对《建设电子文件与电子档案管理规范》的认识和思考

常浩

【摘 要】本文重点介绍了建设电子档案的概念和属性，建设电子档案的管理，归档范围、时间、归档方式、以及建设电子档案的保管。

【关键词】建设电子档案；概念和属性；管理

引言：

2008年1月1日实施的《建设电子文件与电子档案管理规范》为城建档案馆的业务发展又增添了一项全新的、与时俱进的业务内容，为城建档案馆开展建设电子档案业务提供了完整的行业标准，使我们从事城建档案管理工作的人员在对建设电子档案一片茫然中找到了可以遵循的依據。《建设电子文件与电子档案管理规范》就是我们今后开展建设电子档案各项工作的指路明灯。虽然我们馆还没有开展建设电子档案的收集、整理、鉴定、验收、移交和管理工作，但随着社会现代化的发展，计算机技术的不断渗透，开展建设电子档案的管理工作已经提上了我们城建档案管理人员的工作日程。通过对《建设电子文件与电子档案管理规范》的学习，我对建设电子档案产生了几点认识和思考。

一、建设电档案的概念和属性。

首先，建设电子档案涉及建设单位众多，范围广泛，产生的部门广泛分布在建设系统各行各业。有城乡规划、城市建设、村镇建设、市政公用事业、供水、排水、环卫、勘察、抗震、人防、公共客运等等众多行业。可见，建设电子档案就在我们身边，它是社会进步，计算机飞速发展、网络现代化的产物。一句话，建设电子档案是具有参考和利用价值并能够作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据，依赖计算机等数字设备阅读、处理、并可在通信网络上传送的文件，具有真实、完整、有效性。由于建设电子档案要求各种不同类别电子文件的存储应采用通用格式，所以又赋予了建设电子档案的通用性。这就为电子档案今后的利用打下了基础，不会因为格式的不对而产生不能利用的结果。

二、建设电子档案的管理

1、归档范围：两个“凡是”。

凡是在城乡规划、建设及其管理等活动中形成的具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件和数据；凡是记录与工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状的具有重要凭证、依据和 价值的电子文件和相关数据。都是建设电子档案要归档的范畴。

2、归档时间和要求

由于建设电子文件具有阶段性和设计修改的动态性，决定了建设单位档案部门要定期把鉴定合格的电子文件进行归档（本单位档案室）。对于工程竣工验收向城建档案馆进行归档时应遵循与纸质档案相同的归档时间，即工程竣工后三个月内随纸质档案一起向城建档案管理机构移交。

3、归档方式

建设电子档案的归档方式包括在线式归档和离线式归档。在线式归档是指建设单位在开通网络技术的前提下，建设单位的项目负责人向城建档案管理部门传输电子文件。这种方式需要通过互联网来传输，方便快捷，办事效率高。离线式归档是指不通过网络传输，项目负责人将建设电子文件拷贝到介质上移交到城建档案管理部门。

4、建设电子档案的保管

建设电子档案和传统的纸质档案相比有更大的易损性，所以保管要求更加严格。为安全和妥善的保管建设电子档案应注意以下几点：

①脱机建设电子档案的载体按保存寿命的长短和可靠程度的强弱排序为：一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。我认为作为长期保存的建设电子档案的存贮介质应选择高质量的一次写光盘。因为光盘通用性很强，容量大，成本低，寿命长，读取数据速度快，是长期保存建设电子档案的最佳介质选择。

②控制好温湿度防止不适宜的温湿度对载体的危害。环境温度应保持在17℃—20℃之间，相对湿度应保持在35%—45%之间

③存放位置应远离磁场，做到“八防”，即防火、防虫、防鼠、防盗、防尘、防湿、防高温、防光。避免挤压，防止划伤载体。

④脱机建设电子档案载体一式三套，一套封存保管、一套异地保存、一套提供利用。

5、建设电子档案的安全保密

建设电子文件和档案是计算机生成和读取的且用数字代码记录信息的，其归档和生成的档案也同样依赖于计算机系统，包括计算机硬件，操作系统和软件，离开了计算机系统，人既无法识读更无法对建设电子档案进行传递和管理。这也决定了计算机系统的安全保密工作是非常重要的，要针对非法访问、非法操作、病毒侵害等采取系统安全和保密等级相符的防范措施。比如：网络设备安全保证、数据加密技术、操作身份验证、系统防火墙等安全保证手段。

6、建设电子档案的验收与移交

①建设电子档案的验收与纸质档案的验收，均采用预验收制度，即建设单位在组织工程竣工验收前，提请城建档案管理机构在对纸质档案预验收时，同时提请对工程电子档案进行预验收。唯一变化的一点是，建设单位已经向城建档案馆移交了工程电子档案的，纸质档案依据建设单位需要可适当延缓移交的时间。

②与传统纸质档案比较，建设电子档案是纸质档案的本体，纸质档案来源于电子档案。因此建设电子文件与相应的纸质文件应建立关联，在内容、相关说明即描述上应保持一致。作为城建档案管理机构不可能对拥有30多栋高层的住宅小区、上万页的电子文件与纸质文件进行比对，那样会浪费大量的人力和物力，拖慢了办事效率。为保证一致性，这就要求建设电子档案的验收与移交应建立移交责任书制度，明确双方权利与义务，双方签字、盖章，保证建设电子文件内容与纸质文件一致性。为建设电子档案日后的提供利用，充费发挥档案的凭证作用打下坚实的基础。

7、建设电子档案的人员配备需要复合型的人才

由于建设电子档案是基于计算机网络技术传输，需要通过电子设备生成，计算机设备读取的特性，决定了从事建设电子档案的人员既要懂得城建档案方面的专业知识，还要掌握计算机网络技术、网络安全和防护以及各种电子设备的使用方法。这就要求我们从事建设电子档案的人员要不断加强学习，优化知识结构，朝复合型人才方面发展。

三、建设电子档案的提供利用和法律凭证地位及效力

建设电子档案的保存就是为了今后的再利用，让其服务大众。如果没有今后的利用，档案就没有价值，也没有保存它的必要。现如今社会因为房地产建设纠纷诉诸到法院的案子比比皆是，不是因为开发商和施工单位为合同价款或施工规模、质量打到法院，就是业主不满意开发商的售房承诺（比如开发商不按规划建设、承诺不到位）而告到法院，笔者就曾多次接触为打房地产官司而查阅城建档案的人员，事实也充分证明了建设档案的价值。由此联想到建设电子档案可否当作法律凭证呢？

依据我国诉讼法的规定凭证效力取决于该电子文件是直接证据还是间接证据，这就涉及到了建设电子文件定性的问题。通俗一点也就是要证明建设电子档案是否具有原始性和真实性的问题。我国《民事诉讼法》第69条规定：人民法院对视听资料，应辨明真伪，并结合本案其他证据审查确定能否作为认定事实的根据。可见视听资料是不能单独单独作为证据的，需要有其他证据相一致，共同指向同一事实，方能作为定案的证据。如果把建设电子文件归入视听资料，那可以判定电子文件是一种间接证据，不能直接、单独证明待证事实，应和其他文件或证据结合在一起来证明事实活动。

建设电子档案还有一个非常明显的特点就是销毁、更改、补充非常容易，并且很难发现有更改的痕迹。纸质书面的档案则不然，一旦形成，就注定了其内容和形式的统一不可分性，其内容的原始性和真实性更加依附于载体——纸张，如果是纸质原件那它的真实性很容易被论证。即便是被更改过的复印件也很容易看出破绽，仅从这点上来讲，建设电子档案也不易单独作为证据，需要有其它证据的帮助，来共同实现建设电子档案的证据效力。

可见，建设电子档案与传统纸质档案相比它的法律凭证作用要弱于纸质档案。