议纪要归为党政类；财会档案、学校申请的科研项目及基建部门的相关资料；学校派遣相关人员出席的国际会议，考察、讲学，聘请的境外专家、中外合作办学，港澳台专家、学生等材料归为外事类；其次为出版及声像类。下面，分别对各类档案的归档进行详细探讨。

（一）教学档案

教学工作是学校工作的重心，它担任着重要角色，教学档案是反映教师和学生教学的情况及对学术成果的肯定，具有一定的保存价值。由于过去学校对档案的不重视，使得学生成绩混乱、缺失等不规范化的归档，给档案的利用带来了极为不便，也给学校及学生造成了负面影响。随着档案知识的普及，高校各部门对档案工作逐渐重视，通过档案管理工作者对各学院的指导及协助，教学档案形成了一套规范化的归档流程。各学院每年对学生成绩按班归至档案馆，学位论文以学院为单位进行归档，最后由档案工作者对成绩进行编目、装盒、输机；学位论文则实行一人一盒制。在利用教学档案时，直接在档案管理系统里输入相应的信息，查询到档号，取出档案，从而提高了档案利用的效率。

（二）党政档案

党群行政档案包括学校各行政单位每年产生的文件，是评价党群、行政工作和档案工作的依据。党政档案包括人事处的聘用合同，审计处审计资料，党政机关形成的文件，会议材料，政府部门颁发的文件、法律法规以及一些有参考价值的文件。具有永久和长期保存价值的文件材料必须准确、签章手续完整，发现问题及时补救。

党政档案的文件资料为原始件，按时间顺序排列。批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；结论在前，依据在后的归档原则。

（三）基建、科研、财会档案

基建档案是高校校园中各种建筑物，地上、地下管线等基本建设工程的规划、施工等活动的记录，是评估基建工作和档案工作的依据，是反映项目建设的全过程。包括基建文件、施工技术文件，施工合同、设计图纸、投标文件等。基建档案按项目组卷，剔除重份，图纸采用“手风琴”式折叠。

科研档案是反映高校科研成果的依据，包括科研管理、科研准备、申报奖励等文件。与国内外合作的研究课题，经学校批准申报所获得的各项成果，均应由兼职档案员整理移交给档案工作者。

财会档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等材料，是记录学校经济业务的史料。由专人按照财会档案移交清册所列的内容逐项交接，并签名盖章，任何人都不得私自拆封或抽换。最后档案工作者对财会档案的保管期限定期对旧的财会档案进行专业销毁，销毁单位出具销毁凭证。

（四）外事档案

外事档案是学校对外合作的桥梁，它由出国、出境资料，专家聘用合同，学术交流涉外教育等材料组成。高校外事档案能真实反映学校对外合作与交流的全过程，是支撑本科教学水平提高的依据。在归档过程中需去粗取精，概括整理出高层次的档案信息，分类整理、装盒，对同一性质的档案进行文摘汇编，以便于不同的利用。外事档案的查阅须由单位开介绍信，持本人身份证，登记后方可允许阅看。

（五）出版、声像档案

由学校自行编辑出版的学报、学术刊物以及出版的样书、审稿单交由档案工作者统一编制目录，对于出版合同、原稿则由部门建立出版社档案分室，高校档案馆指导协助。

声像档案是指被计算机识别，按一定格式存储在磁盘、光盘上的电子档案，如照片、视频等。电子档案能节约能源，节约档案占用空间，易于管理，不易丢失，可以提高工作效率。随着档案信息的网络服务，电子档案已成为高校档案归档的趋势。因此声像档案应选择声音、图像清晰、完整，体现主题内容等因素的材料，按载体类别、年度、保管实体顺序编号，打印或粘贴实体说明标签、档案目录、保管期限、制作单位及时间。

三、结语

高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构，因此做好档案的归档是档案利用的支柱。档案开发利用已经成为了不可缺失的信息资源，加强档案的开发利用，实现资源共享。档案工作者需指导各部门形成一个规范的归档流程，在立卷中，编制好目录、档号、备考表等，这将有利于档案的高效利用。同时，应加强档案的数字化建设，将重要的纸质档案制作成电子档案，方便查询，为纸质档案的不确定因素提供了备份。在人才资源开发上，成立熟悉档案业务及计算机操作的复合型人才，加强档案工作的指导、监督工作。各级领导对档案工作的重视，使高校得以稳定、健康的发展。

参考文献：

[1]王丽.浅谈档案管理工作的重要性[J].山东：图书与档案.2010.23

[2]党跃武.四川大学档案管理服务手册[M].四川：四川大学出版社.2014endprint