浅谈档案管理的发展趋势

杨映凤

摘 要： 近年来信息化技术在各个行业都获得了广泛的应用，于此同时以计算机网络技术为基础的档案管理信息化，在其发展过程中也将面临前所未有的机遇和挑战。本文结合自身工作经验探讨了对档案管理信息的几点认识，以及档案管理信息化发展策略。

关键词：档案管理；信息化；发展趋势；认识

一、 档案管理信息化认识

（一）档案信息标准化

档案信息标准化是档案实体管理实现信息管理过程中不可或缺的业务规范以及相关技术标准。从实践来看，该标准、规范应当由档案管理部门进行制定、统一施行。对于档案信息标准化而言，其主要有档案信息采集、档案信息存贮、档案信息管理以及档案信息网络和档案信息管理软件等五个方面的标准化内容。

（二）电子档案特性

信息化档案管理工作中，可以促使档案信息检索查询、实施利用等更加的方便与快捷，对于实现档案信息及相关资源的有效共享具有非常重要的作用。就档案信息数字化而言，其主要包括以下几个方面的内容：档案目录、档案编研成果、档案全文等数字化，同时还包括档案实体图片化，在此过程中，档案全文数字化是整个档案管理工作数字化的关键所在。

（三）档案信息网络化

通过局域网、互联网等技术的运用，将经过数字化处理的档案资源信息进行网络化，建立科学、合理、高效率的档案信息网站，通过档案信息网站的建立，方便公众进行档案信息查询，并且实现相关资源信息的共享。改变以往旧的档案管理模式的封闭性和单一性，实现档案信息管理的开放性、交互性，提高档案信息社会化利用的便捷性。档案信息网络化的实现，使得档案资源信息可以为社会成员所共享，对于不同空间的多个用户，获得信息是同步的，从而使档案信息的服务质量和效率得以提高

二、档案管理信息化发展策略

（一）转变思想观念，树立信息化管理意识

目前，档案管理工作越来越受到人们的重视，在获得日新月异的变化的同时，也取得了一定的成果，在管理理念和管理模式上也有了根本性的改变，档案管理正在向着信息化的方向飞速发展。为了适应新的形势，档案管理人员更加要紧跟时代的步伐，努力改变旧的传统观念，加强档案信息化管理意识，自觉提高自身的综合素质和岗位技能，只有档案管理人员的整体素质提高了，档案管理信息化建设才能获得保障。

（二）制定信息化发展目标，并严格执行

实际工作中，要从全局考虑，兼顾长期目标和近期目标，并使之有机结合，目标的确定和部署，必须坚持一定的原则，即科学性、实用性、适用性。在制定长期目标时，应以战略性的高度，纵观全局，不忽视细节，运用科学合理的方法，对全局进行深入的了解和细致的分析，使目标的质量获得保证，全局统一为一个有机的整体，不局限与当前，而是以长远的观点，考虑到信息化建设将来发展的需要，留下兼容、再扩充的富余空间，避免资源的浪费。在制定近期目标时，其侧重点在于目标的实用性和可行性。在信息化建设的初级阶段，即进行基础业务的建设时，需要对现有档案资料进行整理，工作必须认真仔细，不允许出现错误和遗漏，对于档案资料而言，其正确性是至关重要的，因此在整理档案资料时必须确保其正确无误，并严格遵守标准化的要求。在对档案馆藏进行整理时，优先对重要档案进行数字化处理，对于没有价值的资料应该根据要求销毁，避免重复劳动，浪费时间和资源，这也是实施信息化的客观要求。

（三）信息化建设过程中的系统软件与硬件设备统一管理

配备统一、专业的软硬件设备各单位各部门各自为政，信息化手段、设备不统一，造成了很多数据不兼容，给档案管理信息化过程设置了障碍，所以，我们应配备统一的、专业的数字化设备和专业的统一的档案管理系统，利用这些设备可实现字符识别，自动转化、自动编目和检索、自动全文存储、自动上载，计算机辅助立卷，档案自动标引，以及文档一体化管理等。因此，只有实现统一型号，统一规格的计算机软硬件设备，才能为档案管理信息化的实现提供保障。

（四）档案信息规范管理机制

进一步规范管理机制，统一管理标准在各大档案管理机构中，各种档案信息资源都存在着一致的逻辑关系，其在录入计算机网络管理系统以后就会成为数据库与数据库之间、数据字段与运行程序之间相互依存的逻辑关系，从而共同组成计算机档案管理网络化的依据，其关系到整个档案信息数据库的完整性与安全性，因此，规范的管理机制和统一的管理标准就成为必不可少的要求。这样档案信息化管理为利用服务提供了方便。否则，如果各单位档案部门没有规范的制度，不按统一的标准去处理，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也难以实现。

（五）档案信息化标准制定

确保用户能够高效、快捷获取档案数据库信息，是数据档案信息化建设的根本目标，而这一目标的实现，则依赖于规范化和标准化的实施。进行档案管理时，档案内容、编号以及分类和案卷目录的编制，必须符合标准化的要求，对于不同的项目，也应该实施标准化。此外，还要防止传统档案信息资源的重复开发和应用，有效避免资金和资源的浪费，实现档案信息化资源的合理共享。

三、结语

总之，相比传统的档案管理而言，信息化档案管理可促进档案信息资源的有效开发与应用，为社会提供更多的资源和服务。在工作中，必须重视信息化的建设，推动和促进档案管理信息化建设的健康发展。

参考文献：

[1]王维娜.如何做好档案管理的信息化[J].城市建设理论研究（电子版），2013（18）.

[2]尹淑琴.加强档案管理的安全保密及信息化档案管理[J].华章，2012（08）.