科技馆展品档案的有效管理工作及应用

2015-07-12岳宏云延吉市科学技术馆

科学中国人 2015年20期

岳宏云延吉市科学技术馆

科技馆展品档案的有效管理工作及应用

岳宏云
延吉市科学技术馆

摘要：在科学技术飞速发展的今天，科技馆数量越来越多，科技馆具有较强的公益性；为了更加有效的服务于人民，就需要科学管理和开发科技馆展品档案，以便对展品资源更加高效的利用，将科技馆的作用给更好的发挥出来。本文简要分析了科技馆展品档案的有效管理工作及应用，希望可以提供一些有价值的参考意见。

关键词：科技馆；展品档案；管理

如今，已经进入到信息化时代，人们需求更多更广的信息。为了满足这个要求，就需要及时记录各项工作，在此基础上，还需要科学合理的保管文字图像之类的记录信息，提高其应用效率。在科技馆日常工作中，非常重要的一个方面就是档案管理，人们借助于这些科普档案，就可以有效了解科普产品。

1　对科普展品的科学管理意识进行强化

首先，对科技馆科普工作人员的服务意识进行强化；科普工作人员在日常工作中，需要保持认真的工作态度，不断学习，促使个人职业能力水平得到提高；强化个人服务意识，详细全面的收集资料，然后采取科学的方法来整理收集到的资料，对其和科普展品的对应情况进行审核，结合标准，正确分类不同的科普展品资料，如果混乱的话，对于日后的查找使用，就会造成一些不便。在装入档案袋时，需要科学归档，将明显的分类识别内容标注于档案袋上，这样不容易出现错误。工作人员的工作能力也需要得到提高，这样在较短的时间内，方可以对档案具体内容和存放位置进行区分，要对档案审核工作产生足够的重视，对档案管理工作方式科学创新，促使档案质量得到保证。

其次，对档案管理人员的主动意识进行强化；只有主动积极的工作，方可以将档案的利用价值给充分发挥出来，促使服务管理水平得到强化，如果有变化出现于不同科普展品的档案资料中，工作人员就需要及时掌握和了解。因为档案管理工作比较的繁杂，涉及到诸多方面的内容，那么就需要科学把握每一个环节，对档案管理人员的责任意识进行强化；保持百分之百的精力来工作，充满热情，严格要求自己，以便推动科技馆获得更好更快的发展。

2　对科普展品档案管理制度科学完善

首先，科技馆的管理人员需要科学的管理维护内部各项科普展品的知识产权，这样展品持有人的合法权益方可以得到保障，避免因为没有科学管理档案，而有知识产权纠纷出现。针对这种情况，我们可以对科普展品档案管理制度进行同意构建，档案记录馆中每一项科普展品，通过这些完善的记录，我们就可以对展品购置情况进行了解。展品入馆之后，需要对展品保管档案进行构建，本档案需要科学记录馆内发生的所有情况，并且结合入馆先后顺序来编号所有展品，其中，展品的持有人或者采购地是相同的，那么就需要设置二级科目编号，避免混乱。在记录大档案的过程中，需要增设一些日常的记录档案，如展品的坏损修补情况、展品位置的移动等，在各自展品的档案中归类，如果从科技馆中退出了展品，不能够立即销毁档案，而需要判断展品是否还需要送回科技馆，如果可能会被送回，那么就需要对档案合理保存。同时，对展品档案备份制度进行构建，备份所有的展品档案，这样如果不慎丢失或者损坏了档案，也可以查询备份，避免造成更大的损失。对档案管理负责人制度进行构建和完善，对档案管理队伍大力建设，并且将轮换制的档案管理方法给实行下去；结合实际情况，对档案管理工作标准科学确定，如果有档案管理问题是由档案管理工作人员导致的，那么就需要对相关人员严厉处罚。档案管理人员需要认真细致的整理当天档案，并且保证馆内展品档案是真实和准确的。

其次，对科普展品资料文件的归档标准科学制定；要科学收集展品资料，尽量保证内容的全面性，这样在向游客介绍展品时，方可以足够细致，并且将其制作成附加档案，在相应的展品档案中放入。

3　科技馆展品档案的开发利用

首先，要大力开发科技馆展品档案；科技馆要想获得稳定快速发展，就需要大力开发和应用科技馆展品档案，展品档案可以有效科普教育公众，公众更好的理解和掌握科学技术，将公众对科学技术的积极性和好奇心给充分激发出来，让公众产生亲切感。另外，要借助于具体形象来互动演示科技馆的展品，促使其趣味性和吸引力得到强化，将寓教于乐的原则给体现出来。对于科技馆的展品来讲，都用文字记载了它的制作和展示过程，包括解说词、影像资料、维修记录等，那么就需要完整的保存这些展品文件资料，将整理归档工作给科学开展下去，利用效率可以得到提升，还可以更加顺利的开展科技馆科普活动。可以将先进的信息化技术给应用过来，对展品档案管理软件进行开发，对科普展品数据库进行构建，以便促使人力资源和物力资源得到节约。

其次，科技馆展品档案的利用；对于工作人员来讲，需要对科技馆展品档案的内容和范围熟悉掌握，做好准备工作，以便顺利开展各项档案整理工作。工作人员还需要对科技馆工作需求进行分析，预测展品档案利用情况，工作需求得到满足的基础上，科学利用展品档案；将登记过的展品档案信息给充分利用起来，对与科技馆科普活动相关的展品档案进行深入挖掘和研究，将档案记载内容的精华给提炼出来，促使我国科普事业获得更好更快的发展。还需要构建一系列科普展品档案方面的制度体系，对相关体制和工作规程进行制定，更加高效利用科普展品档案，将科普展品档案的作用给充分发挥出来，向公众普及科学知识，更好的服务于公众。此外，科技馆的展品档案往往具备一定的技术含量，那么就需要对科技发展趋势进行把握，对科普展品档案科学的汇总整理，以便更加顺利和科学的建设和研发科技馆展品，促使科技馆展品档案发挥出更大的价值。