现代档案管理信息化建设的实施分析

2015-07-17黄卉

科学中国人 2015年12期

关键词：管理系统单位档案管理

黄卉

十堰市疾病预防控制中心

现代档案管理信息化建设的实施分析

黄卉

十堰市疾病预防控制中心

随着科学技术的飞速发展，我们生活的发展速度比任何一个历史时期都迅速，科技改变了我们的生活，也改变了我们的行为方式。档案管理也不例外，计算机和互联网的普及率大大提升的今天，一切人类活动都可以以计算机为基础进行。传统的档案管理已经不能够适应社会的变化和高效了，在信息化管理的今天，档案管理要进行改革创新，也需要档案信息化。

新形势；信息化；档案创新；建设发展；分析

一、科技改变生活

档案管理历来都是一个企业或单位的管理工作中的重要内容，特别是传统形式下的档案管理，工作任务是十分繁琐的。首先要考虑单位的人事流动和人口基数，再加上每年进行的工作汇报、个人资料更新等等一系列事项，林林总总加起来的数量是很惊人的，管理起来也十分麻烦。既要按照自身的情况选择合适的分类，又要将不同属性的各类档案进行整理归编。这是相当繁琐的工作内容，不仅如此，我们更需要花掉大量的时间和精力来对档案进行保管。

一个单位的档案在常规情况下的各类档案都是需要长期保存的，如果继续延续传统的方式进行档案保管，势必花掉大量的人力物力，单是防潮防虫外加库房租赁就是一笔不小的开支。而且，纸质档的档案是没有备份的，仅此一份，所以保管的难度是相当大的。相比之下，信息化的保管方式就可以完全避免此类问题的发生。电子档的文件不仅可以随时查阅，还可以进行上传备份，计算机软件可以帮助档案管理人员更好的归纳、保管、查阅、更改、共享和应用等优点，还能节省人力、物力的成本，便捷高效。可以说，信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。

二、档案信息化建设的深刻意义

1.档案信息化建设是为实现联系更紧密、信息更及时的一个管理过程。在这个过程中，信息化是关键，也是这个过程中最重要的手段。就是要利用信息化来实现各项可共享信息和资源的获取、传递、利用、共享等功能，同时它也是资源优化、重组配置的关键工具。在一家单位中，如果能够实现档案系统的信息化管理，那么这家单位就可以实现基本的现代化了。

2.档案信息化管理是一种创新和融合。当档案管理系统信息化这种新的管理系统和模式出现后，老的那一套管理办法就面临着一场更新和革命。这样的问题是属于管理层面的，并不是单纯的IT工具的应用就能够解决的。所以，每一个现代化的单位都应该正确对待信息化建设，积极改革创新谋发展，努力在市场经济这片汪洋大海中扬帆起航。只有不断的随着时代的变化而变化，随着时代的变化发展而创新的单位才有能力在激烈的市场竞争中存留。在科技如此高度应用的今天，许多单位也面向产业化的发展，这就意味着必须要面临残酷的市场竞争。商场如同战场，每一次的改革都是一次资源重新分配的转折点，这关乎一个企业的生死存亡，更需要管理层面的创新和融合，只有这样，企业才能面向现代化，才能有更加长远的未来。

3.档案信息化管理是一个动态过程。档案系统信息化的发展是随市场的变化而不断提高完善的，而无论是企业的内部环境还是外部的市场环境，都不是一成不变的，而是不断变化发展的。所以说，信息化管理不能只依靠信息化工具，而是要将这个采集信息的过程与企业内部的战略目标和业务流程紧密联系，只有这样，信息化管理才能真正的发挥其作用。在这样一个动态的管理模式中，以前的任何方式都不可能拿来复制，这就要求我们必须努力的将档案信息化管理的动态过程与企业的管理发展相适应。

三、将档案管理信息化的方法和途径

首先，要建立健全档案管理系统。档案的信息化是一个单位的发展的时代方向，不仅可以解放和发展劳动力，还可以提高档案管理部门的工作效率。信息化会让档案的收集汇编工作有效地进行，加快档案的整编速度，更好的为单位的其他部门提供服务。而这个档案管理系统并不单纯的是指以现代化工具进行管理，而是包含着有效配置单位内部及其相关单位的各种资源、运用各种信息渠道，以更准确的信息和更便捷的服务管理对常规工作进行更好的服务的管理过程。

其次，加强信息数据库建设。将档案信息化之后，数据库的建设可以使档案管理部门的职能随之发生转变，从原来的整理和保管职能变成了现在提供电子信息服务的职能。这可以让单位更好更快的进行其他各项常规工作。对于档案的二次利用和查询来说，信息化也能提供便捷高效的服务。一个单位的档案信息体系的建立让管理者在几秒钟之内就可以通过关键字检索或者分类查询的方式找到相应的信息，进行查阅、检验或是删改。另外，实际应用当中，信息化的管理模式也十分实用。比如说，如果一个学校可以更快速的让学生在校园网平台上查阅成绩或是进行考证报名，然后由系统自动反馈、整理、归编，有效地对档案进行使用和备份，让学生在学校的档案记录变得更加透明化、公开化，从另一个角度上来说，它也具有保证公平性和监督性的职能。

最后，要定时定期的进行系统维护和升级，给公司的服务系统提供一个安全的内环境。网络这个复杂的环境并不是那么安全可靠的，档案管理信息化的一大特点是将企业的各类档案资料和客户信息链接到了开放而又鱼龙混杂的互联网上。因此就必须要求企业所采用的档案管理系统具有极高的安全性。互联网开放的特性会给企业的恶意竞争者带来可乘之机，他们可以肆无忌惮的恶意攻击企业的管理系统，发送病毒致使公司的服务器瘫痪，甚至盗取泄露公司的各类资料、信息。如果企业的档案资料被泄露，将使企业陷入十分被动的不利局面。因此对于电子化信息化的档案来说，保证信息安全，防范信息泄露也是不容忽视的重要工作。同时，我们也应该积极响应各个杀毒或防火墙安全公司提供的安保服务，在系统安全方面，我们永远都要提高警惕，保持较高的警觉，时刻为系统安全进行保护工作。