浅谈企业文件材料收集与归档工作的对策

吕荣 白城市月亮泡水库管理局

浅谈企业文件材料收集与归档工作的对策

吕荣 白城市月亮泡水库管理局

现代企业档案收集的齐全与否，直接影响档案工作其他环节，确保企业档案的收集完整与准确，档案工作才能存在并得到发展。本文分析了现代企业档案收集工作中存在的问题，提出了企业文件材料收集与归档工作的对策。

乡镇场 档案 收集工作 对策

随着现代企业制度的不断完善，给档案工作带来了一些新的问题。作为企业管理工作的重要组成部分，现代企业档案管理应高度重视文件材料的收集与归档工作，全面分析档案管理过程中存在的问题及原因，并采取有效的改善措施，确保企业档案的收集完整与准确，更好实现企业档案管理工作迈上新台阶。

一、加强企业材料收集与归档工作的重要性

文件材料的收集与归档工作是企业各项管理工作的关键部分，是提高企业管理工作效率与质量的前提条件。此外，企业档案也是对各单位发展历程的记载，可为企业的经营发展与科学决策提供参考依据。企业每年产生的文件材料很多，将它们积极有效的收集与归档，不仅能确保各种文件材料的完整性与正确性，而且还能将重要的文件材料进行详细记录和保存，有利于决策者深刻了解单位自身的发展情况，以便尽早的制定与调整科学的发展战略。对此，加强企业文件材料收集与归档工作，是相关管理部门和档案管理者应重点研究与探讨的问题。

二、企业文件材料收集与归档工作存在的问题

1.归档文件材料的收集不全面。在企业文件材料归档过程中，通常会见到归档文件收集不齐全的情况，具体包括未经档案人员收集记录的各种文件资料。文件材料一旦遗留在其他的人员或者部门，无法完整的收集回来，必将影响归档材料的齐全与完整。加上部分文件归档人员多为兼职人员，缺乏充足的时间与精力来整理与保管档案资料，导致归档文件材料无法收集完整。

2.归档文件材料的收集力度不够。企业内部各部门文件管理流程不规范，各种文件资料随意乱放，不能及时归档。各部门的归档材料载体和种类不全，主要存档文字材料较多，对于电子文件的收集与归档意识淡薄。文件材料的连续性完整性不够好，文件资料不完整，普遍出现文件资料断章、断页、缺时间、缺单位落款公章等不齐全的情况，或者有正文缺发文稿，或有发文稿有正文但是缺定稿的情况。

3.档案人员的管理意识与责任心不强。在文件材料归档工作中，一些归档人员仅侧重于红头文件的管理，忽略无编号或一般性的文件资料，致使归档文件材料质量不高。个别归档人员在整理归档文件材料时，没有及时检查文件材料的完整性与正确性，例如而一些大型的工程建设项目，往往需要持续一年甚至几年时间，由于产生的文件材料很多，经手人员也很复杂，如果没有专门的人员负责跟踪监督，很容易出现文件收集不全、丢失的情况，更别提完整归档了。

三、加强企业文件材料收集与归档工作的对策

1.建立归档工作规范和网络。企业要不断完善档案收集制度，要抓好组织建设，明确档案管理负责人、专兼职档案员的岗位职责。健全档案收集网络，在各部门设置兼职档案网络员，形成覆盖企业的网络组织体系。明确文件材料的形成、收集、整理等主要环节的管理要求，修订、补充和细化档案收集归档范围，使收集工作成为制度化和常规化工作。在管理文件中，明确收集职责，对按时、准确和完整归档的部门、个人给予表彰和奖励，对工作不到位的人员，提出整改意见，督促落实整改，对未按规定做到的给予责任追究，与个人的绩效挂钩，提高相关文件的执行力度。并在实际工作中不断完善，确保收集工作顺利开展。

2.提高全员档案意识。一些兼职档案员由于对档案和档案工作的意义认识不清，对档案工作了解不够，不能自觉地把本部门在职能活动中形成的档案材料向档案部门或档案工作人员移交。针对这种情况，需要不断培养提高他们的档案意识，利用一切机会，采用多种形式和方法，宣传《档案法》和档案工作的意义和作用，宣传档案工作的基本知识，定期举办档案讲座或培训，不断提高他们的档案工作理论水平和操作技能，养成积累和移交档案材料的自觉性。通过各种方式加强档案工作宣传力度，提高全员档案意识，促进员工重视文件材料的归档。积极参加档案部门举办的各类宣传活动。一方面，企业档案管理部门要通过陈列室、橱窗、尤其是典型的利用案例等各种途径和各种方式做好宣传工作，大力宣传档案的作用及重要性。另一方面，可对员工采取“企业信息资源教育八小时”学习活动和“我手上有哪些归档文件材料”调查摸底活动。档案工作只有得到全体员工的充分认识，并且积极参与和支持，收集工作才能有扎实可靠的基础。

3.提高专兼职档案人员业务技能。文件材料的收集工作直接影响到归档工作，要做好收集工作，必须充分重视并且大力抓好相关人员的业务培训工作。包括提供参加各类专业培训班和继续教育培训机会，订购档案专业方面的刊物，组织参观学习，采取“请进来、走出去”等办法，促进和提高业务能力和工作技能。加强档案人员自身业务建设，一方面积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任事业单位专职档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使事业单位的档案工作跟上办公自动化步伐，为事业单位教学、科研和其他工作服务。

4.应用网络信息系统收集归档文件材料。随着企业信息化的普及和水平的不断提高，收集工作也要做相应的调整和改变，以适应信息化发展的需要，紧跟信息化发展的步伐。收集工作由人管转向技管，即原来主要依靠人为因素收集归档文件材料，转变为主要依靠网络信息系统来收集归档文件材料。在技管为主的基础之上，辅以人管，强化收集工作，这是目前收集工作得以改进和提高的努力方向。

总之，企业归档文件材料收集与归档工作应走信息化发展道路，借助信息化道路，改进和提高收集工作模式和方法，多管齐下加强收集工作的力度，逐渐形成和完善文件材料的收集体系，最大限度地将应归档文件材料收集归档。