培训管理系统的应用及思考
2015-06-23罗敏
罗 敏
(武汉工程职业技术学院 湖北 武汉:430080)
培训管理系统的应用及思考
罗 敏
(武汉工程职业技术学院 湖北 武汉:430080)
武汉工程职业技术学院培训管理系统是一套完全依照培训管理流程设计开发的管理系统。实践表明,系统有效整合资源,简化工作环节,实现了培训工作的分层控制,规范化、标准化管理,提高了培训工作效率。
培训管理系统;流程;应用;思考
信息化技术的飞速发展,正对人类社会各个方面产生越来越大的影响。培训,作为一所企业主办的高职院校的重要工作,培训管理水平需要不断的提高,以适应更高的要求。
1 培训管理系统开发的背景和意义
培训管理,是管理者通过一定的管理手段,使得培训工作达到学院既定的教育培训目标的过程。培训管理工作又是一项涉及面广、人员复杂而又琐细的工作,包括培训策划、教材申报、教师的聘用、教学资源的使用、教学的组织与实施、教学酬金的审核、学员成绩、学员评估、以及培训的总结与改进等多项内容。人工方式的培训管理存在效率低、安全性低的缺点,而且将产生大量的文件和数据,对信息查询、更新带来很大的困难。武汉工程职业技术学院培训管理系统由学院培训部门和计算机网络中心共同设计开发,由2011年至今,系统运行正常,实现了培训管理的全面信息化,管理透明、科学,分层控制,全面推动了培训科学管理工作。
2 培训管理系统的功能及应用
2.1 实现培训工作的规范化、标准化管理
培训管理系统的设计开发完全依照培训管理流程设计开发,包括培训计划导入,培训任务分配,培训策划书的填写与审核,教室(实验室)申请与审核,授课计划的填写与审核,教学开始与结束,训后评估报告的填写与审核等,每一个培训项目,严格按照培训管理流程,完成一个,标记一个,直到全部完成,如图1所示。系统强化了流程化管理,使得培训工作清晰明了、有章可循;对培训前、培训中、培训后各个环节进行了规范管理,保证每个培训项目如期完成,实现整个培训过程的顺畅链接,以及对培训工作的全过程监督,实时化控制;培训管理工作效率大幅提升,培训管理工作水平明显提高;同时,提高了培训质量和培训满意度。
2.2 有效整合培训资源
整合,就是把新的信息放到系统中的某个恰当位置上。经过这一整合的过程,新的信息被系统所消化,系统也成为既独立又生长的系统。
培训管理系统将所有培训资料集中存档,实现了培训资料的无纸化保存,节约了管理成本,同时有效整合和共享培训资源,方便查询,很大程度上释放了培训管理、档案管理人员的工作强度,消除了原有培训资料分散、杂乱的管理情况,保障培训工作高效开展。通过分类查询功能,系统可以将各个部门、各个送培单位、每位培训师的培训任务完成情况准确地反映在系统中。相较普通的办公自动化,在电脑中搜索文档、查找整理数据,系统更直观清晰、省时省力。
2.3 简化工作环节
以教室申请为例,传统的申请方式,需要首先到管理部门了解教室的使用情况,协调确认教室可使用后,填写一式三份的教室申请表,一份交管理部门,一份交执行部门,一份存档;而采用培训管理系统后,老师可以在系统中看到教室的实时使用情况,通过时间、地点、学员人数等信息进行筛选,自行申请教室,管理部门受理后,系统会显示教室是否申请成功,如图2所示。系统实现了科学合理的资源调配,大大节省简化了跑部门、打电话等繁琐的事务环节,提高了工作效率,基本实现“无纸化”办公。
图1 培训管理系统培训计划跟踪示意图
图2 培训管理系统培训教室管理示意图
2.4 分层控制
培训管理系统对不同的职能部门划分不同的职能,赋予不同的权限,各部门之间相互协调、彼此独立且资源共享。系统可以根据实际情况进行灵活应用,登录界面是所有用户的公用界面,用户登录系统根据用户角色不同将转向不同权限的界面,不同的需求可以使用培训管理系统中的不同部分。系统使用户责任明确,权限分明,具体事务落实到人,实现分工合作,相互监督、促进,查有所依,确保准确及时的反应,避免了部门之间信息传递中的阻塞、延误和失真。
2.5 全面、实时掌握培训进度
培训管理系统的应用,使得培训管理者和相关人员能够更加容易地组织、协调、监控、评价培训工作;可以快捷、方便地浏览每一个培训项目的进展完成情况,在监督培训师完成相关工作的同时,也可以不断改进和提升培训工作,实现培训工作的动态化管理。
3 思考与展望
大数据时代,信息化对于现代化的培训管理工作意义重大,影响长远。武汉工程职业技术学院培训管理系统是针对实际需要而设计的一套集数据录入、数据导入、查询、统计、打印、报表生成、数据导出等为一体的多功能信息管理系统,系统界面直观、操作简洁、功能齐全,在工作中发挥了预期的效果,满足了多方的需求,极大的提高了培训管理的工作效率。当然,随着用户使用经验的积累和信息技术的进一步发展,培训管理系统还有提升的空间。
3.1 建立培训教师库、教材库
培训有别于传统的教育工作,它具有更强的针对性,灵活性,因人而异,个性突出。传统的教育工作,同一门课程,往往采用统一的教材,统一的进程,统一的讲授。而培训会因为不同的培训对象,不同的培训目的,采用侧重点不同的教材,不同的教学方法,风格迥异的讲授风格。培训管理系统的应用,在日积月累中将逐步建立形成培训师资库,教材库。
(1)培训师资库包含教师基本信息(姓名、职称、专业、所在单位),担任的课程,选用的教材,课程的方案,课酬的标准,还包括学员出勤率,学员评教。教师库的建立,可缓解培训师资资料数量少、专业不全、企业需要合适的培训师时无法及时提供等难题。
(2)培训教材库包含培训教材的基本信息(书名、书号、编者、出版社、单价、选购类型),对应的课程、授课教师等。特别说明的是这里选购类型通常指自制教材、企业内部教材或外购教材,这样的分类又极大地满足了企业培训中因人而异的要求。
3.2 系统间的数据交互
武汉工程职业技术学院现运行多套管理系统,而培训管理系统与学院高职的教学管理系统、教学工作量平台之间还未能相互打通。系统与系统之间若能通过“中间表”进行数据交互,将可进一步规范化流程化经费核算的部分,使得培训酬金申报审批直至教师每月培训课酬的发放衔接起来,可进一步简化工作流程,也避免多系统反复录入中产生错误,这将是我们下一步工作的方向。
简而言之,信息化是培训管理改革的一个大方向,以培训管理系统为载体,不断地深化推行信息化,才能真正实现培训管理的精确化、科学化、系统化和人性化。
[1] 裴东锋,张磊,薛曙光.网络化培训管理系统的开发与应用[J].中国电力教育,2013,(24):73-75.
[2] 林勇.企业员工培训管理系统设计与实现[J].现代计算机,2012,(11):70-73.
(责任编辑:董 柯)
Application And Thought of Training Administrative System
LUO Min
(Wuhan Engineering Institute, Wuhan 430080, Hubei)
The training administrative system of Wuhan Engineering Institute is a system developed by training administrative flow design. The practice indicates that the system can integrate resources effectively, simplify work link, achieving level control of training and standardization administration and improving the efficiency of the personnel training.
training administrative system; flow; application; thought
2014-11-19
2015-05-05
罗 敏(1983~),女,讲师.E-mail:lmin@ugxy.net
F272.7-39
A
1671-3524(2015)02-0066-03