高职院校图书馆图书档案数字化建设研究

2015-07-16郭峰

新媒体研究 2015年1期

郭峰

（南阳医学高等专科学校，河南南阳 473061）

高职院校图书馆图书档案就是指在高等职业院校图书馆图书管理服务工作过程中，日积月累形成的一种特殊专业档案，它有别于人们日常中所说的文书档案。怎样架构既合理又科学、既方便又实用的图书馆图书档案数字化网络管理系统，从而促进和提高图书馆服务水准和服务效率，是当今全媒体时代高职院校图书馆健康、持续发展亟待破解的现实问题。

1 高职院校图书馆图书档案建设现状

1.1 高职院校图书馆图书档案包含的领域、类别及数目快速增加

现如今，高职院校图书馆图书档案主要是文本档案及少量的电脑数据电子档案。随着高职院校的快速发展，也对图书馆图书档案服务工作提出了更高要求，图书档案管理服务涉及范围逐年扩展，海量的图书馆图书资源都要逐一整理归档，随着图书馆图书档案形式的多样化，既有传统的纸质图书又有现如今网络时代的电子图书、电子课件、音视频等，最近五年每年需归档数均都超过十余万卷，急剧增加的图书数量与馆藏场地间的矛盾、因循守旧的传统借阅管理服务模式与信息时代大学生的知识需求快节奏间的矛盾日渐突出和明晰化。

1.2 高职院校图书馆图书档案的使用率逐年攀升

伴随着本世纪以来我国高校教育制度改革逐步深入，高职院校扩招逐年增加。数以万计的在校生规模，与高职院校图书馆传统管理服务愈加不相适应，尤其是被传统束缚而不重视的数字化图书资源，其被读者利用次数越来越多，据河南工业技术学院图书馆近五年图书档案使用状况统计显示，到图书馆询问、浏览、查阅、下载、打印电子图书档案各类读者，包括在校生、毕业生、教职工、校外学生、社会人员，无论是人数还是频次均大幅攀升，有压倒传统纸质图书借阅之势。

1.3 高职院校图书馆图书档案的使用覆盖面和领域不停扩容

由于历史原因，多年来高职院校图书馆图书档案服务重点是本校的在职学生以及教学、科研人员。在党的十八大工作报告中明确指出具备条件的大学图书馆要逐步对周边社区和中小学开放，于是近年来高职院校图书馆图书档案管理服务工作迅速延伸，在保证本校读者需求的情况下，尽最大可能向周边辖区居民和中小学逐步开放，满足他们对知识的需求，发挥公共资源的最大效能。如南阳师范学院开通的“超星图书馆”及“汉文化研究馆”，主要是面向南阳市武侯社区居民和南阳市第二十三小学、卧龙实验中学和南阳市八中提供学习服务。

2 高职院校图书馆图书档案数字化建设思路

信息数字化在图书档案信息资源建设和管理中的具体运用，既能实现图书档案管理数量的大幅提升，更能实现图书档案管理质量的跨越式飞跃，同时也将极大地提高图书馆服务效能。因此，高职院校图书馆要想更充分地发挥自身服务功能，就必须高屋建瓴地全面、多角度思考和建设图书档案数字化。

2.1 建章立制，加强图书档案管理制度建设

制度是开展一切工作的工作原则和工作要求，毫不例外，高职院校图书馆图书档案管理也要从制度建设上开始抓起。要制定一系列的规章制度，譬如高职院校图书馆图书档案立卷、归档、安全保密管理；查询与调阅、存储与备份、鉴定和销毁等等配套管理规章制度；还要从人员管理上着手制定人力资源管理制度，譬如图书馆馆员岗位职责，平时考核和监督办法，图书档案量化考评指标体系等。另外，也不能忽视图书档案规范流程的管理，如从图书档案最初的信息获得、上传、签批、归档；同时，图书档案数字信息导入以及网上签批及流转和归档应同步运行，从而进一步提高工作效率，更加规范图书档案的管理。

2.2 科学规划高职院校图书馆图书档案数字化建设方向和目标，有条不紊推进数字化图书档案建设进程

高职院校图书馆图书档案数字化建设的意义就在于通过提供数字化图书档案信息为全校师生以及社会人员提供学习和实践服务。库存的大量图书档案怎样发挥其自身价值，一方面在于社会的需求，另一方面更在于图书馆馆员如何开发和运用。图书馆应根据广大在校老师、学生及社会公众的需求，对图书档案数字化建设进行投入产出效能综合分析，科学规划，有的放矢地进行统筹部署。1）对那些经过鉴定、甄别的还具有重大保存价值的濒危图书档案加紧进行数字化；2）对那些需要永久和长期保存的图书档案及时数字化；3）对利用或咨询次数较多的图书档案加快数字化；4）对那些有地域特色或宝贵的图书档案及时数字化，确立高职院校图书馆图书档案数字化建设方向和目标，有条不紊地推进数字化图书档案建设进程。

2.3 建立健全高职院校图书馆图书档案数字化建设风险控制制度

高职院校图书馆图书档案数字化建设要有大量资金持续不断地注入来保障。在整个数字化建设过程中，无论是因为国家政策、学校规章制度，还是图书馆图书档案数字化建设人员调整或资金预算等诸多因素，均将会出现一定的预期风险，这些预期风险主要有：1）系统专业人员或管理人员的突变，从而使软件系统的开发中止；2）资金链断裂或年度预算偏低以及超支从而使有关硬件设备购入延迟或搁置；3）机密图书档案资源数字化过程泄密；4）数字化过程可能发生的知识侵权、产权纠纷等。为此，必须建立健全高职院校图书馆图书档案数字化建设风险控制制度。制定各种预案以防范各类风险的发生。如建立财务风险防控预案、技术保障风险防控预案、知识产权风险防控预案、网络安全风险防控预案等，把各类风险降到可控范围内，保障高职院校图书馆图书档案数字化建设顺利实施。