新版干部人事档案标准与整理方法

闫俊丽

2012年6月，中组部下发了《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》（组通字〔2012〕28号），对干部人事档案内容、用纸、目录、卷盒及档案袋等都有全新的规定。主要变化有三：

一是归档内容的变化。新增了很多需要归档的材料，删除了一些不需要归档的材料，还有部分归档材料作了调整。其内容变化情况详见表一。

表一  改版后干部人事档案归档内容变化情况表

二是目录格式的调整。其一，把“类号”改成了“序号”;其二，把“材料制成时间”改成了“材料形成时间”;其三，删除了“材料份数”栏。具体格式见表二。

表二  干部人事档案目录

编目时，要按照排列顺序，逐份逐项进行，每类目录首先注明材料类号和类别名称，如一履历表类、二自传类、三鉴定考核考察材料。

序号栏的填写方法是：材料类号用汉字的“一”至“十”，二级分类的类号用1至4，顺序号用阿拉伯数字;“材料名称”根据材料题目填写，有必要时另拟标题;“材料形成时间”填写材料落款时间，有多个时间的材料，以最后的时间为准，具体年月日填写齐全;“页数”按照编好的页数如实填写;“备注”填写需要说明的情况，如复印件、附考察材料等。具体填写方法见表二。

三是档案用纸、档案卷盒和档案袋有了新的规格。1991年的《干部档案整理工作细则》规定干部档案材料使用16K规格，2009年的《干部人事档案材料收集归档规定》规定使用16开型或国际标准A4纸型的公文用纸。现在中组部要求，干部人事档案材料和目录采用国际标准A4纸型，档案中原有小于A4纸型且已按照要求装订的档案材料，不需要重新打孔和裱糊。装订时，按照靠左下对齐的方式用打孔机在左侧打3个孔即可。档案卷盒规格和档案袋规格按照A4纸型都要相应调整。

依照改版后的人事档案标准整理时需要注意以下问题：

一是排序时两种方法同时使用。第一、第二、第三、第四、第七、第九、第十类材料按材料形成时间排序，其中第四类和第九类材料有二级分类，在采用二级分类后的各小类中分别按时间排序;第五、第六、第八类材料按材料内容以材料之间的内在联系排序，其中第五、第八类材料的排列顺序为：上级批复、结论或处分决定、本人对结论或处分决定的意见、调查报告、证明材料、本人检讨或交代材料等，第六类材料排序时，入团志愿书或入党志愿书排在入团或入党的其他材料之前，其他材料依时排序。

二是书写目录时注意留白。干部人事档案实行动态管理，书写目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用，特别是第三、第四、第九类等，由于后续的材料比较多，为了留出足够的空格，不要在同一页中再填写其他类别材料的条目。

三是收集归档材料要确保规范。为了保证档案材料收集归档的质量，要规范收集和整理。具体应注意以下两点：其一，归档的材料必须是办理完毕的正式材料，手续要完备，凡规定由组织审查盖章的归档材料，须有组织印章。审（复）查结论、处分决定等材料应当与本人见面并由本人签字;本人见面后未签字的，由组织注明。其二，除各类证书、证件、全国统考科目成绩单及历史久远的材料外，归档材料一般不使用复印件，复印件要注明出处、复制时间，并加盖材料出具单位或干部人事关系所在单位组织人事部门印章，确保复印材料真实有效。

（指导老师：吴雁平  作者单位：漯河市档案馆  来稿日期：2015-04-17）