升本背景下的高职院校档案管理工作实践探索

摘 要：本文在阐述当前高职院校档案管理工作存在问题的基础上，通过明晰升本建设要求对档案管理工作带来的新挑战，提出了提升高职院校档案管理工作质量的有效途径。

关键词：高职院校；档案管理；升本建设；信息化

2012年，国家制订了《现代职业教育体系建设规划（2012-2020年）》，明确提出示范性专科层次高等职业院校部分专业经批准后可以培养本科层次技术技能人才，到2020年形成大多数省份都有若干所本科层次高等职业院校的格局。面临这一重大政策机遇，升办本科高等职业教育已成为示范性高职院校当前所面临的重大课题。而这一目标的实现需要示范性高职院校在学院管理的各个方面做好顶层设计，实现质的提升。高职院校档案管理工作对高职院校提升办学水平优化育人模式工作等方面起着基础性的信息服务作用。在高职院校不断深化改革的进程中，档案的作用越來越突出。高职院校在发展过程中形成的一系列有价值的档案，已经成为当下高职院校不断调整步伐和改革发展力度的有力借鉴，并对高职院校的长远发展有着不可替代的作用。因此，当前高职院校的档案管理工作对高职院校的升本建设来说有着特殊的意义，我们应当在对其重要性的给予充分认识的基础上，不断在实践中探索和创新，完善档案管理工作，为升本建设提供有力的保障。

1 高职院校档案管理工作存在的问题

1.1 档案信息内容分散、不全面

当前高职院校的教职工档案大多以人事档案的形式存放。人事档案中反映个人经历、资历、科研成果的材料由于种种原因未能及时补充和更新，无法准确地反映教职工的业绩、学术水平等情况。高职院校是专业人才聚集的地方，反映教师学术、科研等业务情况的材料并非只保存在人事档案，而是被分别存放学校相应的管理职能部门，如果要查这部分材料，就要到多个地方去查阅。一旦有人事调动，往往会造成只将人事档案转走，而业务档案、科研成果以及其他与其有关的档案材料留在原单位的情况。在学生档案方面，由于院系两级管理，部分学生的档案分散保存在系部和学生处，尤其是一些学生党员档案，长期存放在系部，直到学生毕业才会统一放入学生处规定的档案袋内。而由于系部缺乏专人保管档案，在这一过程中，学生党员档案极易发生缺失、丢失的现象。

1.2 档案管理制度不规范

许多高职院校是由几所大中专学校合并而成，由于先前的隶属关系、办学规模、管理方式不同等历史原因，导致出现档案管理制度规范不一、质量参差不齐、人员构成复杂、管理手段落后等问题。如归档材料没有统一的规格；收集过程中纸张大小不统一；档案材料没有进行规范整理，有的材料甚至没有进行科学的分类和装订。

1.3 档案现代化管理程度低

当前大部分高职院校都实现了办公自动化，档案部门虽然配备了计算机、网络、复印机、扫描仪等设备，但是档案管理还停留在传统的纸质管理层面，仅仅归档目录由计算机打印，没有采用电子文档和网络化管理，人事档案从收集整理到保管利用等各个环节，主要依靠手工操作，现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用，工作进度慢、劳动强度大、利用效率低，这种状况与现代教育事业的发展不相适应。

1.4 档案管理人员结构不合理

目前高职院校各部门档案管理人员大多数都是兼职档案管理员，缺乏受过专业培养的专职档案管理员。高校档案管理人员属于教辅人员，而由于许多高职院校主要致力于引进教学一线老师，限制引进教辅人员，因此档案室的编制有限，这就导致专职的档案管理人员十分缺乏。兼职管理人员档案专业知识水平较低，缺乏档案管理工作经验，欠缺使用现代科学管理手段的能力，尤其在要求档案信息化、电子化的当前，懂得档案管理和计算机信息化建设的复合型人才较少，特别是缺乏这方面的专职信息技术员，一些工作人员没有接受过档案信息化建设的专业教育，缺少专业理论知识和基本技能等。人员结构的不合理严重制约了档案管理的现代化、信息化进程。

2 升本背景下高职院校档案管理工作面临的新挑战

国家对示范性高职院校提供的升本机会，不仅为许多示范性高职院校的长远规划提供了新的机遇，也为高职院校的档案管理工作带来了新的挑战。

2.1 借助信息技术实现档案资源的信息化成为必然趋势

高职院校升本建设对档案管理工作提出了更高的要求，不仅要建立规范的档案管理制度，更要满足社会对高职院校档案资源与日俱增的需求。随着信息技术和网络系统的日益成熟，很多高职院校已经在着手建设自己的数字档案馆，有些档案馆提供的一些全文档案信息和目录信息已经可以通过因特网进行远程查阅和阅览。档案信息的利用方式将会借助现代信息技术不断得到广泛拓展，更加新颖、实用、方便的信息利用方式将会更多地运用于高职院校档案管理工作实践中。

2.2 建立健全统一规范的档案管理制度势在必行

主观上，升本需求要求高职院校具有统一规范的档案管理制度；客观方面，要做好高职院校的档案管理工作，首先必须制定科学合理的档案管理制度，使档案管理工作有制度可循。另外，高职院校必须依据《高等学校档案管理办法》来进行档案管理，使档案管理有法可依，有法可循。

2.3 高职院校档案管理工作人员的素质亟待提高

提高档案管理人员的素质不仅是高职院校升本建设的要求，也是高职院校档案发展和建设的客观要求。信息背景下，高职院校档案管理人员扮演者双重角色，档案管理人员不仅要掌握丰富的档案管理业务知识，还要扮演着档案信息网络化、社会化、广泛传播、利用和开发数字化资源的重要角色，认真学习掌握网络信息技术知识，具备灵活运用信息技术知识的能力。只有具备双重角色的能力，才能完全适应本科高等职业院校的档案管理工作。

3 提升高职院校档案管理工作质量的有效途径

3.1 广泛宣传，增强全体教职工的档案意识

高职院校升本建设不仅要求档案管理人员提高档案意识，更要力保全体教职工高度重视档案管理工作，并积极参与到档案工作中去。因此，学校要在全校范围内大力宣传档案知识，培养全体教职员工的档案意识，让他们全面了解上级的档案政策、方针，学习掌握档案知识、法律和法规，在工作中遇到的有价值的档案信息要及时按照各种档案标准要求进行储存，自觉的保存档案信息资源的有效性，积极维护档案的完整性和安全性。

3.2 统一制度，构建完善的档案管理体系

建立统一规范的档案管理制度，完善档案管理体系是高职院校升本建设对档案管理工作的基本要求。学院各级领导和部门，上到院领导，下到档案室、各教辅部门、各系部，都应为学院发展、改革、人才培养服务，充分认识改进和创新档案管理工作的必要性和重要性。学院档案管理部门应当根据《高等学校档案管理办法》，结合学院实际，制定统一的档案管理制度，各职能部门和各系部也应制定相应的部门档案管理制度。各职能部门和各系部都要配备兼职档案员，档案室全面负责管理，制定专门的档案类别，对兼职档案员实施分类指导。

3.3 加大投入，推进档案管理的信息化

高职院校在升本建设中对其他项目大量投资的同时，也要加大档案部门建设的经费投入。当传统的手工管理方式逐步被计算机技术取代后，一些必需设备的装配和相关人员的能力培训等都需要大量的经费。在信息技术高度发达的今天，高职院校只有投入适量经费，及时改变档案管理模式，及时更新设备，最大限度地运用計算机技术，积极推进高职院校档案管理信息化的建设，建立数字化的档案室，才能不断提高档案工作信息化水平，从而大大提高档案资料工作的效率，进而更好地服务于学院的升本工作。

3.4 强化培养，提高档案管理人员的综合素质

高职院校档案管理人员应树立终身不断学习的观念，同时其素质的提高不仅需要管理者自己的努力，也需要上级档案部门的栽培和为其提供学习的条件。为适应高职院校的升本需要，档案管理人员应当通过自学和培训不断提高自身的专业知识能力和信息处理能力，强化创新能力和创新精神的培养，真正成为既掌握现代技术手段又适应时代发展的档案管理的专门人才。

参考文献

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作者简介

童静（1968-），女，汉族，湖南常德人，现任职于常德职业技术学院党政办公室，从事档案管理工作。