探讨档案信息化建设中的档案信息服务

2015-07-18王芑菲

科学中国人 2015年21期

关键词：避暑山庄博物馆档案管理

王芑菲

避暑山庄博物馆

探讨档案信息化建设中的档案信息服务

王芑菲

避暑山庄博物馆

计算机信息技术是二十一世纪的标志，将计算机信息技术应用在档案管理中，能有效地提高档案管理工作效率，提高档案管理水平。文章以避暑山庄博物馆为例，分析了档案信息化建设中的档案信息服务，从而为同类研究提供参考。

档案信息化；建设；信息服务

前言

计算机信息技术的飞速发展改变了档案工作的形式，在新环境下，建设信息化档案已经成为档案发展的重要方向。档案的信息化建设能实现档案管理的网络化、数字化，实现档案信息的高效、快速传递，同时档案信息化还能实现档案信息的高度共享，由于档案信息化建设质量是通过档案信息服务体现出来的，因此，要根据档案信息化建设，对档案信息服务进行分析。

1.合理配置档案信息资源

在避暑山庄博物馆档案信息化建设过程中，信息资源的配置是根据信息资源需求情况确定的，通过对信息资源分布情况进行分析及调整，来提高信息资源的使用效率和使用效果。避暑山庄博物馆的档案信息资源配置是由信息资源配置效率和信息需求两部分决定的，避暑山庄博物馆的档案信息资源是社会信息系统的重要组成部分，其档案信息资源的配置情况不仅对档案信息资源的开发利用效率有很大的影响，还对档案信息服务效果有有很大的影响，因此，加强避暑山庄博物馆信息资源的配置管理是十分重要的。

1.1.案信息资源配置需满足信息服务需求

在配置避暑山庄博物馆档案信息时，首先要满足信息服务的需求，要从用户的角度出发，以满足用户对档案信息不断需求为目标，最大限度的提高档案信息资源配置的有效性，降低档案信息资源的内耗与重复性，从而用有限的档案信息资源，创造无限的经济效益，并实现在一定社会范围内的信息资源均衡配置。

1.2.藏结构

档案馆是收集、保存档案信息的重要场所，是开展档案信息化建设的关键，对于档案信息化建设中的档案信息服务，需要从用户需求出发，不断优化馆藏结构，从而为用户提供更加优质的档案信息服务。受传统思想的影响，档案馆在进行档案信息资源配置时，经常会过于注重档案信息的数量，而忽略了档案信息的质量及种类，使得馆藏中只有一种或者几种信息资源，这就很难满足用户需求。因此，在进行档案信息化建设时，要均衡的配置各个方面的档案信息，优化档案信息资源配置，并最大限度的降低馆藏成本，从而提高馆藏档案信息资源的使用效益。

1.3.强档案信息资源配置管理

对于档案信息资源配置管理，可以从宏观和微观两个方面进行，首先在宏观上，通过统一规划建设档案馆信息资源，优化馆藏结构及档案信息资源布局，并且在社会信息系统中，实现档案信息资源的共享，从而促进档案信息资源管理与使用的一体化。其次在微观上，要提高档案信息服务水平，提高档案信息的使用效率，从分发挥档案信息资源的价值。在新环境下，档案信息的收集、整理、保持、查询等方式发生了极大的变化，而用户的需求也在持续不断的发生变化，因此，要改变传统的档案信息资源配置管理方式，采用先进的管理方式，从而为用户提供及时、有效的档案信息。

2.面向用户提供档案信息服务

2.1.进技术的广泛应用

信息技术是构建档案信息化的基础，在过去，档案信息主要用于保存、管理，而在新时期，档案信息主要为用户提供服务，为满足用户的需求，为用户提供良好的档案信息服务，需要加强先进技术的应用，利用先进的信息技术进行档案信息服务，从而有效地提高档案信息服务水平。二十一世纪是一个信息化时代，计算机系统已经广泛应用在社会各个行业，而在避暑山庄博物馆档案信息管理中也是如此，视听型、机读型、缩微型等新载体档案越来越多，在这种环境下，当档案管理人员必须不断完善自身的知识结构，提高自身的技能水平，将信息技术知识纳入自身的知识结构中，从而为档案信息服务的开展打下良好的基础。

2.2.定面向用户服务策略

在网络环境中，档案信息用户的类型很难确定，同时随着档案信息用户的增多，逐渐朝着复杂化、多元化的方向发展，在这种情况下，避暑山庄博物馆档案管理部门需要充分利用网络公共信息平台，对不同的用户需求进行分析，并为其提供专门的服务，从而有效地提高档案信息服务水平。随着档案信息获取渠道的增多，档案管理部门需要重新定位档案信息服务工作，对用户的需求、价值取向、信息利用率等进行全面分析，尽量构建比较稳定的用户群体，从而有效地提高自身的竞争力。

2.3.合多种服务形式为用户提供档案信息服务

在档案信息化建设中，档案信息服务具有交互性、开放性、全天候等特点，档案信息服务需要全面面向用户，从而满足不同用户的需求。在新环境下，档案信息的复制件阅读、原件阅读、档案查阅等发生了极大的改变，用户更加关注获取档案信息的方便性和档案信息的时效性，因此，档案部门要结合多种服务形式为用户提供档案信息服务，不断提高用户的满意度，提高自身的档案信息服务质量。

3.加强信息安全管理

在信息技术飞速发展的今天，信息已经成为一种十分重要的资源，成为开展各个工作的基础，实时、高效、准确的信息已经成为促进社会发展的重要基础，而在档案信息化建设中，档案信息服务也朝着更加开放的方向发展，但由于档案信息化是在网络中实现的，而网络中还存在一定的不安全因素，如病毒、黑客攻击等，这都会对档案信息安全带来隐患，因此，要在提供档案信息服务的过程中，要加强安全管理，根据实际情况，构建完善的档案信息安全管理体系，对信息访问者进行安全检验，避免发生恶意篡改、删除档案信息的现象。