谈如何做好维和培训中心的档案工作

摘 要：本文阐述了维和培训资料的重要性，分析了收集、归档工作中存在的问题，提出相应的解决方法，以期更好地实现应用。

关键词：档案管理

中国维和警察培训中心（以下简称维和培训中心）2001年3月经公安部批准成立，承擔中国维和警察、维和警察防暴队、警务联络官和外籍警察的培训任务。经过十几年的建设发展，维和培训中心如今已经成为国际知名的综合性、现代化的维和培训基地，已经成为中国维和警察的摇篮，维和教学研究的基地和国际合作的窗口。作为中国唯一一家培训维和警察和维和警察防暴队的机构，其工作性质特殊，使命光荣，这就形成了维和培训中心档案资料的唯一性和特殊性，其重要性更是可想而知。

1 维和培训中心档案资料的重要性

“档案是国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”档案不仅珍藏历史、记载社会，而且积累经验，对于回顾过去、指导现在，具有十分重要的借鉴意义。

维和培训过程中形成的各种档案记载着中国维和警察工作发展的历史，客观反映着维和培训工作教学管理、队伍建设、基础设施、科研开发等方面的过程和成果。档案将历史工作情况系统全面的存档与展现，让管理团队能够及时了解工作状况，为指导下一步工作和科学决策提供全面客观的理论依据。

维和培训教学工作，着眼联合国行动任务需求，直接关系所培养人才的质量。经过系统整理的研修教学、建设评估的各类档案既是开展教学研究的可靠资料，也是改革教学工作的重要依据，对于改进教学工作、提高教学质量、促进教学工作的持续发展有着至关重要的作用。让教学管理工作在实践中能够有所借鉴，避免走弯路，为高效工作提供条件。

维和研究领域越来越受关注，理论成果不断发展创新。作为中国维和警察的培训机构，维和工作学术研讨、权威专家来访、科研合作中形成的文字材料、声像、实物等档案信息最为系统、最为全面。维和培训中心在维和资料、档案资源方面具有天然独特的优势，是维和科研工作的资源库。

2 维和培训中心档案工作现状及存在的问题

2.1 档案意识不强

受传统思想观念影响，一直以来人们对档案工作缺乏应有的重视，觉得档案工作无关紧要，干好干坏影响不大，档案意识不强。维和培训中心有兼职档案员一人，隶属教学办公室，办公室工作量大、工作繁杂，兼职档案员一般都身兼数职，平时无暇顾及归档工作；如果承办人日常不注意保管材料，不及时整理移交给兼职档案员，很容易出现归档材料不全、归档不及时的现象。

2.2 任务区档案资料收集工作难度相对较大

维和中心培训任务多，参与人员范围广，有时会涉及到与外单位的合作，由于承办人员多，存在档案资料收集不全、缺失现象，使档案在全面完整性方面存在瑕疵。另外，由于维和警察来自全国各地，执行完维和任务后，一般都直接回到自己的单位，有时因反馈渠道不及时、不通畅，致使一些维和任务区的一线珍贵材料收集困难，造成任务区一线资料有时不能归档或不能及时归档。

2.3 声像档案资料归档困难

维和培训活动中形成了大量珍贵的照片以及声像资料，对于研究维和历史、教学和学术工作具有重要利用价值。但是长期以来，相比纸质档案，人们一般不重视声像档案，不清楚那些是声像档案，以为只有上级来函、重要发文才是档案，而在各项活动中拍摄的照片、录音、录像等，用作新闻宣传后，就完成任务了，不需要整理归档；认为谁拍摄的声像资料，版权就归属谁，怎么处理属个人行为。这就造成了声像档案资料失控和流失，致使档案资料不完整。

2.4 实物档案存放受限

实物档案是具有档案属性的实物通过收集整理而转化成的档案。在一些出访和来访中维和培训中心收到一些中外客人赠送的纪念章，纪念品和活动中的签字题名等实物资料，附属着如活动时间、名称等档案信息，承载记录着维和国内外合作交流发展重要的历史篇章，是中国维和警察培训工作重要的历史见证。从长远来看，经历相当长的时间后，部分实物档案在未来特定的历史中必定会发挥重要作用。但目前受场地和空间的限制，实物档案的摆放受限。

3 改进档案工作的措施

3.1 加强宣传教育，强化档案意识

加强档案工作的宣传教育，使大家了解档案是什么，包括哪些内容，有什么价值；倡导学习档案法律法规，使大家正确认识档案的重要地位和作用，强化档案意识。各级领导和兼职档案员要重视档案工作，分管领导要经常督促、检查归档工作进展情况，改善工作环境和工作条件，解决工作中存在的实际问题和困难；保持兼职档案员岗位稳定，创造条件确保兼职档案员有足够的时间和精力完成归档工作。

3.2 以档案法为依据，推进档案收集工作

《中华人民共和国档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有”。因此，一定要防止文件散失、损毁的现象发生。在收集档案过程中，应将所有具有保存价值的文件材料全部收集归档，对办文集中的人员和重大活动以及任务区一线材料进行重点追踪，确保收集齐全。文书、档案人员职责明确，防止出现责任心不强，互相推诿的现象，保证档案资料收集齐全完整。

3.3 加强管理培训，提高档案人员的业务素质

档案人员的素质决定档案工作的质量，提高档案人员的素质是搞好档案工作的根本。兼职档案员一般都不是档案管理专业出身，专业知识不足，业务能力、技术能力较低。因此要培养具有强烈事业心和责任感的专兼职档案工作人员，保证兼职档案队伍的相对稳定性，使档案工作始终不间断，有人干，有人管。通过举办档案基础知识和业务培训，如档案的收集、整理、分类、立卷、检索、利用等，提高兼职档案人员的业务能力。同时要做好档案交接工作，保证档案历史的传承和延续。

3.4 做好声像档案和实物档案的归档工作

对于在维和教学训练和学术交流活动中形成的大量的照片和录像资料的收集，要改变传统、被动的等靠思想，提前介入、事后追踪。对于重大活动要事先介入，重点摄录人员要事后跟踪征集，确保档案资料收集齐全完整。并对其进行分类整理，建立目录，以便于检索利用。实物档案在收集、登记时，必须确保实物档案信息如活动时间、名称等信息齐全，开辟空间专门保存珍贵实物，确保实物档案在未来工作中发挥重要作用。

3.5 加强档案的数字化、网络化水平

要树立现代的档案管理理念，加强档案管理的数字化和网络化水平。使档案资料在注意保密的前提下，服务教学科研一线，方便用户查询和使用。更新原有的档案管理系统，加快档案的数字化管理，作为系统的应用者，我们一定要克服嫌麻烦、怕费事的思想，改变手工更可靠的观念，研究新技术，接受新理念，做好系统更新和数据录入以及历史档案资料的数据化等工作，逐步实现全信息网络检索，满足全方位、多层次的服务需求。

作者简介

张铁（1977-），女，河北省廊坊市人，河北省廊坊市武警学院维和培训部副教授，主要研究方向：图书馆学。