以信息系统提升资金管理

黄毅

摘要：随着计算机和网络通讯技术的迅猛发展，当今社会进入到一个信息化时代，经济发展正经历着全球化过程，中国企业也在以前所未有的速度“走出去”参与市场化竞争。传统的以手工或半手工处理为主的资金管理方式，造成业务流程被分割业务类付款，业务标准不统一，知识和信息分散，管理分析手段落后，并渐渐暴露出工作效率低，操作風险隐患增加，管控能力下降，工作质量难以提高等问题。运用现代化专业资金管理系统来提升资金业务管理水平已成为公司自身的迫切要求。本文通过对资金管理系统的实施为企业带来的效益进行分析，针对资金管理系统的特点及其可以解决问题还有实施时应注意的问题进行了一些简单地分析。

关键词：资金管理；资金管理系统；直通式；现金池

一、以信息系统提升资金管理的背景

（一）全面提升资金业务管理水平的需要

随着计算机和网络通讯技术的迅猛发展，当今社会进入到一个信息化时代，经济发展正经历着全球化过程，中国企业也在以前所未有的速度“走出去”参与市场化竞争。传统的管理方法和手段越来越不适应企业的发展和壮大，通过信息化手段快速提升企业管理水平成为企业的内在需求。

随着公司国际化步伐的加快，公司资金管理职能的业务种类和地域范围都在不断扩大，资金结算金额和业务量也不断增加，集团公司资金的跨境流动亦日趋频繁。而资金业务仍以手工或半手工处理为主，信息技术应用停留在以分散的网上银行和电子表格为主的低水平阶段。这造成业务流程被分割，业务标准不统一，知识和信息分散，管理分析手段落后，并渐渐暴露出工作效率低，操作风险隐患增加，管控能力下降，工作质量难以提高等问题。

（二）满足外部监管要求，提升内控遵循与风险管理效力的措施

2006年7月15日《萨班斯法案》对在美国上市的外国企业正式生效。根据该法案要求，公司管理层和外部审计师，必须每年在年报中就公司产生财务报告的内控系统分别做出评价和报告。资金管理流程属于重点内控测试的范围。其中，近83%的控制频率为日常控制，每日或每月均会发生。

如果有一套先进的业务管理信息系统，业务操作在线自动完成，控制要求内嵌在系统流程中，在控制执行过程中生成的文档记录，为内部控制设计及运行的有效性评价提供更为直观、独立性强的审计证据，那么公司将获得一个更加可靠的内控环境，从而可以内控和外部监管的遵从过程，节约遵从成本。

二、以信息系统提升资金管理的主要做法

（一）选择一套技术先进、功能完备的资金管理系统

依据“技术先进、功能完备、售后支持有保障、价格合理”的原则，选择一个全面的资金管理系统，包含了资金业务的操作平台、为管理决策提供信息和分析支持、为内部用户单位提供管理服务、与内部和外部信息系统的集成功能。

1.作为一个操作平台。通过该平台，能够实现资金管理日常工作中的现金管理、资金交易录入、结算和会计的处理。实现业务的“直通式”流程处理，提高工作效率；

2.作为一个内部服务的平台。通过该平台，为下属成员单位提供了银行指令，业务申请交互等。提高了下属企业资金管理的便利性，提高了总部与下属企业信息的交互能力；

3.通过该资金管理系统，全面整合了集团公司内外部的银行系统（包括集团企业内部财务公司）、市场财经信息系统、内部的ERP系统、预算系统等，实现了资金管理信息的共享。

（二）利用信息系统提供的技术支持，实现资金管理变革

1.“直通式”技术模式下，实现““现金池”等先进业务方式

“直通式”流程处理（Straight Through Processing，STP）是指通过整合集团企业所有资金业务的流程，借助先进的信息技术手段，将资金业务流程中所涉及的内外部机构或系统贯穿起来，实现金融业务全流程的无间断自动化处理。STP的优点是将资金业务的操作风险和系统风险最小化，缩短业务处理时间周期，降低操作成本。

使用“资金池”账户结构，实现分子公司银行账户日末“零余额”管理。借助于资金管理系统提供的资金池功能，结合银行提供的银行账户架构、综合银行授信等业务功能配合，集团企业最终实现了各分子公司银行账户“日间透支、日终平仓”的资金池管理方式，各分子公司银行账户实现了日末“零余额管理”，极大提高了资金集中的管控程度。

2.再造筹拨款流程，简化环节，提高工作效率

再造后的筹拨款流程：分子公司无需每月向总部申请筹款，分公司完成发票审批后，将ERP中的应付帐款完成清帐操作，然后将付款信息从ERP传输到资金管理系统，随后通过资金管理系统的“资金池”账户中完成付款信息审批，最终将付款信息发送给银行。通过总部与资金池的主办银行签署法人透支协议，为各分公司的资金池账户设定相应的付款透支额度，分公司在日间操作资金池账户对外付款，总部在日末通过资金池主帐户为各分公司透支的资金池进行平仓。

资金管理系统上线后，在系统中为了供应商的银行账户信息，支付指令也通过系统直接发送给银行。所有付款的会计处理通过资金管理系统与ERP的接口程序实现自动处理，通过资金管理系统和银行直连使得资金对帐和账务处理更加方便准确。新的业务流程既保证了分子公司的日常资金支付需求，也减少了日常操作流程，提供操作效率，降低操作风险，更大幅减少了分子公司的资金沉淀，提升资金使用效率。

3.对预算实行刚性控制、合理化调整业务类付款

（1）预算控制点前移，强化事前控制

在ERP中实现预算刚性控制，将预算管理系统中的预算划分到细项，并导入ERP系统，业务部门在发起采办申请时就需要将具体业务对应到预算细项，没有预算，无法办理采办事项。在进行各类项目付款时，先经过财物部门的费用确认才能生成应付帐款，并有资金人员将已经清帐的付款信息导入资金管理系统，最终完成资金支付。

（2）优化大额资金支付作流程，做到集中审批，分账户支付

借助现代化的信息系统，一方面仍然保证了大额付款的分级授权管理，风险控制也通过系统的固化得到加强；另一方面，由于分公司是通过自己的付款账户对外支付，不会使每一笔大额付款都和总部之间形成资金往来关系，大大减少了总部和分公司的账务处理和对账工作。

三、以信息系统提升资金管理取得的效果

通过与境内外合作银行的银企直连，目前公司95%的现金余额可以通过资金管理系统的银企直连接口实时从银行获得数据，90%的账户的交易明细可以实时查询，实现银行账户信息静态可视；公司80%的付款业务通过银企直连接口发送给银行并可以跟踪付款状态，实现资金的动态可控。

通过资金和财务信息的整合，提高了资金计划数据的完整性与准确性，使提高资金预测精度成为可能。从而提高资金计划的准确性，提升资金使用效率，合理安排公司的资金流动性。

资金管理系统作为企业资金日常业务操作和管理的平台，拥有强大的审计功能，记录系统中每一笔交易的状态和变化情况，保障了资金操作的安全性和可追溯性。同时资金管理系统拥有强大的报表展示功能，可以通过水晶报表和EXCEL展示，除了系统内置的报告，还支持客户自定义报表，从多个维度展示企业的资金情况，通过日报，周报，月报展示企业不同时点的资金状况。

随着企业国际化步伐的加快，如何有效加强企业资金集中管控的力度，提高资金使用效率，降低金融风险，保证流动性是企业共同关注的问题。通过对标国际大型公司的资金管理最佳实践，依据公司资金管理的业务需求，通过先进的信息化手段，是提升公司资金管理水平的有效途径。