浅析如何做好事业单位档案管理信息化建设

刘青颖

摘 要：随着计算机和网络技术日趋成熟，事业单位档案管理进入了信息化建设新纪元。对比传统的事业单位档案管理模式，信息化管理给我们带来诸多改变，本文分析了现行事业单位档案管理状况以及如何开展档案管理信息化建设。

关键词：事业单位；档案信息化；保密工作

档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，它是再现历史真实原貌的文献资料。随着现代科技进步，以计算机及网络技术为载体的信息化建设已经渗透到各个领域并正在拓展着我们传统的工作、学习和生活方式，档案信息化建设就是这一过程中产生的新领域。档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。档案管理信息化建设将当今的计算机及网络技术应用到档案管理工作中，使其部分取代传统的档案收集、整理、价值鉴定、保管、编目和检索、统计、档案编辑和研究、档案提供利用等操作环节，使原来依靠档案管理人员手工操作完成的工作由计算机等信息化设备手段完成。可以说事业单位档案管理工作将进入信息化管理时代新纪元。

1 目前事业单位档案管理中存在的问题

目前事业单位在档案管理方面的工作普遍存在一些问题。首先专职档案管理人员数量不足，有些人员既要负责档案管理工作又要负责其他日常事务，且档案管理岗前培训，定期业务学习需要占用一定工作时间，这容易出现培训内容不足，培训时间不达标等情况，造成档案管理人员业务水平参差不齐。其次，部分档案管理者缺乏统一认识，工作内容流于形式，思想上较为被动，认为只要档案材料不丢失、不损毁、不泄密就行，对收集来的材料没有经过认真辨识，或将不符合档案内容要求的材料装入档案盒。这种情况不利于维护认识档案的严肃性与真实性，往往在需要查看档案以便了解个人履历、办理手续时因档案收集、整理、归档、装订不及时出现资料衔接不上或部分重要证明文件遗失，给个人甚至集体造成损失。再次，事业单位档案管理制度是制约档案管理工作内容的有效机制。但有些单位档案管理制度不规范、不健全，这就大大降低了档案所具有的利用价值和真实性，或者有些单位虽然有一些管理方面的制度，管理人员却在工作环节上疏于执行，停留于表面现象，没有让制度发挥实际作用，如：案卷标题、序号编目不够规范，案卷整理不系统，目录内容与实际案卷资料不符，甚至一些案卷都没有卷内目录。最后，现行的档案检索效率偏低。当前大多数事业单位还是手工检索案卷材料，人为操作必然存在信息误差，这不仅不利于优化管理人员队伍，也降低了档案使用率。以上这些情况也不利于事业单位档案信息化建设及维护工作。

2 事业单位进行档案管理信息化建设内容及方法

传统档案通常以纸张作为媒介，记录下当时发生的事件。由于纸质档案需要占用大量空间，通常需要一间或几间档案室储存档案资料。而且纸质容易受环境因素影响，温度、湿度、光照、有害气体都会影响纸质档案的使用寿命，一旦损坏很难恢复原状，这给档案的完整性带来较大威胁。其次，一般来说纸质档案形成后没有备份文件，且借阅、查找、使用较为费时费力，从而降低了人事档案利用效率。在信息化的社会环境背景下，信息化建设的诸多优点将为传统档案管理带来变革性的影响。

在事业单位档案信息化管理与传统档案管理模式结合过程中，我们可以将档案信息进行数字化编辑，利用数据库技术，数据压缩以及扫描技术将历史形成的纸质、声像文件进行系统分类建立档案信息库。其次，事业单位信息化建设也包括进行档案网站建设编辑，档案网站是档案管理机构在公共服务平台上建立的站点，提供相关档案信息服务，同时可作为档案信息化建设的交流平台和宣传窗口。再次，数字档案馆建设也是事业单位档案信息化建设的一个重要内容。

在事业单位档案信息化建设中，第一步，应正确认识什么是事业单位档案信息化，强化信息意识。但是相对而言，目前多数管理人员没有正确把握档案信息化工作的重要性和发展趋势，或以经费不足、人手不够等原因推迟甚至搁置档案信息化的建设，从而阻碍档案信息化建设进程。第二步，档案管理者应该加快档案管理的硬件建设，计算机、数字存储设备、数据库、网络等是建立信息化管理必备的硬件条件，需要给予较大力度的政策与资金支持。第三步，应对档案管理人员就计算机辅助档案管理、电子文件归档与保存、数字化建设、网络建设、安全管理、数字化档案资源长期保存等内容进行系统培训，使相关人员更好掌握相关技术，让档案信息化建设更好地服务于事业单位的各项生产活动。

在上述档案信息化建设过程中，保密工作应被予以特别强调重视。档案的信息化建设是一把“双刃剑”，随着计算机和网络技术日趋成熟和广泛应用，档案的保密工作成为每一位档案管理人员所面临的新的课题。如何档案信息化建设过程中做好保密工作呢？首先，要加大档案保密工作宣传力度，让使用者明确法律责任与违法行为界限等，通过对相关法律法规的深入学习，强化保密意识，增强全员的保密法制观念。其次，改善档案信息化建设的软硬件条件。传统的档案管理工作只需考虑加强档案资料存放场所的自然条件，但是在档案信息化建设环境下所利用的服务器、存储媒介、软件以及网络等都应具备很高的安全防范措施。档案的存储和利用是由计算机和网络完成的，而这些系统是由许多部分组成，每个小的失误都会造成不可挽回的损失，如录入错误、密级不清、误删操作、突然地断电等。

不仅如此，还要防范计算机病毒和黑客入侵档案保密系统，造成数据库被盗损坏。针对这些可能发生的情况，我们在档案信息化建设进程中必须积极采取防范措施。第一、为应付电子档案文件、数据丢失或损坏等可能出现的意外情况，应将存储设备中的数据复制到磁带等大容量存储设备中进行备份，备份方式有：定期磁带备份数据、远程磁带库、光盘库备份、远程数据库备份等；第二、运用“防火墙”技术，电子档案管理系统和外部网络的连接处安装防火墙设备，能够根据会话信息、应用协议、访问用户、被访问者资源等进行访问控制规则设置，保证通过网络边界的会话层得到一定的控制；第三、网络入侵检测系统，它是一种对网络传输进行即时监视，在发现可疑传输时发出警报或者采取主动反应措施的网络安全设备。第四，在存放电子档案场所内加装监控系统，可有效的防止无关人员进入涉密场所，也可监督档案管理人员日常的档案保管工作。

在档案信息化保密管理系统中，应实行控制源头、集中管理、分级负责、突出重点、协调促进的原则。承担档案信息化系统工程建设的系统集成、综合布线、软件开发、服务咨询及工程监理等单位，必须通过档案行政管理部门和保密工作部门的保密审查，档案信息化系統工程建设的保密管理实行审核备案制度。而且，档案信息化建设单位的保密管理人员应经过严格审查，并保持相对稳定。档案行政管理部门和保密工作部门应定期组织有关培训和考核。

3 结语

利用计算机及网络技术等现代科技手段对事业单位进档案管理进行信息化建设，可以及时发现在档案管理方面存在的问题，并能更好地对档案资料进行动态化、规范化、科学化管理，在这一过程中提高档案管理工作效率，为上层建筑提供更全面更科学更有利的保障。档案管理信息化是是事业单位档案管理的方向和目标，关系到每一个人的切身利益，也关系到事业单位日常运行的各个系统，它甚至对整个社会的资源共享与交流都有着不可或缺的重要推动作用，是社会文明进步的标志。