提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析

何慧

摘 要：办公室的主要职责就是对机关内外的各项事宜进行处理。办公室工作非常的琐碎、繁重，大大小小，什么事情都要进行处理，而且，办公室作为机关的中心地位，代表着机关的形象，在机关工作中占据着非常重要的位置，而作为办公室中重要的工作人员——办公室文秘，其工作的好与坏对办公室的整体运行效率和质量有着非常重要的影响。一个办公室文秘必须对办公室负责任，一定要对工作质量和水平自觉提高。同时，机关管理要对提高办公室文秘的工作质量和水平重视起来，并采取有效的策略进行优化和改进。这篇文章从办公室文秘自身要提高专业素质和机关领导需要采取的策略两个方面进行探讨分析，以此来提高办公室文秘工作质量和水平，更好的发挥服务职能。

关键词：办公室；文秘；工作质量；水平；策略分析

办公室在机关或者企业中处于中心的位置，所担负的工作非常的繁重，不但上级领导阶层的命令和要求要及时准确的传达给下级，而且还行使着对外交往的职责，办公室文秘作为办公室重要的工作人员，其工作的质量和水平对办公室的效率和质量有着直接的影响，最终还对整个机关或者企业的运营和收益情况有很大的影响。所以，要提高办公室文秘的工作质量和水平，就必须从文秘人员自身素质和机关企业单位两个方面着手。

一、办公室文秘自身要提高专业素质

办公室文秘要提高专业素质，可以从以下几个方面进行考虑：

（一）提高办事效率

文秘工作的范围，既包括机关的决策，又包括日常琐碎的事情。这些工作都要进行及时认真的处理。处理这些事情的时候一定要遵循科学合理的原则，从而达到事半功倍的效果。

1.办事要制定详细的计划

计划的特点之一就是超前意识，在制定计划的时候，一定要和机关的工作情况、以往经验结合起来，提前对需要完成什么工作进行思考，而且要对完成的工作想出解决的办法。

办公室每天都要接到新的任务和要求，这些任务不但琐碎繁重，而且要求在规定的时间内完成，有时候还要面临突发性的任务，所以就更不允许有重复和遗漏现象发生。办公室文秘的记忆力都非常的强，因而，要把需要处理的事情进行分类，然后记录下来，杜绝遗漏，还要为临时插进突发的任务，留出一些空白的地方。对于处理的事情有紧要的，也有不着急的，这就要求办公室秘书以大局为重，首先要对重大急需处理的事情进行处理，不能凭自己的兴趣爱好或者是贪图轻松，捡了芝麻却丢了西瓜，分不清主次和轻重缓急。在工作中要做到轻重缓急、有条不紊，才能够提高办事效率。

2.跟领导及时沟通

办公室文秘人员，对领导的指示要及时落实，而且不能讨价还价；同时，思维要活跃敏捷，对任何一件事都要有自己的主见，对于职责范围内的事务要做到全盘接受，自己觉得不妥当的地方要及时和领导进行沟通，提出疑问，毕竟，每位领导的决策也不一定就是完全正确的，这样，如果出现决策上的失误就能够以最好的速度解决。

（二）提高办事效能

1.对新知识不断更新，解决问题的思路要不断拓宽

不管是事业单位、企业单位，还是行政单位，每时每刻都要有新的思想融入。办公室文秘人员要紧紧把握时代脉搏，关注行业的新政策和变化，并接受文秘技能的培训，了解新时代对文秘的新要求。还要对办公自动化进行深入学习。因为只有掌握大量的信息，才能拓宽解决问题的思路。对某一问题只有通过多种途径加以解决，才会合理有效。

2.对工作保持热情和积极性，任何事情都要以质量为前提

文秘人员要保持高涨的工作情绪，工作会更加积极，如果做事不够尽力，质量就会上不去。比如，办公室文秘在按照领导的要求写发言稿的时候，如果一个文秘的文字功底非常的扎实，那么他就会很快把稿子写完，可是如果对经验的积累不够重视，稿件的内容可能不符合领导讲话的情境和要求。所以，一定要对质量高度重视起来，不要急于求成，在接到写稿任务的时候，要对事前的准备工作做到充分，并对领导发言稿的要求及时询问，避免盲目的热情。

（三）对公司规章制度严格遵守

严格遵守规章制度是最基本的职业道德。文秘工作的任务非常的繁重，一定要做到不迟到不早退。上班要尽可能早到，要对当天的工作有大概了解，如果急忙赶到单位，领导已经布置任务了，就使工作慌乱，出现一定的误差，给工作带来困扰。另外，要对边角余料时间充分利用，把手头的资料整理得有条不紊。

（四）任何事情都要以大局为重，不要贪图便宜

办公室文秘要把机关的利用作为一切工作的出发点和落脚点，所有的工作都要围绕它展开。为了大局利益，不但对工作压力要承受得住，而且面对委屈和挫折都要忍受。在工作中一定不要假公济私，损害机关利益。

（五）同时具备服务意识和奉献精神

办公室文秘人员不但要为领导服务，做好领导的助手，而且更要为职工服务，及时向上级反映情况，做好职工工作生活的好帮手。这两个方面的工作合起来是一项非常庞大的工作，文秘人员要具有任劳任怨的奉献精神，具有一种责任感和使命感。

二、机关的领导应该采取下列策略

（一）组织办公室文秘加强理论学习

理论对实践有指导意义。所以对各项理论的学习是必须的。第一，领导阶层要组织文秘人员学习国家新颁布的法律法规，对国家政策动向和趋势进行了解，对大的价值观有一个综合的把握。第二，学习所在单位的新政策，尤其是文化政策。对社会主义核心价值观和精神理念深入了解，并把此作为精神导向，充分发扬集体精神。

（二）对办公室文秘进行技能培训

办公室文秘的专业技能的更新对文秘的办事效率非常重要，一定要具备非常雄厚的专业技能。机关要投入更多的资金对文秘人员进行培训。当代，知识理念和科技知识都在不断的变化，不断的更新，所以，一定要使文秘人员的思想和技能跟上时代的变化和发展，做到与时俱进，这是保证工作效率和效能的前提条件。

（三）对文秘人员数量进行调整，做到人尽其才，不短缺，不闲置

文秘人员担负着单位大大小小的事情，如果人数少，就使工作无法完成；如果过多，就会使人员闲置，使工作效率不高，造成人力资源的浪费。所以，要对文秘工作进行合理科学评估，使文秘人数控制在合理的范围内。

（四）完善奖惩机制

要想提高文秘人员工作的积极性和主动性，就要做到赏罚分明。奖励制度使文秘人员有更高标准的追求，使工作能力和效率都会增强；惩戒制度给他们警告，使他们自身完善。

（五）积极引导创新意识

创新是一个国家和民族发展和进步不竭的动力和源泉。办公室文秘的工作很多都是按部就班的，很多人都觉得灵活性非常的低，过于死板。但是，一定要对办公室文秘人员的工作进行创新，对他们的思想和行为进行创新。引导创新意识，一方面要使领导者的能力充分发挥，把创新融入到办公室文秘的日常工作中，另一方面，要鼓励文秘人员从思想和行动上进行创新，上下级进行沟通交流，形成创新风气。

三、结语

以上从办公室文秘人员自身素质的提高和几个领导阶层的合理引导两个方面，对提高办公室文秘工作质量和水平进行了策略探讨分析。这些策略具体的实行和发挥作用需要一个漫长的过程，并不是一蹴而就的。这些策略只是对提高办公室文秘工作质量和水平提供一些借鉴作用，具体的实施需要根据实际情况和特点进一步完善和改进。

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