高校智慧档案馆系统设计探析

2015-07-05方琼

中国管理信息化 2015年19期

关键词：档案馆档案管理智慧

方琼

（三峡大学，湖北宜昌 443002）

高校智慧档案馆系统设计探析

方琼

（三峡大学，湖北宜昌 443002）

高校档案是高校重要的原生信息，加强档案馆智慧化建设是档案工作适应时代和高校发展的客观要求。文章针对现存问题，提出建设高校智慧档案馆的整体原则、系统架构及注意事项，为其融入智慧校园和智慧城市奠定基础。

高校；档案馆；智慧；系统

高校档案是高校重要的原生信息，是高校和社会宝贵的信息资源，如果缺乏相对完善的档案管理方案及其相应的基础设施，不仅将造成档案工作与社会发展的严重脱节，并将影响和制约社会各个领域的信息化进程。高校档案馆担负着档案收集、存储、整合并提供利用的重要职能，加强档案馆智慧化建设是档案工作适应时代和高校发展的客观要求，也是进一步提高档案管理和服务水平的必由之路。高等学校应采取有效措施，将档案馆的智慧化建设纳入校园整体规划，确保档案信息资源的完整、安全和有效开发利用，全面推动档案管理事业的发展。

1 现存问题

虽然建设数字档案馆已在全国形成风潮，但有些系统缺乏顶层设计，难以满足不同网络、不同对象、不同来源的应用需求。档案馆局域网主要依据传统实体管理思路，在电子档案管理方面相关理论尚不成熟，相关标准规范也未出台，在满足规范性、标准化方面存在明显的不足。校园网各个系统都是于不同时间、采取不同标准和数据库、在不同开发环境下进行建设的，信息孤岛现象突出，重复性、一致性差，因此系统间彼此独立，各部门需要其他部门分管的数据时甚至还有赖于落后的Excel文档、人工拷盘甚至是纸质介质等低效率的方式。由于多个系统之间彼此独立，进入校园网不同应用系统，需要不同的身份标识和密码，导致在互联网接入时比较难以实现［1］。

2 高校智慧档案馆设计原则

近几年来高校发展速度快，规模越来越大，形成的档案数量和门类相应增多，档案管理部门应该在“统一规划、分步实施、资源共享、确保安全”的原则上，立足最先进的信息技术和全新的发展思路，逐步建立起档案资源的收集、存储、加工、利用的过程体系和高校教育系统档案管理的模式，建立包括文献、影像、照片等在内的档案目录资源库、电子全文资源库、管理过程信息资源库，最终构建基于各种网络平台的大规模分布式信息系统，将高校档案馆建设成为历史档案记录遗产永久保管基地、电子档案信息资源管理与共享中心和政务信息公开主要场所，为高校发展提供一个良好的档案信息资源支持环境，不断满足档案利用者和档案管理者的需求。

基于以上目标，高校智慧档案馆整体系统应当遵循以下几个原则：（1）先进性，设计一个高起点并有良好伸缩性的系统，采用模块化结构设计思想，能通过自扩展的方式适应资料信息的变化，便于扩展升级和延长系统的生命周期。（2）规范性，无论是网络操作系统、网络协议、软件体系结构，还是传输介质、通讯方式和接口都必须符合国际标准；支持标准数据交换格式，按国家档案馆制订的元数据标准格式定义，在业务规范、业务流程、数据格式、保密性能等方面确保系统的使用既方便又安全、既规范又灵活。（3）实用性，系统设计以业务需求为主导，以完整的地实现系统预期功能为目标，无论是在实施方案规划、应用平台构建、功能模块设计还是在产品选型方面必须做到能够满足档案管理的核心业务逻辑需求和实际运作情况。（4）安全性，系统应在信息的处理、存储、管理、分类和安全分级和授权查询方面提供安全的、有效的、统一的、细致的权限管理、身份认证和审核机制，确保信息的原始真实性。

3 高校智慧档案馆系统设计

3.1 系统总体架构

高校智慧档案馆的总体架构是基于云计算环境下的服务模式，按照基础设施服务层、数据服务层、平台服务层和应用服务层的模型设计，主要设计与建设内容如图1所示。

图1 系统总体架构

3.1.1基础设施服务层（IaaS）

智能化档案库房、数字化场地和中心机房是信息系统运行的物理场所和信息资源建设与数字化加工的工作环境，计算机网络平台包括局域网、校园网、互联网三部分，系统硬件和系统软件平台包括主机与服务器、存储备份系统、操作系统、数据库与中间件等，网络协议包括HTTP/SSL/FTP/LDAP/SMTP/ SOAP/MMS/X.509等，分别为超文本传输、传输加密、大文件传输、网格数据传输、目录访问、数据交换、流媒体播放等B/S架构下的应用提供技术支撑。

3.1.2 数据服务层（DaaS）

数据库包括在档案目录资源总库的基础上，建设条线上以及技术形态上的目录数据库、全文数据库和多媒体数据库。

3.1.3 平台服务层（PaaS）

技术构件包括基础组件平台、系统管理平台、报表平台、EEP封装平台、信息发布平台等平台，以及格式转换服务、OCR识别服务、三性保证服务、全文检索服务、电子文件封装服务、流媒体服务等以Web Service方式提供的应用服务。通过对档案业务的系统总结和分析，形成一套自己的业务构件，在此基础上可以灵活实现多种业务功能，如档案归档、接收、整理、利用、统计、鉴定等。

3.1.4 应用服务层（SaaS）

应用系统包括档案局域网、互联网两部分，每部分都部署有相应的应用子系统，分别面向领导用户、馆内用户、立档单位和社会公众提供档案信息服务；另外还包括实现对部分不联网立档单位档案管理的分布式档案管理系统；建立档案综合管理与利用平台，实现等对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研；建立校园网内电子文件归档和档案信息共享平台，实现立档单位的电子文件接收以及档案信息资源的共享，为校园网用户提供在线档案查阅利用；建立与整合档案公共服务与检索平台，满足社会公众对档案查询和利用的需求。

3.2 系统网络框架

系统网络融合了局域网、校园网、互联网，如图2所示。局域网是一个连接档案馆各部门和人员的小型内部专网，属涉密信息网络，用于存放馆内的公开和不宜公开的所有数据，是档案数据资源总库，是本校档案信息资源的采集、汇总、加工、管理中心和集散地。校园网是一个连接校直机关单位和各学院的网络，属非涉密网，档案馆非涉密主机将全部接入该网，通过该网可存储和传输非涉密信息，该网由于接入面广，也是关键应用的主要平台和最大的数据资源聚集地。互联网面向广大公众的开放网络，提供网上开放档案利用服务，典型的应用系统包括互联网档案信息门户、网上办事等。

图2 系统网络框架

3.3 系统业务架构

高校智慧档案馆的业务架构包括收、管、用三个阶段，如图3所示。

第一阶段为“收”：馆藏档案数字化以及各种电子文件的收集的渠道包括电子文件归档、数字化加工、模数转换、资源整合、互联网信息征集、在线上报、脱机上报等各种方式；第二阶段为“管/存”：档案的入库、格式转换、存储和管理按照“双轨制”要求，对实体档案和电子档案进行生命周期的管理；第三阶段为“用”：档案资源的信息发布并提供检索利用，通过各个网域面向不同用户提供各种档案信息服务，包括网站信息发布、档案利用服务平台、多媒体档案利用、普通的检索利用和电子阅览室利用等［2］。

3.4 标准规范体系建设

没有制度的标准化，档案馆智慧化建设就难以实现，因此，高校档案管理部门应根据国际、国内和行业的标准规范，并结合高校自身的发展需要来制定共同遵守的档案信息化管理制度和业务标准，使档案信息从采集、存储、传输等全过程都有章可循，为科学规范档案信息化管理奠定基础，使高校档案工作在客观上有共同的衡量标准、协作依据、协调保证，以便为建设档案信息网络做好准备，真正走上档案信息资源共享之路。需要建立的标准主要有两项：其一为标准规范体系，这是信息系统建设的指导方针，也是数据交换和共享的基础，主要包括计算机网络、信息安全、软件工程、档案管理等方面；其二为安全保障与运维体系，这是构建在管理上符合分级、等级保护的信息安全体系，采用不同的安全防护体系建设可靠和有效的信息安全系统，包括网络安全、系统安全、数据库安全、信息安全、设备安全、信息介质安全和计算机病毒防治等各个方面［3］。

图3 系统业务架构

4 高校智慧档案馆建设中应注意的事项

4.1 注重规划，分期实施

智慧档案馆的建设是一项系统工程，涉及内容极为广泛、技术要求非常高，不可能一蹴而就，因此要做好长期建设的准备。建设前期最重要的工作就是要做好近、中、长期规划，有效分配使用人力、物力、资金，保证项目的顺利进行。

4.2 避免盲目，形成特色

应注重学习和研究反映自身特点的新内容，必须避免一味照抄、盲目跟风的情况出现，必须避免一味照抄、盲目跟风的情况出现，必须以实际应用为前提，避免华而不实的情况出现，确保实际建设的效果，真正发挥智慧化成果带来的管理水平和工作效率的提高，形成自己的理论和特色。

4.3 新旧兼顾，和谐统一

原有硬件设备应加以利用，新的硬件设备间彼此融合，避免出现不兼容的局面和设备的浪费；原有系统和新建系统之间，应该在流程上彼此衔接、业务上相互连通，避免建设中顾此失彼、造成新的问题；老系统和新系统数据之间，要相互承接，老数据要加以利用，能够与新数据接轨，避免老数据丢失带来的损失和减少后其补救的难度。只有做到新旧兼顾、和谐统一，才能使智慧档案馆的建设真正体现包容性和现代设计特点。