优化高校财务前台报账工作的几点思考

张亢

摘要：随着高等教育规模日益壮大，教育科研等各项事业飞速发展。高校资金量也在不断加大，资金来源也复杂多样，前台报账工作管理由此面临新挑战。本文结合高校工作实际，从报账的签字审批，财务信息的沟通以及前台人员的素质等方面分析了前台窗口报销现状，并提出了几点优化建议。

关键词：高校财务；前台报账；服务意识

在科教兴国和人才强国的战略背景下，高等教育事业蓬勃发展，高校办学规模不断扩大，随之教育资金量剧增，前台业务量加大，业务类型也多样化、复杂化。而高校核算科报账前台作为服务窗口，是否能在新形势下科学化规范化地完成好财务工作，服务好教学与广大师生，直接影响着高校财务管理职能的发挥和学校各项事业的发展。根据高校师生民主测评结果来看，尽管财务部门近年来逐步提高了服务意识，但是广大师生还是印象一般，普遍认为“报账难”。作为前台工作人员，也觉得工作量大，十分辛苦。对于此种由信息不对称、工作量饱和、管理不善等原因造成的前台报账窗口的矛盾急需解决。

一、高校前台报账工作面临的主要问题

（一）审批程序复杂

目前高校财务报账前需要将原始凭证粘贴到粘贴单上。对于原始凭证，需要经过各层领导逐一审批。一般来讲，需要院（系）、部门领导以及经费职能部门领导签批。在粘贴单上还要加盖经费职能部门公章。对于超过一定金额的，以及特殊规定类发票，比如不满足乘坐飞机条件的教职工出门需要乘坐飞机时，需要找分管校领导签批。然而高校领导一般兼具科研、教学与行政等多重身份，公务繁忙。报账人员很难一次性完成这些审批程序，等领导逐层签批完已消耗了大量时间，报账人员在等待签字过程中容易产生厌烦情绪。如果领导签批完单据后，财务处前台窗口审核出不符合财务规定的地方无法及时报销、需要重新签字时很容易产生矛盾。

（二）集中报销现象严重

由于有些发票需要经费职能部门审批，而高校普遍实行一支笔制度，比如“大学生创业创新”项目需要高校教务处审批，教务处委派一名教职工专门审批此项目经费。然而该教职工身兼各项工作，偶尔还会出差，所以会在每周固定时间或者每个月固定时间集中审批此项经费。由于签字集中，所以老师会集中到财务处前台报销，造成排队现象严重。除了集中审批外，造成报销扎堆的还有教职工的心理。由于人的拖延心理，很多老师尤其是科研经费的老师会到年底集中报销，就工作实际看，一到年底，前台工作窗口就会排起长队。这无疑加大了前台报账工作量，前台人员既要审核单据，同时又要做记账凭证，还要给各位老师解释各项报账制度。重复大量繁琐的工作导致前台窗口人员缺乏热情，精神风貌欠佳。

（三）信息沟通不足

随着网络信息化的发展，多数高校已通过财务处网站或数字校园与广大教职工进行信息沟通。将财经法规、省厅文件、学校制度等在网站上公布，但是大都公布制度性文件，过于概述，而针对实施细则却没有公布。导致报账人员对制度有所疑问，打电话询问财务部门，前台报账人员在繁忙的工作中还要不停接电话给各位报账人员答疑解惑，加大了前台工作量，降低了报账效率。另外，针对财务部门公布的各项制度，有些已经很详细，但教职工没有及时登录网站查阅，导致报销时走了弯路。从而对财务部门产生不满情绪，认为是前台人员的故意刁难。

（四）前台报账人员工作积极性不高

目前前台工作人员大多为学校正式编制的教职工，少部分为人事代理人员。正式教职工一般为硕士学历，专业为会计学。由于报账大厅人流出入频繁，声音相对嘈杂，工作强度又大，待遇相对于同专业其他择业行业来讲偏低，这都影响了前台报账人员的工作积极性。同时由于工作繁忙，平时缺少外出考察交流的机会。此外，高校财务人员的职称都是按照国家规定统一考取的，而学校为了照顾教师，对于中高级会计师不能按时聘任，还有一定的科研要求，在如此繁忙的工作下，晋升渠道又遭到限制，前台工作人员容易产生抵触心理。对于少部分人事代理人员，学校无法真正做到同工同酬，也影响其工作积极性。

二、如何优化高校前台报账工作

（一）引进网上预约报账系统

目前高校中实行网上预约报账的仅是少数，针对业务量大，报账项目繁多，财务管理基础较好的学校应该普遍引进网上预约报账系统。网上预约报账相对于传统报账系统有着无法比拟的优势，教职工报销不再受时间、空间上的限制，该系统能够合理科学地对不同的报账业务进行分类，使得财务审核更加规范，财务数据更加准确，同时也能抑制扎堆报销现象，减轻前台工作人员的工作量。

（二）加强沟通，减少信息不对称

高校要充分利用数字校园平台和学校的公共网站，将各项财经法规、省厅文件、学校制度及时在网站上公布，对于教职工普遍关心又常发生的问题，比如个人所得税的缴纳，劳务税的缴纳等应在网站上开设专栏。财务处核算科可以专设一名人员负责对外的信息沟通，包括报账制度及时公布于网，并针对制度有关的问题答疑解惑，定期组织学校经常报销的人员开展答疑会，另外，还可在校报上开设财务专栏，介绍常用的财务知识，如何粘贴原始凭证，报销需要注意什么，以及一些学校新下发的文件精神传达等。通过及时地沟通，报销人员一是增长财务报销知识，二是能与前台工作人员互相理解，建立起对财务部门的信任。

（三）优化审批程序

对于不同的经费应采用不同的审批程序。对于报账业务中争议大，票据多且不好管理的科研经费来讲，应当下放经费审批权，简化签字报销的手续。学校应实行科研课题项目经费负责制，对于个人科研经费来讲，由本人签字审核后，对于普通报销票据院领导和科研管理部门一方审核即可，这样减少了签字报账的手续，一方面减轻了院系领导的工作量，另一方面减少了排队报账的时间。

（四）提高前台报账人员的综合素质

一方面，财务部门领导应该合理安排工作时间，每周应留有固定的业务学习时间，进行财务部门内部的学习交流，对于全国会计会议，应有计划地组织前台人员定期参加，增长业务知识的同时换换工作心情，有利于工作效率的提高。第二，财务部门应建立合理的轮岗机制，对于前台工作人员分管不同的工作，应该适时轮岗，让报账人员对每一块的报账业务都能熟悉。第三，学校应根据国家统一规定合理公平对待其他专业技术系列的职称评定。根据国家统一规定考出中级会计师，高级会计师之后应予以聘用，其科研要求要合理考虑前台报账人员的工作量，毕竟是行政工作人员，其本职工作是做好财务核算，服务好教学与广大师生，而不是专职的科研人员。另外，前台报账人员应提高业务水平和服务意识。前台报销人员应及时学习、领会贯彻财务制度、学校文件。始终有做好本职工作的服务意识。报账工作复杂量大，报销群体也较为庞大，即使有很好的财务管理体制，也难免出现难以解决的情况，针对个别年龄大、或因出国不了解财务制度的老师应有良好的服务态度。

三、小结

综上所述，随着高校规模的不断扩大，教育资金来源复杂多样，教育资金量也不断加大，前台报账工作压力日益增长。在新形势下，前臺报账出现排队扎堆、审批复杂、信息沟通不善、前台工作人员积极性低等问题。高校应加强财务管理，适时引进网上预约报账系统，完善信息沟通与经费审批，提高前台工作人员的整体素质。通过优化前台报账窗口，提高财务处的服务意识，充分发挥财务处的财务职能，服务好教学与科研工作。（作者单位：山东师范大学财务处）

参考文献：

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