电子文件档案管理面临的问题及对策探讨

摘 要：目前，各国的信息化技术都在迅猛发展，与之相对应的文件管理工作也朝着电子化的方向迈进。在电子政务系统当中，很多文件都是依靠计算机来实现管理和传递，因此不可避免的也会受到各种不利因素的影响。笔者结合电子文件的发展历程，分析了我国在电子文件管理方面存在的问题，并且提出了解决这些问题的一些方法。

关键词：电子文件；档案管理；问题；对策

1 电子文件档案的发展

电子文件档案起步的时间比较晚，在十九世纪的中期，随着计算机技术的不断发展，人们开始认识到计算机对于档案管理的重要作用。在1961年召开的国际档案会议当中，曾经激烈地讨论过如何达成自动化数据处理的目标，在十年以后的另一次国际档案会议当中，经过各方人士共同探讨，达成了一个共识，即如今的时代，需要依靠信息化的手段来进行档案的管理。随后的二十多年里，由于国际上计算机技术水平的发展遇到了阻碍，發展速度缓慢，对于采用计算机来管理档案的呼吁声音也逐渐消失。直到80年代的时候，仍没有开始使用“电子文件”这一个词语。“电子文件”这一词语的出现经历了漫长的发展过程，由最早的机读文件，到后来的机读档案，直到最后的电子文件，直到计算机技术迅猛发展的近几年，才出现了电子档案这一说法。

“电子档案”顾名思义，其文件的存储形式只能通过计算机才能够处理，这也是为什么早些人们将“电子档案”又称之为“机读文件”。澳大利亚的相关规定中这样定义“电子文件”，称电子文件是依靠计算机来进行维护，和实现相互间交流的文件。

电子文件档案在中国的发展时间要追溯到20世纪的90年代，在1996年的时候，针对电子档案的出现，国家的档案局专门成立的一个研究小组来对电子文件的档案整理与管理进行研究。在2002年的时候，我国出台了《电子文件归档与管理规范》，在这一文件中，对电子档案的做出了明确的定义，规定了电子档案产生的环境是数字设备，其被存储的形式是光盘、软盘、磁盘等，其运行依靠的设备是计算机。

2 电子文件档案管理存在的问题

目前我国很多单位都采用自动化办公的运作方式，认为这一方法就可以省去大量的工作者来参与到档案的管理工作。有的单位尽管有档案管理人员，但是由于这些人员缺乏专业的知识，不能够很好地胜任这一工作，使得我国在电子文件档案的管理方面存在很多不足之处。为了能够使电子文件档案充分发挥出其内在的价值，实现科学化的运作，首先要找出在管理过程中存在的具体不足之处。

2.1 原始性、真实性不够完整

作为一份档案，其最重要的两个属性就是原始性和真实性，电子文件档案同样也不例外。若是该档案采用纸质化的制作方式，很容易就能够分辨出该档案是否是原始档案，内容是否是真实的。但是在形成电子档案的时候，人们可以任意就改变档案当中的具体内容，并且不容易被外界看出来。同时，电子档案并不是和其载体密不可分，其一旦离开了原有的载体，原始性就易受到破坏，在这样的情况下，人们就很难分辨出这个档案是否还是原始、真实的档案。

2.2 长久保管出现困难

如上所述，很多电子文件在保管、使用、传输的时候都需要依靠载体，会受到计算机硬件系统、软件系统等各方面因素的影响，同时也受到其数字化环境的制约。作为存储的载体，其内在具有不稳定性，对环境的要求会比较高，一旦遇到了一些恶劣的自然环境、病毒黑客的进攻、硬盘损害、电压不够等各个元婴，很可能就造成载体的崩溃，所负载的电子文件也会随之消灭，重要信息会丢失。因此，电子文件在保管的时间上很短，很难达到长久性。

2.3 安全稳定让人担心

如今是信息全球化的时代，全球每个角落的人们都能够自由享受到网络带给大家的便捷，因特网具有较强的开放性，其覆盖了全球各个地区，每个人都能够自由地进入因特网当中，实现资源的共享。在电子政务系统当中，很多重要文件的传输都是通过因特网来进行，电子文件在传输的过程中，很容易遭到黑客的攻击，导致其内容泄露出来，或者内容被伪造。同时，在平时管理、保存、接受一些电子文件档案的时候，很容易受到病毒的影响，尽管很多电脑都安装了防火墙系统，但是目前熟练计算机技术的黑客众多，对于简单的防火墙系统，很容易就能够将其攻破。因此，在电子文件管理方面存在了很大的安全隐患。

3 解决对策的分析

针对上文分析的电子文件档案在管理过程中会出现的种种问题，必须要找到合理地解决措施，才能够使电子档案更好地为人们工作服务。

3.1 确立一个统一的管理标准

随着计算机技术继续向前发展，每年都会出现更多的电子档案需要归档、管理。管理部门在接受这些弟子档案的时候，需要对其真实性、原始性进行严格的把关，采取科学的方式来对其进行鉴定。目前，很多国家都采取的是“NOARK文件登记簿”的标准，这是标准是对电子文件做出的具体规范。我国在管理电子档案的时候，应该针对我国实际国情，分析我国的技术水平，制定一个科学的、可行的档案管理的标准，使档案从原先的制作、收集，到随后的整理、使用等，都能够受到严格的制度规范，保证该档案始终保持其原来面貌，内容足够真实。

3.2 工作者参与到电子档案管理中

1.备份制度的设定

在电子档案制作完毕之后，需要通过存储媒介完成对电子档案的备份工作。因为电子档案在管理过程中会受到各种安全隐患的影响，存在很多不稳定的因素，比如会存在人为的恶意破坏，黑客攻击窃取档案等，因此，必须在制作完成的时候就立即进行备份工作。

2.安排专门计算机负责电子档案管理

用来负责管理电子档案的计算机必须具有针对性，其只能用作管理工作，并且要安排专门的负责人来进行管理，做到专人专机。采用这一中做法能够极大程度地提高电子档案管理过程中的安全性：如果这台计算机除了档案的管理，还承担上网传递资料的作用，就容易受到其它传入信息的影响，受到其附带病毒的攻击，造成电子文档的破损。同时，计算机负责事物过多，会造成内部数据资料的混乱，出现误删重要信息的现象。

3.对于重要文档的保存，可以采用两部及其

保存重要文档的计算机，并不一定能够保证随时随地都稳定运行。针对这一问题，可以采用双机备份的放放。当其中一台计算机出现故障，无法运行的时候，另一台计算机可以迅速投入工作，就不会导致电子档案管理工作出现断裂，电子档案也能够完整地被保存下来。

4. 相关法律的健全

为了保证电子文档的管理工作能够平稳开展，必须健全相关法律的制定，保证电子文件能够具备法律效力。我国目前针对电子档案管理方面，只有《档案法》有所设计。该法所针对的多数是纸质的文档，因此随着信息技术的不断发展，我们应当尽快完善立法，建立与《档案法》相对应的，针对电子文件管理的一套法律规定，用以保障电子档案管理工作合法、有序的进行。

4 结束语

随着计算机技术不断向前发展，我国更多的文件管理工作都会依靠计算机技术来实现，纸质化的文件逐渐会被电子文件锁取代。因此，我们必须要及时认识到我国电子文件档案在管理过程中存在的各种不足之处，仔细分析其出现的原因，针对具体问题，找出合理的解决方法，及时弥补我国电子档案在管理过程中的漏洞，使其能够更好地为人们的生活、工作服务。

参考文献

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[5]范巧丽.浅议高校电子档案的管理与保护[J]浙江档案2007.

作者简介

厉小雅（1982—），女，汉族，汉语言文学学士，2009年7月任杭州市萧山跨湖桥遗址博物馆馆员，现任初级职称，主要从事文书、档案工作。