数字化档案馆建设的思考

曹永平+倪玉红+杨小瑞

1   数字化档案馆建设的紧迫性

1.1  档案数字化可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质服务。

1.2  形势发展的需求。进入信息社会化后，档案数字化建设的酝酿和进行必将摆在首位。要实现油田企业档案馆馆藏的数百万卷（件）档案资料的信息共享，首先就是要建设数字化档案馆。目前，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相适应，纸质档案的管理及较原始的检索利用水平使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失，这是一个极其重大的损失和无法挽回的错误。

1.3  社会强烈需求。当前社会的各行各业中，数字化的档案信息便于管理，查找便捷的优点成为广大人民群众所喜闻乐见的一种方式，其生命力和发展的后劲将是传统档案无法比拟的。新时期的档案之忧顺应了这一历史潮流，整个档案事业才会蓬勃发展。因此，把数字化建设作为推动各项档案基础工作的切入点，才能保证档案事业的稳定、持续、健康发展。

2  数字化档案馆的特征

2.1  信息资源存储数字化。信息资源存储数字化是指通过计算机，运用数据处理技术，将各种传统介质的档案资料转化为新型载体承载的二进制数字信息存储起来，它是数字化档案馆的基础，也是数字化档案馆与传统档案馆最大、最根本的区别。数字化档案馆将经过数字化后的信息采用数字的方式进行处理，并通过网络传输，形成了一个数字档案信息资源库，用户可以在网上通过声音、数据以及图形、图像来获取所需要的信息。

2.2  档案信息传输平台数字化。以往人们查阅历史档案信息需要亲临档案馆，通过阅览摘录、复制或者拍照等形式来获取所需信息，如果实现数字化档案馆之后，档案资源以数字化形式存在，数字化网络平台为档案信息的快速获取提供便利条件。数字化档案信息在传递过程中可以同时进行多项传递，形成传递网络，而且可以通过网络方便地进行远程协助，利用者能够突破时空的界限，能够在任何时间任何地点以任何方式检索和利用所需的信息。

2.3  服务对象扩大化和服务方式多样化。数字化档案馆与其他档案信息机构及用户之间的联系更加普遍和广泛，其用户范围也突破本局域网限制。用户范围扩大化也带来用户需求的扩大化，从而用户需求信息类型也更加多样化、内容更加广泛化。

3  数字化档案馆建设的对策

3.1  统筹规划并制定数字化建设方案。建设数字化档案馆是一项巨大的工程，需要投入大量的人力、物力和财力。因此，必须由上级档案管理部门制定统一的发展规划，立足全局统一管理，统一部署，保证建设数字化档案馆健康有序地发展。

3.2  加快信息基础设施建设。建设数字化档案馆离不开网络环境、信息通讯系统、数据库服务器等一系列基础设施，其中，网络是建设数字化档案馆的先决条件，数字化档案馆是以计算机网络技术为依托的。因此，加快国家信息基础设施建设是建设数字化档案馆的关键问题。

3.3  推进馆藏资源数字化进程。馆藏资源数字化需要付出艰苦的劳动和大量的时间，要根据主次，采取分期分批的办法，对一些利用率高，有特色的档案优先进行数字化。档案的价值鉴定、数字化筛选、上网利用应一次性完成，避免多次重复调卷，避免数字化信息的重复，避免无保存价值的档案数字化，节省人力、财力和时间，加快了数字化档案馆开放利用的步伐;另一方面要注意采用数据标准化。

3.4提高档案工作者的能力与素质。数字化档案馆所需要的人才，除具有传统的档案及其相关的管理知识外，还要加强现代知识学习，掌握现代信息技术、网络技术和数据库管理知识，具有一定的信息处理、分析和利用能力的复合型人才，才能真正成为档案信息网络的导航员、协调员、管理员。

（作者单位：曹永平，河南南阳油田局档案馆;倪玉红，河南南阳油田第二采油厂档案室;杨小瑞，河南南阳油田地质录井公司档案室  来稿日期：2015-04-16）