人事档案风险产生原因及处理对策

王军

摘 要：人事档案作为档案的一种特殊形式，由于其常作为辨别人才、选拔人才的参考依据之一，因此人事档案的真实性、可靠性、完整性值得深究。在人事档案保管过程中，人事档案管理人员由于种种原因导致档案漏洞百出，让人深感遗憾。本文以实际案例为例，和大家一起探索人事档案管理工作中存在的风险及处理对策。

关键词：人事档案；管理；风险；对策

1 引语

21世纪的竞争是人才的竞争，而人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源，是选拔人才的重要工具。因此，管好、用好人事档案，对人才资源开发起着非常重要的作用。人事档案是在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料，主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录，也是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。人事档案管理是人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用等活动的总称，是人事工作的重要组成部分。

随着各项制度的改革，人事制度改革也日益深入。人事档案管理工作应如何主动顺应时代发展的要求，更新人事档案管理的内容、范围，档案收集的方式、方法以及人事档案服务的对象等，是我们档案管理者需要面对和认真思考的问题。现通过实际案例，和大家一起探讨人事档案管理现状、存在的问题和解决的办法。

2 案例

案例一：

1999年2月，某县甲机关新办公楼落成，甲机关陆续从原办公楼搬迁到新办公楼内，而档案却在老办公楼内没有搬运。随后，甲机关开始实施干部职工聘任工作，原档案员王某调离原工作岗位，办公室负责人及新档案员徐某到位。1999年9月，办公室一行数人及原档案员王某到老办公楼搬运档案，在搬运装车时，由于档案及有关装具数量过多，局机关一辆小型工具车装运不下，故雇了几辆人力三轮车帮助装运，但未派工作人员押车。档案运到新办公楼后，直接存放在档案室内，原档案员王某未对档案及时进行清点。1999年10月，新档案员徐某拿到档案室锁匙后，未与王某办理档案移交手续，未对库存档案进行清点及清理。直到2000年5月档案员徐某在查阅利用档案时，发现1991年、1992年、1993年等3个年度档案遗失。

案例二：

2008年12月，某市档案局接到群众举报，反映本市某国有公司职工档案管理存在违法现象。经市档案局执法人员调查核实，1995年12月，该公司以旷工为由将本公司职工种某除名，并将其档案从本单位转出。由于种某的档案至今下落不明，该公司又不能提供“转递企业职工档案材料通知单”存根、回执或转出职工档案后的催问记录等确凿证据，证明本单位已将该职工档案转往其户口所在地的街道劳动部门，客观上造成了丢失职工档案的危害后果。

3 人事档案存在的风险点

通过以上案例可以发现，不同单位在处理人事档案上存在各种管理工作漏洞，现我们一起来总结一下各种存在的风险点。

3.1 人事档案管理重视程度不够。

一直以来，相当一部分人包括部分领导干部对人事档案管理工作都存在错误认识，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不会给单位带来经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。由于这些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，人事档案的管理就这样默默地被遗弃在单位的小角落里，情况变得越来越被动，越来越糟糕。

3.2 档案管理人员业务素质不高。

人事档案管理是一门博大精深的学科，是致力于针对人事档案管理提出的一门学问。由于受各种因素制约，大部分档案管理人员是兼职，知识面狭窄，水平不高，达不到形势发展需要，停留在你来我借上，没有做好人事档案管理与单位发展相结合文章，也没有将档案管理人员素质建设纳入到日常工作中去，影响了人事档案工作的顺利开展。

3.3 管理方式单一，管理手段落后

在人事档案的管理方式上，无论党政机关部门还是企事业单位，无论是正式人员还是流动人员，都应使用统一的格式，统一的分类，统一的保管方式来进行管理，不能根据具体的情况，分门别类地制定标准来管理，而形成了千人一面的现象和状况。大部分档案工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。

3.4 人事档案管理信息化、科学化、现代化跟不上时代的发展

在档案管理手段上，有的单位没有单独的计算机和档案管理软件，查阅人事档案信息仍采用手工查找。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能完全合理应用。随着科学的进步发展，很多单位慢慢摆脱了纸质档案，但是，对于怎样良好利用先进的技术手段，很多档案管理人员只是简单地把个人信息输入计算机，用检索信息和资料查阅还是手工操作，对先进的档案管理技术还没有真正运用自如。档案管理的工作效率还是没有提高，档案的安全管理欠缺。

3.5 存在弃档和人档分离现象和造假现象

随着社会的快速发展，工作竞争力加强，人员的流动速度也在不断加快，越来越多的人员开始投入到其他行业。因此，人才资源市场出现了弃档和人档分离的现象，给人事档案管理带来工作上的压力日益剧增。同时，社会就业压力日益增大，工作单位的聘用要求也在不断的提高，有些人员在这种压力之下，不得不选择造一份假的档案。

3.6 人事档案交接手续不严密，责任不清

档案管理人员大多不是专职的，所以在离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得人事档案交接工作前后脱节。

4 人事档案管理风险对策

人事档案是对个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实际等内容的真实记载和反映，只有加强人事档案的管理，充分发挥其利用价值，才能更好地为党组织、人事部门提供工作参考，才能更好地为人民服务。针对以上存在的问题，就人事档案管理工作提出以下几点思考及对策。

4.1 强化档案意识

4.1.1强化领导干部的档案意识。

部分领导干部对人事档案工作的重要性认识不足，认为档案工作不是中心工作，因此，投入的精力较少。档案工作者要努力做好档案工作，积极挖掘档案信息，为人事工作提供优质服务，使各级领导逐步认识到人事档案工作的重要性，提高档案意识，把档案工作列入重要的工作内容，以解决档案工作设备配备不齐、档案经费不足等问题。

4.1.2提高员工的档案意识。

人事档案材料的形成涉及每一位员工不同程度的参与，需要得到他们的支持与帮助才能做好人事档案管理工作。笔者建议开展人事档案的宣传工作，通过制作宣传材料、开展档案知识培训和竞赛等多种方式，主动宣传与员工切身利益相关的人事档案知识，使他们了解建立人事档案是为了保障员工的个人权益，是为了组织人事部门选人和用人工作的需要，从而增加人事档案工作的透明度，揭开人事档案的神秘面纱，提高员工对人事档案和人事档案工作的认识，他们就会支持和配合人事档案管理部门的工作。

4.2 加强制度建设

人事档案管理制度是人事档案管理工作的根本保障。人事部门应根据国家的有关文件精神，上级档案行政管理部门的指导性文件，结合本单位的工作特点和人事制度改革对人事档案工作的要求，制定切实可行的人事档案收集、鉴定、整理、归档、保管、借阅、转递、利用和统计等制度，并根据需要不断修订和完善各项制度，将文件的具体要求体现到各项管理制度中。

各项人事档案管理制度应通过内网、公告栏、上墙等方式，使制度落地生根，操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿，职工档案转入、转出登记簿，职工档案材料转入、转出登记簿，档案材料移交表等。进行人事档案的移交，应在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等，并在移交文件上签字盖章，做到对交接工作负责。对由于历史原因，确实收集不到的档案材料，要查明原因，登记说明，为以后的查找工作提供方便。

4.3 把好档案材料的收集关

4.3.1把握人事档案材料形成的源头。

人事档案材料，有的是以个人形式形成的，有的是以组织形式形成的，有的是二者共同形成的。做好收集工作的前提条件是把握材料形成的源头，即知道从何处收集材料。人事档案材料的形成有一定的规律，一般集中在组织人事部门和其他与员工发生联系的单位和部门，主要有以下几种：由人事部门形成员工的年度考核表、转正定级表、干部任免审批表、出国人员审批表、退休人员审批表、聘任专业技术职务呈报表、调资表等；由纪检监察部门、司法部门形成的员工处分材料、判决书、调解书等材料；由大、中专院校形成的员工学历、学位、学籍等材料。收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤，及时追补和补充新的资料，真正起到人事档案的依据作用。

4.3.2广开收集渠道。

收集工作的主要方法与渠道如下：一是开通档案室与单位内部有关部门的收集渠道，设立部门联络员，通过联络员收集其部门的材料。二是把好“入口关”，即在干部入职时就对其档案材料进行查漏补缺工作，联系其原单位的有关部门，对缺失之处追补材料。三是除了做好常规材料的收集工作外，还要针对档案内容不全的情况，采取重点收集、跟踪收集等方式。四是变被动等待归档材料为主动收取档案材料。被动等待档案材料，往往会造成档案材料收集不全，档案管理人员应把握档案材料收集的主动权，积极主动与材料形成部门和单位联系，收取各种归档材料，积极开通档案收集的各种渠道，并通过积极主动的工作，保持渠道的畅通。

4.3.3开展“三龄一历”审核认定工作。

在工作中，凡是档案材料中出现员工出生日期、入党时间、参加工作时间和学历学位信息记载前后不一致的情况、涂改的情况和有疑问的情况，都要按照有关国家政策和规定进行审核与认定，确保信息的真实性和准确性。

4.4 严格整理档案材料

人事档案整理工作是指根据中组部的有关文件精神，按照一定的原则和方法，对收集上来的档案材料，以个人为单位进行分类、排列、组合、编目、编号、技术加工和装订，使其条理化和系统化的过程。整理后的人事档案材料分类准确、目录清楚、层次分明、结构合理、体系完整、装订整齐，并保持档案材料形式和内容的内在联系，为利用者提供方便条件。整理工作是人事档案管理工作的基础工作，非一劳永逸，因为随着员工人生轨迹的不断延伸会不断产生新的人事档案材料，需要定期进行，方可保证档案材料的完整和规范。

4.5 加快档案现代化、科学化、信息化进程

如何利用计算机技术对人事档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理，已经成为人事档案管理工作的重要课题。这就要求尽快建立人事档案数据库，使人事档案的管理实现信息化、网络化。同时，在规定相应使用权限的情况下，部分信息对部门和个人开放，建立公开、透明的人事档案管理机制。如此一来，不仅能使大家增强档案意识，增加人事档案管理工作的透明度，还为单位发现人才、培养人才和使用人才奠定了信息基础。

4.6 深度开发利用人事档案信息

深层次开发人事档案信息资源是指档案管理者深入研究档案利用者的需求，从人事档案中挖掘有关人事信息资源，开展信息材料的编制、分析和研究工作，开发综合信息和专题信息，撰写信息综述和研究报告，为组织人事等工作提供全方位、多角度的服务。例如，开发档案中学历学位、专业、研究方向、工作实绩等信息，服务岗位管理工作；开发人事档案综合信息，服务人才工作；开发档案中重要的人事信息，为人事信息数据库提供准确的人事信息数据。深层次开发人事档案信息资源工作是人事档案提供利用工作的高级形式，是档案管理工作的最高境界，它可最大限度地发挥人事档案的作用，使人事档案管理工作永葆生机与活力。

5 结束语

人事档案管理是一项政策性、业务性很强的工作，它的地位和根本目的就是为人事管理工作服务。要使人事档案工作有新的进展和突破，就要抓住当前有利时机，加强学习、不断改革创新，冲破原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，使人事档案成为真正的人才资料库，更好地为企业选贤任能发挥其作用， 为领导选拔复合型人才提供可靠依据。

参考文献

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