信息化视角下的档案管理

曹文辉

摘 要：随着我国改革开放的不断进步和科学技术的不断发展，我国信息技术已经得到了普及，在社会的各个角落发挥着作用，已经深刻的影响到我们生活、学习和工作，成为重要的辅助工具。档案工作是所有建设事业得以顺利进行的保障，能够以各种形式为整个社会储存所有有价值的信息，因此，对于社会的进步有着极为重要的促进意义。如今，信息技术已经普遍的应用在档案管理工作中，取得了极为突出的效果，基于这种客观实际，本文结合相关理论成果，对于信息技术时代的档案工作特点进行分析，以期能够有为学界和实践界提供借鉴，促进我国档案工作的发展。

关键词：档案工作；信息技术；档案管理

随着人类科学技术的进步，整个社会的生产力也得到了突飞猛进的发展，尤其是信息技术带来的信息时代，更是人类历史发展的崭新阶段，对人类社会的各行各业都产生了本质性的影响。正因如此，我国档案工作也随着信息技术的发展进入了一个全新的发展阶段，传统的档案工作方法和模式逐渐被摒弃，新型的、信息化的方法和模式成为了主流。本文特对于信息时代下的档案管理工作进行了分析和研究。

1 信息化档案管理概述

若想能够准确的研究信息时代档案管理工作的特点并采取各种有针对性来促进其发展，真正的理解信息化档案工作的概念无疑是首要的先决条件。

1.1 信息化档案工作的相关定义

所谓信息化的档案工作，就本质而言，则是利用信息资源，在相关法律法规的约束和国家档案行政部门的领导之下，利用现代化的信息技术进行档案的处置、管理工作，并且提供检索服务。从这种角度来说，信息化的档案管理技术即是从传统的单纯保管档案转向综合利用档案，具体而言即档案管理的一体化、档案共享的一体化和档案管理的模式化[1]。

1.2 档案信息化的内容

档案的信息化，究其核心而言，即是档案工作在新的信息技术这一时代背景下的实践，并且逐渐通过实践形成相应的理论体系和管理模式，以此来指导档案管理工作的实践，其主要内容有信息化的档案资源技术、科学的档案管理方法、专业化的档案管理人才和社会化的档案服务宗旨[2]。

所谓信息化的档案资源技术，即在档案管理的全程中都采取信息技术，包括档案的输送、分类、储存等，将以往呈现在不同载体之上的档案全部转化为信息技术下的信息资源，而后利用技术手段对其进行分类，使得所有资源都可以极为准确、有序的得到存储，方便接下来的查找和使用。可以说，信息技术在这一过程中起到了极为关键的促进和支撑作用，其可以十分迅速、标准和准确的建立目录对于档案进行管理，而后建设相应的平台对于档案进行有效的储存，并且建立相应的输出技术和手段，从而从根本上促进档案管理事业的发展。

科学的档案管理方法是根据当今信息社会这一环境下的特点，立足于档案工作中的客观实际对于档案进行科学性的计划，既能保证原有的档案得到有效地保管和利用，而且使得社会上新的技术和研究成果能够及时录入得到应用，为实践中的各种工作和业务提供借鉴和参考。此外，除了这种专业化的管理手段外，行政手段和经济手段也是其中必不可少的方法之一，通过适当的行政手段和经济手段，可以对于档案工作的发展产生强烈的外界刺激作用，并且保障优秀的管理方法得到进一步的推广和应用。从这种角度而言，科学化的信息管理方法真是当今我国档案事业发展的重中之重。

专业化的档案管理人才是真正实现我国档案事业信息化发展的关键因素，无论是多么先进的技术或者模式，没有能够有效对其进行利用的人才，那么也只不过是浮于形式。因此，我国当前档案工作的信息化发展必然要求档案管理工作者要不断地增强个人的业务知识，从而能够适应当前技术条件下提出的要求，无论从年龄阶段、素质程度到专业知识，都必须适合我国当前档案管理工作的信息化发展的趋势，简而言之，即学好新技术、会用新技术、用好新技术。

社会化的档案服务宗旨是我国当前信息化的档案管理工作的目标，即是利用信息化手段搞好的档案管理工作的目的便是方便社会的利用和借鉴，从而发挥档案的本质作用，真正实现全社会的共享，而这恰恰也是信息时代最为重要的特征之一[3]。

2 我国当前信息化档案管理工作中存在的挑战

虽然信息化是未来我国档案管理工作的必然趋势，也是我国档案工作者们努力的方向，但是客观而言，信息技术毕竟是一门新科技，利用到档案管理工作中也是前所未有的，因此，其必然也对我国当今的档案管理工作带来相应的挑战。

2.1 加强档案管理的保密意识

信息手段无疑加强了档案管理工作的效率和效果，但是不可否认的是，这也必然加大了信息管理工作的风险，极易导致泄密或者外漏。此外，信息化的档案管理工作趋向多元化，这也导致了风险的增加。总而言之，如何在实现信息化档案管理工作的同时保证档案的安全性，已经成为影响到未来我国档案管理工作发展的一项重点问题和首要挑战。相关单位和工作人员必须提高对这一问题的认识，采取各种技术或者管理手段，不断提升防范措施，在促进我国档案工作信息化的同时真正保证档案这一重要社会资源的安全性。

2.2 信息化档案管理应当标准化

我国目前的档案管理工作标准化程度不高，因此导致各地区、各部门的档案管理部门都有一套自己的档案管理模式和方法，这和如今信息科技高度发展得时代背景是相背的，更不利于档案这一资源的共享。造成这一情况的原因不仅有我国长久以来的意识影响，而且和管理方式、管理体制、立法缺乏等因素都有着极大地关系，这些因素共同制约了我国档案管理工作的信息化发展，迫切的需要全社会的共同重视和解决[4]。

2.3 信息化档案管理工作对于电子政务带来更高的要求

信息化的档案管理工作绝非是简单的名称更换或者是设备的更新，而是一项极为复杂的系统性工程，在如今信息化社会的大背景下具有与众不同的时代特点和具体含义。正因如此，信息化的档案管理工作不仅方便了政府机关的电子政务，而且也对其提高了要求，社会大众的需求和要求也会日益提高，这不仅对政府机关进行电子政务是极大地推动力，而且也是对于我国建设服务型政府和政治文明的一次极为严峻的考验[5]。

结语：总而言之，信息技术的发展让人类走入到了信息时代的门槛上，这是时代发展的趋势，因此，档案管理部门和工作人员必须认清这一点，提高自己的认识和信息技术水平，顺应这一发展潮流，促进我国档案管理事业在新的时代背景下的快速发展，为我国社会各行各业的发展提供坚实的动力。

参考文献

[1]贾桂芝.档案管理信息化建设浅析[J].管理观察，2014，6（13）：178-179.

[2]王利.信息化与档案管理相关问题初探[D].大科技，20124，7（12）：12-29.

[3]吕文庆.信息化时代档案管理信息化建设[J].办公室业务，2014，19（19）：56-62.

[4]李山菊.浅议档案信息化管理工作的问题与对策[J].机电兵船档案，2014，1（1）：138-140.

[5]魏淑兰.档案管理信息化建设浅析[J].商品与质量·建筑与发展，2014，4（7）：138-140.