医院人事档案管理工作的现状及对策

（河北省石家庄市第八医院050000）

医院人事档案管理工作的现状及对策

于 楠（河北省石家庄市第八医院050000）

档案管理作为医院业务规划与实施中的主要组成部分，对医院各项工作的顺利展开有着重要作用。基于档案管理的重要性，本文对当前各大医院档案管理过程中存在的不足作相应的分析，并提出对应的策略，以促进医院档案管理工作能够得以有效、有序地进行。

医院人事档案管理策略

一、引言

档案是对历史发生事件的一个记录，为后期的资料寻找提供参考。因此，档案成为了我国各项事业发展的必要基础。档案管理和服务，也成为目前各单位发展必须重视的一项工作。医院作为社会公益性质的事业单位，档案管理跟应该得到重视。医院的人事档案管理工作主要是以人事政策和人事制度为其工作的指导，在进行人事档案管理工作中，切实做好人事档案管理工作对于培养人才和管理人才都有中重要的作用

二、当前医院人事档案管理过程中存在的问题与不足分析

（一）缺乏对人事档案管理工作的重视

当前绝大部分医院管理层普遍存在轻管理重医疗的思想，片面地认为所有的后勤行政工作都排在医疗工作之后，忽视了包括人事档案管理工作在内的很多刑侦管理事务的开展与落实，给人事档案管理方面工作进展带来了很大的制约和阻碍。大部分科室和医务工作人员个体都不能够主动自觉地将各种工作业绩资料、进修培训资料以及参与科研的个人信息等材料按照规定进行归档处理，缺少在个人工作表现、业务能力、实践成果等能、德、廉、勤、绩多方面动态信息资料的有效补充。

（二）人事档案管理制度不健全

随着近些年来各方的重视和关注度不断增强，医院人事档案管理工作也得到了一定的改善和进步，但是仍然存在很多制度缺失问题。比如在很多具体的人事档案管理实践当中的档案资料收集、管理制度规范、人事档案检索与查阅制度规范、人事档案保管存放制度规范等，基本还都停留在随意性较大的工作手册和学习资料层面，没有正式公布，这就对医院人事档案管理工作的实际操作带来了诸多不利影响，很多档案管理人员简单的凭借自身经验进行人事档案的管理，档案的管理存在诸多不规范。

（三）人事档案管理的基础设施配备不到位

当前很多医院在档案管理工作领域的基础设施的配套建设非常落后，铁质档案材料柜在隔热防潮等方面效果较差，很多纸质性的陈旧档案资料普遍存在虫蛀、霉变、受潮、发黄等问题，还有部分纸质人事档案资料经过反复装订和整理时候，出现了很多损毁现象，对档案资料的安全和完整造成了极为负面的影响，再者当前很多医院在利用计算机设备进行人事档案管理的过程中都还停留在初级单机管理的水平，和档案管理信息化建设的具体要求还存在显著的差距。

（四）人事档案管理的条件和手段落后

人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理，单独存放。当前相当一部分医院虽然人事档案材料份数多资料复杂，多年来，档案室一直和人事办公室在一起，且大部分人事档案管理工作的具体实施还停留在人工方式的水平上，由于医院人事管理人员编制不足，人事管理工作量大，人事档案管理都是其他人事管理人员兼管，属于非专业人员管理。这些人事档案管理手段和技术方面存在的诸多不足，直接影响了医院人事档案管理的整体工作效率和工作质量。

（五）人事档案管理人员队伍整体素质水平较低

当前绝大多数医院在人事档案管理工作都没有聘用高水平的专业档案管理人员担任相关职位，而往往都是由相关行政管理人员来兼职，所以当前医院人事档案管理人员队伍整体上表现为学历低、档案管理意识淡薄、专业素质落后、实际工作能力偏低等特点，这一现象直接导致了当前很多医院的人事档案管理工作存在诸多不到位的地方。

三、进一步做好医院人事档案管理工作的改进优化建议

（一）强化档案管理意识的培养和树立

首先，要加强医院领导管理层的人事档案管理意识，将人事档案管理工作纳入到医院的重要工作日程中来，作为医院日常运作过程中的重要工作内容加以对待，让医院人事档案管理工作切实和医院其他各项业务进行同步发展、同步规划、同步执行。与此同时，要强化医院全体医务工作人员的人事档案意识，通过宣传教育等方式让每一名医疗卫生工作人员都能够充分认识到认识档案管理工作的重要性，充分理解人事档案和自身日常工作与生活间存在的密切联系，进而更加主动积极地支持医院人事档案管理工作的开展。

（二）设置专项资金完善人事档案管理基础设施建设

要做好医院人事档案管理工作，一定要从加强管理所需的各种基本软硬件设施的建设开始，强化档案管理工作的信息化和现代化管理，这是实施高质量医院人事档案管理工作的基本条件，也是进一步提升医院人事档案信息开发利用实效性的前提基础。笔者建议在医院财务部门设立专用于医院人事档案管理工作的专项资金，资金来源由医院自有资金和上级申请拨款共同组成，主要用于人事档案管理基础设施的及时更新和维护，从而为医院人事档案管理工作的高效开展打下牢固的基础条件。

（三）建立健全医院人事档案管理制度

做好医院人事档案管理工作一定要构建完善的档案管理机制，健全相关制度规范，通过制度规范的建设与落实，明确人事档案管理中各方成员的职能定位，提升档案的管理质量，对于档案管理中潜在的各种问题，实现做好解决问题的预案，并制定成专门的制度规范，确保在相关问题出现时能够得到及时有效地解决，对人事档案管理工作的每一个步骤和环境做全面细致的梳理，并依次制定每一个环节的工作规范，确保整个人事档案管理工作的日常运转能够井井有条。

（四）积极引进使用先进技术促进人事档案管理信息化、科学化转变

通过对现代人事档案管理新技术和新理论的不断学习和引进，努力开拓创新，加大在档案管理方面的投入支持力度，借助计算机、网络等先进手段和方法实现对人事档案信息资料的动态维护与管理，积极开发和所在医院实际需求相贴近的人事档案动态管理软件系统，构建人事电子档案和数字档案，采用现代化的档案管理模式和方法构建人事信息资料的动态收集、整理、反馈、跟踪系统，以促进人事管理工作的高质量、高效率、高水平。

（五）加强人事档案管理人员整体素质的提升

新形势带来个各种新情况给医院人事档案管理工作提出了很多新的要求，这就需要档案管理人员的素质得到相应的提升。首先，负责医院人事档案管理工作的人员必须要具备较优良的政治理论修养；再者，医院人事档案管理人员一定要精通所在岗位的工作业务技能，储备牢固扎实的专业技能知识，树立其正确的终身学习意识，不断完善自身的知识储备，积极主动且熟练的运用各种现代信息技术方法，提升医院人事档案管理的现代化和信息化水平。

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（责编 张景贤）