档案与档案信息化数据的保护探析

崔艳平

鱼台县人力资源和社会保障局，山东济宁 272300

档案与档案信息化数据的保护探析

崔艳平

鱼台县人力资源和社会保障局，山东济宁 272300

本文通过对现代信息型社会中档案和档案信息化保护的现状进行分析，对档案分类、档案管理目前存在的问题做了相关分析与介绍，并结合实际情况，提出了相应改进档案管理部门对档案的保护管理方案，以供参考。

档案；档案信息化；数据；保护

随着现今社会的信息普及程度越来越高，档案数据的信息化也是一项高效的档案管理手段。实体档案往往会占用较大的空间，并且在使用时手续较为繁琐，十分的不便利，通过档案的信息化能很好地改善这些情况。然而正由于电子档案在存储过程中有数据密集、传播快捷等特点，导致电子档案一旦失效、丢失、泄漏，将会带来很大的损失与风险。本文主要探讨如何在如今信息错综复杂的环境下对档案以及其信息化的数据进行保护，对档案管理制度提出了一些改进办法。

1 档案的大致分类

档案是对一些事实和过程的纪录文件。可以说明文件的原始性也保存了文件的记录性，是再现事实的一个重要依据。其中个人档案可以说是个人的生命轨迹轮廓，用人单位可以通过其来了解所需要招收的人才情况的重要途径，在进行竞选等政治活动时也是必不可少的部分。为了工作与生活，每个人都需要和社会上的单位、部门等进行交流和接触，由于工作以及社会、生活的需要而必须建立起的个人档案，其重要性绝不可忽视。没有档案的人不便于被单位或企业所了解和认识，对于个人生存十分不利。除了属于个人的个人档案之外，档案还大致包括：民生政务类档案（包括企业政务公开、部分公民在参与选举或者进行申诉等方面）；社会保障类档案（包括个人在单位就业、获得职称、工资福利情况、收入情况、生育保险、养老保险、技能培训等方面）；国企转制类（包括国企转制后企业的资产评估、流向以及职工安置等各方面处理事项的记录）；教育卫生类档案（包括教育收费、学生的学籍管理和招录信息，居民健康、居民医保、患者处理、食品药品安全管理等方面）；工商管理类档案（包括企业及个体各工商户在登记注销等方面）；民政司法类档案（包括婚姻情况、军队入伍退伍情况、收养情况、残疾人、低保、法律援助等方面的档案）。这些档案和广大居民群众的自身利益关系匪浅，是构件和谐社会的基本条件。

2 现今档案管理中存在的问题

2.1 对档案管理的重视度不够

档案在管理过程中，由于本身数量较大，导致管理工作量较大，并且工作环节十分繁琐。并且相关管理人员对于档案的管理过程并不重视，管理单位也容易出现缺少相应的管理设备和软件、管理人员分配不足、经费下发不到位等情况，使得档案管理难以保质保量地进行。

2.2 管理机制不畅

部分档案在各类问题上涉及的方面较为广泛，由于不同类别的档案需要部署到不同的管理部门进行管理。就现行的管理机制而言，不同的管理部门对档案的管理方法各不相同，使得相关部门沟通困难，在进行档案整合等工作时很难顺利进行。

2.3 档案管理制度尚未完善

根据目前档案管理管理的基本手段，大部分类别的档案管理方式由各自的主管部门所指定，导致不同类别的档案收集范围和保护形式、保管期限都各不相同。在群众对档案需求时，不同类别的档案的数字化程度和获取方法都各不相同，导致在取用档案时产生很多繁琐的程序。

2.4 档案数据标准不一

目前，档案数字化进程中存在着大量的问题，例如在对档案目录进行数据录入时，部分案卷目录和该卷内的文件目录无法正常对接，对日后案卷的检索调阅工作带来很大的阻碍；在对档案进行扫描存档时，由于设备问题导致保存像素过低，产生的图像模糊不清的情况，让档案在提取后无法正常使用。另外，数字化档案的管理缺乏统一有序的标准。在档案管理部门中，对于档案的管理包括处理各机构所上传的电子档案文件，需将其分类归档管理，并对部门内部已有的档案进行整合。在对各机构所上传的档案进行管理时，最好的方案是对电子文件采用自然归档，使其和文档进行一体化的管理，而大部分管理部门的管理系统分为办公自动化和档案管理两套系统，并且不同单位的管理系统也各不相同，由于这些因素而产生的各类差异导致档案数据在传递时难以转换，这样一来对电子文件进行归档时就会出现相关的难题。

3 相关管理手段与对策

3.1 对实体档案加强管理

将相关单位的档案管理机制和档案管理软件进行统一，实行整体有序的管理方式，实现档案管理由管理型工作向服务性工作转变，保证群众在使用档案和提取档案时能够更加方便快捷，便于日常生活的使用。同时在对档案管理过程中，加强管理的规范性和标准性建设，采用相应的制度将不同档案标准不一的现象彻底改善。档案行政管理部门通过自身对责任的传达与分发，督促各部门在档案的形成、整理和保管的过程中按照相应的制度进行操作，使得档案的管理过程能够有序统一，管理规范，形成良好的档案资源整合共享环境。另外，在对相关部门管理制度方案进行统一后，对于档案管理要做相应的宣传，争取上级各部门以及政府对于档案管理工作有相应的重视与支持，能够加大资金投入量，解决在档案管理过程中产生的更换落后设备，新建库房等资金问题。

3.2 重视档案信息化加工工作

实体档案由于数量巨大，在管理过程中所消耗的时间也较多，通过为这些档案建立电子档，能够很快捷地将这些档案方便地送到需求人员手中，这些电子档案在接受检查时的全面率和准确率高达99%，不仅精确方便，也便于档案的存储和归类，所以在后续的工作过程中，档案数字化应该作为保护与利用档案的重心来完成。

3.3 加强档案数据的保护

由于档案的信息化设计的专业面广、过程较为复杂，在实施时有一定的难度。外联工作的保护是其重要的第一步，从立项起，通过选择国内知名度高有实力且诚信的外包单位来对档案进行管理，能够很好地保证档案的安全性。由于目前档案信息化的形成度不高，社会中各机构和各部门对信息化档案的认知程度各不相同，而档案部门若不实行相同的体制，就会导致档案在管理过程中出现数据资源和业务流程差异过大，无法形成完成的互联状态，从而出现管理漏洞，造成档案信息的外流的情况。此外，相关部门还需要加强档案管理内部的整体性，对管理部门内部的资源进行整合，优化内部管理网络、资源结构和相关设备，满足档案需要被大量利用的特点。

电子档案在存储过程中有数据密集、传播快捷等特点，导致电子档案一旦失效、丢失、泄漏，将会带来很大的损失与风险。对此管理部门应当要在档案管理方面贯彻未雨绸缪的思想，在处理高密度，大规模的档案信息管理时，对管理技术要严加监督，保证资源的安全，同时和政府部门、各档案所属社区都保持一定的联络，形成严格的管理机构对档案的安全进行管理。最后，加快完善相关管理制度和规定，强化管理人员的责任心，制定相应的技术措施，对各种突发事件做好预防，提高抗风险能力，使得整个档案管理过程处于可控制状态。

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1674-6708（2015）138-0075-01