高校图书馆档案管理工作研究

何明举

图书馆档案是指图书馆及其工作人员在各项活动中产生的具有参考利用价值并归档保存的材料，是图书馆工作在各个历史时期全面系统真实的记录，它作为一种文献资源，包括各种文字、图表、声像等多种记录形式，是图书馆系统的宝贵财富。高校图书馆的档案工作是高校图书馆工作的一个重要的信息组成部分，是图书馆发展变化的历史见证，它随着高校图书馆的产生而产生、发展而发展，客观真实地记载着高校图书馆各历史时期的发展轨迹，具有很强的信息传播功能。近年来，随着我国社会经济的不断发展，高校图书馆的工作也发生了深刻变化，其档案管理工作在为全校教学、科研等服务过程中所发挥的作用越来越明显。因此，我们要进一步明晰档案管理工作的重要意义，正确面对工作中存在的一些不足，积极探求方法、措施，管理和利用好档案，使之进一步为高校图书事业的建设和发展服务。

1  高校图书馆档案管理工作的重要意义

1.1  为高校图书馆改革建设提供第一手资料。图书馆的档案信息反映了高校图书馆从建馆以来的建设、改革和发展的综合情况，它生动描述和再现了高校图书馆各个时期的变迁、科室设置、馆员结构、科学研究和服务全校师生员工等情况，是高校图书馆自身改革、发展第一手资料。在目前日新月异、突飞猛进的知识经济时代，高校图书馆档案工作对学校图书事业发展和图书馆自身建设的作用都是不可忽视的。

1.2  为高校图书馆的管理提供决策依据。没有准确的信息就等于盲人摸象，馆领导在为图书馆的改革和发展做决策时就会无的放矢，容易出现偏差和问题。高校图书馆的档案信息可以详细地提供图书馆重大改革、大事要事、成功经验、失败教训等全景情况，是图书馆发生的各种事情的客观记述。领导班子在谋划高校图书馆建设和发展重要事情时，可以参考馆内保存的档案文件资料，做到决策切合实际，切合群众利益，切合党的方针政策。同时，领导班子调整时新履职的馆领导可以通过学习档案文件资料，较快地掌握图书馆以前的政策、制度等，为继往开来，快速地进入角色、开展工作提供很好的服务。

1.3  是对读者进行入馆教育的主要素材。高校图书馆既是育人单位，又是科研和服务单位。因此，图书馆在为学校教育教学、科学研究及管理等提供服务过程中，产生了非常多有价值的文件资料，这些资料再现了各种活动的真实情况，有血有肉，生动鲜活，是对读者进行入馆教育的重要素材，可以激发广大读者热爱图书馆、爱读书、多读书、读好书的热情。

1.4  可以为图书馆馆史及学校校史提供史料。高校图书馆档案真实地记录了图书馆前进的历史，实事求是地记述了图书馆重大改革、大事要事，为图书馆编写馆史以及学校编撰校史、撰写年度或者5年和10的大事记等提供重要依据。

2  高校图书馆档案管理工作中存在的主要问题

2.1  档案管理模式落后。在很多高校图书馆中，既没有单独设置统一管理全馆档案的档案室，也没有在办公室等科室中单独设置档案管理岗位，配备专职的档案管理人员，常常将档案室的功能合并到图书馆办公室等相关科室，并且有其他岗位的人员兼着。这种落后的管理模式导致了高校图书馆很多有价值的档案文件材料未能及时得到收集、整理、利用，随着时间的推移，很多档案就慢慢地丢失了，非常可惜。

2.2  兼职档案员档案管理方面的专业知识比较匮乏。很多兼职档案员把精力主要放在图书馆给他设置岗位的工作上，也就是自己的本职工作，在日常工作中只是兼顾着管理档案。由于本岗位工作繁忙等原因，没有能够对档案知识进行比较系统的学习，甚至根本就谈不上具有档案管理方面的基本知识，在这种没有掌握档案管理知识的情况下肯定是不可能把图书馆的档案工作做好的。

2.3  档案数字化进展缓慢。目前，很多高校图书馆对档案数字化信息化的重要性认识不到位，利用数字化档案的人也很少。因此，大部分档案还是以纸质文献为主。档案管理也还是沿袭传统的管理模式，在文献信息交流自动化的网络时代，已无法满足人们多渠道获得档案文献资源的需求，特别是在已实现馆藏文献资源服务自动化的图书馆，其自身的档案文献管理和利用手段没有与图书文献信息资源的现代化开发同步。

2.4  档案意识不强。在很多情况下，人们的档案观念很淡薄，对档案工作的重要意义认识不够，对档案和档案工作的重视程度也不够，因此，在实际工作中就会导致对档案管理工作投入的力度不够，如人力配备不够、不专业，资金缺乏，硬件建设跟不上等。同时，人们对档案材料积累意识不强，在日常工作和重大活动中没有及时收集资料，等到将来用到档案时或过了一段时间想起来时，到处寻找档案材料，其结果是要么没有，要么内容不完整。

2.5  互相配合不够。学校档案馆（室）是学校层面的档案专业管理和业务指导单位，图书馆档案工作需要它的专业指导和帮助。因此，二者之间一定要相互配合，取长补短，齐心协力完成材料收集、整理、归档和利用等任务。但实际工作中，由于诸多原因，图书馆和学校档案馆（室）工作起来实际上是不够默契，各干各的活，图书馆在归档过程中只是被动地提供一些材料;同时，学校档案馆（室）在图书馆的档案收集、归档范围等方面也没有及时给予业务指导，在一定程度上影响了高校图书馆的档案管理工作。

3  高校图书馆档案管理工作的改进方法

3.1  改进档案管理模式。根据实际情况积极采取切实措施，对目前落后的档案管理模式进行有效的改进。一是要完善高校图书馆档案管理工作网络。随着高校办学规模的扩大，图书馆也发展壮大起来，馆员队伍得到扩充，业务范围不断延伸，建立一个完整的档案管理工作网络，不仅是图书馆自身发展的要求，也是适应高校档案管理工作的要求。要明确本馆档案管理工作的分管馆领导，负责全面协调全馆档案管理工作;设置一名以图书馆档案管理工作为主并为学校档案馆（室）的兼职档案员的馆员，在图书馆的每个科室都明确一名馆内兼职档案员;制定档案员岗位职责，集中管理全馆的档案工作。馆内兼职档案员，主要负责本科室形成材料的日常积累与收集。二是要注重提高档案工作的全员意识。包括以下三个方面：首先，馆领导班子要强化档案工作的领导意识，馆领导应亲自过问、经常检查督促并参与档案管理工作，要在人力、 物力、财力方面给予大力支持;其次，负责档案工作的工作人员要切实负起责任，做好相关档案的建设和管理工作，档案管理兼职人员要及时收集档案材料，进行整理、登记、归档和编号造册;最后，各业务部门的工作成员都要积极参与到全馆档案建设工作中来。

3.2  提高档案人员素质。一方面，要在图书馆档案员的选配上把好关。这是搞好档案工作的基础和前提，因此，图书馆必须选用优秀人员来从事档案管理工作。档案人员不仅要有勤奋努力、雷厉风行、默默奉献的精神，同时要具备较好的档案管理专业知识、信息技术与计算机知识、图书文献知识等，这样才能够高质量、高效率地完成现代化档案管理和利用工作。另一方面，要注重对已有的档案员加强学习提高，让他们与时俱进，继续跟上新知识、新技术的步伐，从而不断推进图书馆档案现代化的进程。如要有计划地举办一些档案知识培训，作为日常业务学习的重要内容和组成部分。对档案员的学习培训，要注重全面系统。首先，要进行职业道德教育，增强其责任感和归档意识;其次，要抓好档案人员的继续教育，不断提高其业务能力和实际操作水平;最后，要提高档案管理人员的交流沟通能力，主动与本部门及相关部门沟通交流，及时获得有价值的档案材料，保证档案收集的及时和完整。

3.3  不断加强档案意识。要培养档案员强烈的档案意识，注重在平时的工作中对档案资料的收集和整理，例如，图书馆在加强文献资源内涵建设及开展的读书活动、学术讲座、图书利用培训等各类活动中所产生的材料。在收集这些档案材料时，一方面，要收集讲座、培训的文件等会务材料;另一方面，还要加强收集会务上所产生的照片、录音、录像等材料，这些材料的收集能使当时的情景更加活灵活现、生动形象，具有不可替代的作用。同时，可以参照国家关于高等学校档案实体分类方法，在收集整理时注重确定归档范围并建立科学的分类体系。

3.4  合作共进促进发展。高校图书馆要加强与学校档案馆（室）的交流合作，促进档案管理工作的共同发展进步。一方面，图书馆要按照学校档案馆（室）的相关规定，提前准备，做细致、做扎实每个环节，将档案及时完备地移交给学校档案馆（室）。移交档案为：上级关于图书馆工作的文件且针对本校需要长期贯彻执行的办法、规定等，图书馆工作计划、总结、规章制度及重要会议记录，图书馆工作评估材料，图书馆概况及统计报表，图书资源等招标材料，重要活动中形成的照片、录音、录像、光盘等材料，获得市级及其以上部门表彰的决定、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等材料。另一方面，图书馆与学校档案馆（室）之间要多沟通、多合作。图书馆在工作中要多请教、多请示档案管理业务方面的问题，获得学校档案馆（室）更好的指导和支持，以寻求提高馆内自存档案的规范性和管理的科学性。如可以利用学校档案馆（室）的档案网络管理系统来管理图书馆的内部档案，并实现档案管理资源共享。

3.5  强化档案编研工作。档案编研工作就是档案部门及其人员根据馆（室）藏档案和社会需求，在研究档案内容的基础上编写参考资料、汇编档案文件、编史修志、撰写论文专著等。它能够系统地利用档案来为高校的教育教学、科学研究、文化传承等服务，对高校图书馆强化档案管理、提高档案服务层次具有重要意义。一方面，我们要进一步明确档案编研工作主要内容，如按照规定编排的汇编材料、档案文摘以及根据档案内容进行细心编撰的档案参考资料等。另一方面，要扩大编研成果的使用效益。档案编研成果是经过系统的归纳、整理、加工、提升，比较系统，具有很强的实用性。我们要主动地去宣传、去推广利用，要采取切实措施，使全校各部门、单位和广大师生员工都可共享档案信息资源。例如，可以把有关档案资源目录、统计数字汇集等编印成册，分发给相关人员供工作学习参考;可以把编研成果放在校园网上，实现档案信息资源共享;可以将入馆指南、馆藏文献信息资源介绍、优秀读者先进事迹材料等汇集起来，举办展览进行宣传。

*本文为基金项目：河南省教育厅人文社会科学研究项目“高校图书馆科技查新为教学科研服务的研究（编号：2014-gh-580）”资助。

（作者单位：河南中医学院图书馆  来稿日期：2015-04-17）