浅论提升高校办公室执行力

杨冬梅

武汉工程大学资源与土木工程学院

浅论提升高校办公室执行力

杨冬梅

武汉工程大学资源与土木工程学院

提升高校办公室执行力，是提高高校行政管理工作效率的重要途径，也是提高高校教学质量的重要保证。因此，本文从建立和完善办公室工作规范机制、办公室团队合作机制、办公室信息沟通机制三个层次，探讨提升高校办公室执行力的途径，旨在为高校提高行政管理工作效率和教学质量提供参考。

高等院校；办公室；执行力

我国高等院校办公室，通常是指同一所高校的校办公室、院办公室、系办公室。其中，校办公室是全校教学、科研和后勤保障工作的中枢机构，院办公室是学院教学与科研的管理中心；系办公室是全系各教研室教学工作的协调中心。

在通常情况下，校办公室与学院办公室，构成高校行政管理工作“上下联动、左右协调、横向到边、纵向到底”的督办体系，承担着校院教学、科研和后勤保障工作的中心枢纽作用。因此，办公室是校院领导班子实现管理职能的重要桥梁与纽带，办公室执行力的高低直接关系到行政管理效果的好坏。

从全国高校办公室执行力的整体情况来看，大多数高校办公室执行力处于一流水平，为学校各项工作的开展作出很大的贡献。然而，也有少数高校办公室执行力较弱，还不能适应高校教育事业发展的需要。就同一所高校而言，各个学院办公室执行力水平也有参差不齐。此外，办公室工作人员之间的业务素质也存在参差不齐的情况从而影响办公室整体执行力的提高。

要提高办公室执行力，必须从办公室工作规范入手，加强办公室团队合作精神，并在督办工作中加强信息沟通。只有这样，才能提高办公室行政管理的工作效率，更好地督促检查校院领导交办的各项工作任务。为此，本文从建立和完善“办公室工作规范机制”、“办公室团队合作机制”和“信息沟通机制”三个层次，探讨提升办公室执行力的途径。

一、建立和完善工作规范机制

办公室工作事务繁杂，头绪众多，而且经常要面对各种临时性工作和突发事件。如果不制定和规范工作程序，就会乱中加乱，忙中出错。每所高校以及各校各学院都有自己的特殊性，其工作性质和办公规律性都不相同。因此，在制定工作规范和工作程序时，必须做到科学性与合理性相结合。

首先，要对办公室工作岗位进行科学定位。每个岗位的设置要合理，不宜太多，也不宜太少。在通常情况下，应按照学校或学院教学科研、对外联络及后勤保障等方面来进行设岗，定职定责，定编定人，做到工作有人做、职责有人负、监督有人办。必须指出，在定岗、定职、定编、定人的时候，也不能一刀切，更不能机械地按岗定人、按职定编，因为办公室是行政管理工作的综合部门，许多工作都有突发性、临时性的特点。因此，要因人制宜，因事而作，还要讲求分工协作。例如，遇到突发事件，办公室所有人员都要齐心协力去做。

其次，要对办公室进行人员的合理配置。对人员的配置，要考虑到人员素质和工作能力，教学、科研、实验室、资料室的人员，首先要考虑业务素质及业务水平，因为业务素质高的人适应工作较快，而且办事效率高。此外，人的积极性和创造性是靠良好的工作机制和工作规范来激励的，因此，建立完善的工作规范机制也是很重要的。

二、建立和完善团队合作机制

现行高校办公室，无论是学校办公室，还是学院办公室，都存在工作任务重，办事人员少的情况。有时，一个人要兼顾几项工作，如果不进行团队合作，就会出现顾此失彼的情况。发扬团队精神，相互支持，密切配合，形成合力，才能保障办公室工作的高效运转，从而提高执行力。

要建立和完善团队合作机制，必须统筹兼顾，合理安排，做到大事细办、急事稳办。团队合作首先在于分工协作，而分工协作必须具有关联性。例如，教学管理工作，包括课堂教学、课外实习、学年论文、毕业论文、实验活动、专题讲座等，这些工作关联性较强。因此，办公室在协调教学工作中必须做到统筹兼顾，合理安排，才能保证工作有条不紊的开展。其次，职责明确、分工到位。没有分工，就谈不上合作，更谈不上协作。然而，由于办公室人员较少，往往一个人兼顾几个岗位的工作，因此，每个岗位分工必须做到职责分明，只有这样，才能忙而不乱，多而不忘。有了岗位分工，更要明确岗位之间的配合关系，做到知己知彼，心中有数，才能有条不紊。

团队合作机制，是指办公室各个岗位，以及由办公室管理的各个科室之间的协调与分工机制。分工是相对的，协作是职责分工在特定条件下的整合。因此，团队合作机制是以工作规范机制为基础的，是在特定情况下和紧急情况下启动的工作机制。在特定紧急情况下，为了及时完成某项突出性工作时，要对办公室人员进行全新整合，分工协作，各负其责，各司其职，忙而不乱，急而不紊。在特定环境下还要统一步调，统筹兼顾，才能富有工作效率。

三、建立和完善信息沟通机制

有效沟通，是一种协作和互动，其目的在于达到工作的一致性。其实，信息沟通更在于达成工作的共识，从而使工作更富有成效性。然而，办公室信息沟通主要涉及上下纵向信息沟通，以及各部门之间的横向信息沟通。只有及时沟通，才能及时达到共识，才能做到协调一致，这是办公室的主要职责。建立信息沟通机制，就是要建立信息传递渠道。特别是遇到突发事件，必须及时沟通，从而获得支持与帮助，只有进行及时沟通才能及时解决问题，也才能使执行力在和谐友好的气氛中得以提升。

信息沟通机制，是指办公室人员之间以及相关部门人员之间按照工作规范程序而进行的交流和互通情报的工作机制。然而，信息沟通有多种方式。如会议沟通、书面沟通、网络沟通、手机沟通、电话沟通和传递沟通等。然而，这些信息沟通还要以团队合作机制进行约束，因为信息沟通要做到及时、准确、有效。如果信息沟通不及时，就会失去解决问题的机会。

[1]陈赟.论校园文化和学校管理.教学与管理，2000年第2期

[2]胡勇.打造执行力文化的八个关键点.中国石化，2007年第8期

[3]曾兵.加强作风建设提提升高校办公室执行力的思考.龙岩学院学报，2014年第10期

[4]贾意文.论提升大学执行力文化的现实困境和路径选择.企业家天地，2013年第8期