基于中转系统运行的科研预算信息化管理

卢静，徐旭冉

（南京理工大学，南京 210094）

基于中转系统运行的科研预算信息化管理

卢静，徐旭冉

（南京理工大学，南京 210094）

科研预算管理是我国普通高校科研管理的核心内容，需要通过信息化的管理手段对传统管理方式进行改革。通过对现行科研经费预算管理中存在的问题进行分析，提出信息化管理的重点在于对预算管理流程及监控手段的完善。通过建立科研经费总体管理流程，统一财务与科研部门对科研预算的管理模式。通过建立基于中转系统运行的预算管理系统，实现高效科研预算的信息化管理。

科研预算；信息化管理；运行机制；中转系统

近年来，国家管理部门加强了对高校、科研院所承担科研项目的财务审计，旨在强化科研经费的预算管理，提高科研经费的效益，改变我国长期以来科研经费供求不均的现状。为了实现科研经费的透明化、精细化管理，各单位都在努力推行信息化管理办法［1］。纵观近年来信息化建设的推进，财务与科研管理部门之间存在的系统差异是信息化系统搭建的难点。本文通过剖析科研经费预算管理中存在的问题，阐述了基于中转系统运行模式的预算信息化管理模式。

1 经费预算管理存在问题研究

1.1 管理职能与管理内容存在矛盾

我国高校一直以来沿用了旧时西方国家的项目管理模式。在经费使用过程中，项目负责人拥有完全支配权，而学校科研管理部门的管理职能一般仅限于从预算执行进度方面进行督促、指导，财务部门则对单笔经费开支的合理性、规范性进行审查。整个项目唯有在结题验收时，经审计程序才能发现问题，其运行过程无法得到有效的控制。以国拨纵向项目为例，项目需要在立项时编制预算，通过对经费使用的明细归类，以规范项目承担者的使用过程［2］。在实际的运行过程中，财务部门没有有效方法掌握经费预算的详细情况，科研管理部门也无法在项目运行中详细掌握经费使用的动态现状，从而失去管理职能的作用［3］。

1.2 预算明细归类复杂、多样

现行的科研课题并没有统一的预算明细归类，依据项目来源的不同使用不同的预算归类。横向课题一般分为科研业务费、设备费、外协费、工资及劳务费、业务招待费和管理费六大类，根据项目研发的内容不同，各项配比有所不同。纵向课题则更加专业化和明细化，有直接费用和管理费两大类，并依据主管部门的不同在具体科目上有所不同。除此以外，不同科目的归类也有所不同。比如，外场实验的差旅费用有的归为试验费，有的则归为差旅费；劳务费的使用分为外聘人员劳务费、实验人员劳务费、学生助研费等，所属类别也不尽相同。这种复杂、多样的归类方式给承担课题的教师带来了压力，也是财务审计中调账的根源所在。唯有通过发挥学校部门的管理职能，利用信息化手段，实现对预算明细的动态录入和管理，才能有效实现预算使用的控制。1.3执行期内经费监控无法落实

项目执行过程中，经费的使用和管理都是一个动态的过程。一方面，项目负责人报销因项目执行产生的费用时，财务部门仅对每笔费用的票据真实性进行审核，并将报销记录登记于财务管理系统，这一过程是不与相应的预算归类直接挂钩的。另一方面，科研管理系统记录了项目的立项、经费到款等信息，虽然在立项时有对预算明细进行录入，但由于不与财务管理系统对接，无法获取各项预算科目的实际开支情况。没有预算，财务部门难以对费用的合理性进行判断，并控制各科目支出；没有经费报销信息，科研管理部门不能掌握项目的执行进度，无法及时对项目进行中间检查、验收等环节控制。预算与实销信息间缺乏有效的衔接，是目前我国大部分高校科研经费管理监控缺失的关键所在。需要搭建有效的系统方法和运行机制，动态获取和控制经费使用过程，从而实现项目预算的有效落实［4］。

2 预算信息管理系统的搭建

2.1 科研预算管理系统运行机制

本文以搭建科研与财务联动的科研经费管理系统为目标，结合高校管理中积累的经验和实际情况，整合财务与科研管理双系统，建立了科研经费预算管理的运行机制，并通过技术手段予以实现。为实现联动，需要在科研和财务之间建立信任机制，实现业务和数据的全面对接。

科研预算管理系统集成主要有以下四部分：

（1）到款集成：财务系统定期将到款数据同步至中转系统中，科研系统再从中转系统获取最新的到款信息，项目负责人可在科研系统对来款经费进行认领。

（2）到账集成：科研系统定期向中转系统同步经费到账数据，财务系统可从中转系统获取最新的到账数据。

（3）项目预算信息集成：项目立项时须在科研系统中调用预算模版，填写每个科目的预算信息。科研系统定期向中转系统推送数据，供财务系统获取预算信息。

（4）支出集成：财务系统将科研经费报销数据定期推送至中转系统中，科研系统定期从中转系统获取最新的报销数据。

预算管理需求体现的是经费收入和支出信息在科研与财务系统之间互动的基本情况。在项目预算信息集成过程中，对于预算科目的设置和推送，是整个系统实现实时控制的关键。通过设置各科目的预算阈值，能够在每次销账时对财务报销人员和项目负责人给予提示，控制各项科目使用不超出预算。支出集成信息的实时互动是保证科研管理部门把握项目进度管理的重要讯息。通过实时监控，各项经费的使用进度一目了然，避免了突击花钱、临时调账等情况的出现。

2.2 系统搭建的方法

科研财务管理系统是科研管理系统与财务管理系统的集成，但并不是两套系统的简单合并。对于财务管理系统，需要保证来源信息的安全和可靠性，保持系统与互联网等其他信息系统之间的相对隔离性；对于科研管理系统，由于其基于互联网（或内网）的物理架构，信息来源广、信息互动性强。为此，需要构建中间数据库平台，并搭建信息通道，以完成科研预算管理系统的建设工作。依据该原理，图1示意了建立本科研财务管理系统的基本结构。

图1 科研财务管理系统基本结构示意图

在搭建的预算管理系统中，独立设置了中转服务器，专门用于交互信息的存储、处理和筛选传输。它直接与科研服务器相连接，通过建立受信与授权层，将科研服务器内有关于科研项目预算、拨款及各项必要的审批、限制信息传输至此。在与财务服务器之间建立防火墙，更好的将财务管理系统与数据交换进行分离，从物理层面提高数据安全性。通过建立SSL通道、为中间数据库平台提供特殊的网络防护等措施。双边信息集中于中转服务器后，在中转服务器上建立数据资源库和适于管理操作的信息处理平台，通过计算、筛分等方法，实现双边信息的统一对接。信息处理后，再将这些信息反馈给双边系统，使财务人员和科研管理人员均能实时收到经过处理的预算使用信息，从而实现预算信息的实时性。

3 小结

科研预算管理系统的搭建，是实现科研项目信息化管理的必要手段。系统的运行，是以科技财务管理系统运行机制的搭建为第一步，通过统一财务部门与科研管理部门之间的办事流程，实现双边系统程序的集成。通过设置独立的中转服务器，建立信任机制，实现了财务与科研管理数据信息的集中处理，并对数据库平台起到必要的网络防护。该系统在实际运行中，应当根据各高校不同的经费管理流程进行必要的修改，并期待通过长期运行调试得以完善。

［1］乔志芳，冯妍.以信息化手段助推科研经费管理——以××大学为例［J］.中国管理信息化，2014（7），31-32.

［2］许然.浅析新时期高校科研管理中存在的问题及对策［J］.科教导刊，2014（9）：9-11.

［3］王迎霞，沈富可.信息化成就高校科研项目无边界管理［J］.中国教育信息化，2012（4）：4-6.

［4］李欣，陆虹，曹建清，等.基于信息化平台的高校科研项目协同管理模式探析［J］.重庆大学学报：社会科学版，2013（19）：35-47.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.19.029

F232；F810.6

A

1673-0194（2015）19-0053-02

2015-04-03