浅谈学校升格期间的档案管理

郭志敏

濮阳市卫生学校筹设濮阳医学高等专科学校被省教育厅列入《河南省高等学校设置“十二五”发展规划》，通过省高校设置委员会的正式评审，目前正在等待省政府审批和国家教育部报备。濮阳市卫生学校开展升格工作历经近三年时间，学校采取各项有力措施加快发展步伐，各项工作都达到专科水平。在这重要的历史性时期，加强档案管理工作尤为重要，笔者就如何做好医专筹设期间档案管理工作进行探究。

1  档案管理对学校升格的重要性

在近三年的升格筹设工作中，濮阳市委、市政府高度重视，在市土地、财政、税收、规划、征地、人才引进等部门给予了强力保障。新校区位于濮阳教育园区，占地685亩，总投资7.8亿元，总建筑面积17.8万平方米，目前已部分建成并投入使用。学校面向全国招聘引进高学历、高职称人才60人。学校共有专任教师194人，副高级以上职称54人。市财政拨付2510万元用于图书、设备招标采购工作，图书馆现有图书达到19万册，总价值近500万元，实验设备2753件（套），总价值达到1520.744万元。学校在基础设施、专业建设、教学科研水平、临床教学基地等各方面，已具备医学高等专科学校的基本条件。学校建设的日新月异，飞速发展，给档案管理工作带来了很大的压力和挑战。在筹设过程中直接形成大量的有保存价值的文字、声像、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录，是极其珍贵的信息资源，是国家档案资源的重要组成部分。学校重大活动档案的收集、保管、利用对促进学校教育教学工作具有现实意义和历史意义。濮阳市卫生学校在软硬件等方面已经基本具备医学高等专科学校的办学条件。学校在筹设期间先后制作了《申报材料合订本》、升专宣传画册、宣传片等资料，整理升专备查资料443盒，这些工作离不开档案部门大力支持，同时为档案管理工作也带来了更大压力和挑战。因此，加强升格期间中的档案管理工作，是档案工作人员义不容辞的责任和义务。

2  存在的问题

2.1  对档案工作的重视不够。卫校作为医疗卫生单位，大部分教职工是从事卫生职业教育的专业技术人员，行政人员中学档案专业的也较少，对文书管理和档案案管理知识了解得较少。同时，由于迎评资料有一定的应对性和临时性，工作任务较重、时间较紧，工作重点一般侧重于在时间节点内迅速地完成迎检任务，档案管理的工作一般会放在靠后的位置。

2.2  材料归档意识不强。各部门缺乏收集整理重大活动档案和向校档案室移交材料的自觉意识，没有明确专人负责材料收集，由于升专涉及重点部位较多，如人事、基建、教学等工作，过程中形成的档案材料大量存在于科室中、工作人员手中，移交材料不主动。同时，对筹建医专过程中形成的各种档案材料不太重视，只重视相对比较重要的文件，对产生重要文件过程中形成的凭证材料往往认识不到其中的价值，得不到完整的保管。如在申报项目、资金过程中形成的各种证明、报表、总结等材料，数量多而琐碎，事情办完就过去了，不能及时完整地收集。

2.3  档案管理比较分散。学校没有设立综合档案室，校档案室设在校办公室，室藏档案主要有文书档案、基建档案、照片档案等，其他门类档案归各职能科室的兼职档案员保管，管理较为分散，且归档程序不规范，不利于档案的保管和利用。

2.4  档案管理人员队伍素质亟待提高。虽然大多数科室安排了专门人员管理档案，但大都兼任着其他行政、教学工作，没有经过档案管理方面系统的培训，对档案业务知识了解较少，缺乏档案管理的专业型人才，影响了档案收集归档的质量。

3  加强档案管理的措施

3.1  提高思想认识，加强组织领导。校领导班子要高度重视档案管理工作，进一步加强对升专档案管理工作的领导，要将加强档案管理作为升格工作中一项重要工作来抓，列入工作目标。创建办要明确专人负责档案收集工作，各科室确定档案联络员，负责本科室的档案收集和移交工作，形成创建办综合协调、各科室积极参与、专职档案员和各科室联络员齐抓共管的档案管理网络。要加强对全体教职工档案知识的培训，提高教职工对档案管理重要性和必要性的认识。要按照迎检工作进度制定《筹设期间档案管理工作方案》，确定归档材料的范围、内容、接收时间等，把档案工作作为当前及长远的重要工作来抓。

3.2  完善管理制度，落实保障措施。要以升专工作为契机，进一步提高学校档案管理工作的整体水平。要加强档案管理人员对档案法律法规和业务知识的学习，熟练掌握档案整理技能，增强责任意识和服务意识，团结协作，拓宽收集渠道，确保各项资料完整归档。要不断适应学校发展建设的新形势、新任务和新要求，建立完善与专科学校相适应的档案管理规章制度。结合《河南省重大活动档案管理办法（试行）》，制定《学校重大活动档案管理办法》，要明确濮阳医专升格工作档案收集、整理的具体责任部门和人员，落实工作经费以及保障措施，同时要建立健全档案管理工作的督查督办机制，加强对重要材料归档的督办，对文件质量和完整程度进行把关，确保制度落实到位。各相关部门应在重大活动、重要会议结束和重要文件办理完毕之日起30天内将文件材料、照片、视频、录音和电子文件等分类、排列后，向校档案室及时完整地移交。由于材料使用率高，归档时间不好确定，应做好重要文件的备份工作，避免原件纸张的磨损和老化，确保原件能及时完整归档。

3.3  提高工作标准，加强队伍建设。一是要提高工作标准。医专筹设工作是对学校办学水平的综合检验，是学校的管理水平、综合实力、业务素质的整体反映，要以升专工作为契机，进一步提高学校档案管理的整体水平。要严格按照文件处理规范开展工作，制定本部门开展档案管理工作方案，抓好工作的落实。二是要加强档案管理人员的队伍建设。要加强档案管理人员对档案法律法规、业务知识的学习，熟练掌握档案整理技能，树立良好的职业道德和敬业精神，积极主动地开展工作。三是要抓好源头管理。从源头上抓好原始文书材料的积累和收集，创建迎检工作与档案管理工作同步，文书处理程序与平时立卷同步，利用和保管同步，加强对重要材料的跟踪，对文件质量和完整程度进行把关，把日常的档案收集工作做细做扎实。四是要加强档案普及教育。要加大档案管理重要性的宣传教育工作，让每个教职工都对档案工作有所了解，从而主动配合收集和整理工作，积极参与到学校的各项中心工作中去，进一步提高工作效率。

3.4  加强档案编研，提升档案价值。濮阳医专筹设工作被列入濮阳市2013年20件大事和濮阳市建市30周年50件大事，是全市386万人民群众殷切期盼的重点工作。因此，要做好濮阳医专筹设工作的档案编研工作，以达到满足社会利用需要的目的。学校档案室先后编研了《濮阳医学高等专科学校（筹）迎接省评审组检查工作资料汇编》、《濮阳市卫生学校迁建升专工作历程图片集》和《濮阳市卫生学校近三年新增规章制度汇编》等。针对濮阳医专筹设工作实际，要做好材料的汇总和升华工作，去粗取精地提炼材料，筹备编研《濮阳医学高等专科学校筹设工作大事记》、《濮阳医学高等专科学校筹设工作重大活动资料汇编》等资料，充分开发档案信息资源，创新工作方法，编研出切合实际、高质量的编研成果，最大限度地发挥档案的价值，更好地服务于学校的发展。

3.5  做好搬迁准备，超前科学谋划。一是要做好搬迁前的档案收集工作。学校即将搬入新校区，为避免在搬迁过程中材料的遗失和丢弃，档案主管部门要制定《材料鉴定和接收方案》，有步骤地对各部门材料进行鉴别、销毁和接收，各部门要丢弃的材料要经档案工作人员查看后才能进行销毁。档案管理人员要强化大局意识、保密意识和责任意识，进行全面排查、集中运送和保管，为升格后建立高标准的档案室打好基础。二是要做好升专后综合档案室的建设工作。根据教育部第27号令《高等学校档案管理办法》，高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费。档案管理部门要创造性地开展工作，超前进行科学谋划，制定濮阳医专综合档案室建设的合理化方案，按照高等院校的标准建设综合档案馆（室），及时为校领导提供决策依据，建立健全管理制度，加强基础设施、基础业务建设，努力开创濮阳医学高等专科学校档案事业科学发展的新局面。

（作者单位：河南省濮阳市卫生学校档案室  来稿日期：2015-04-20）