人事档案管理的问题及对策研究

刘静

[摘要]本文阐述了人事档案管理的意义，对当前我国人事档案管理中存在的问题进行了分析研究，并在此基础上，提出了一些具有针对性的应对措施。

[关键词]人事档案；档案管理；问题与对策

人事档案管理是为社会人力资源管理提供人事数据和信息支持的一种管理活动。对于人事档案的定义，国内外有着不同的表述，但就具体内容来说，大多是指各种机构、组织在人事活动中形成的，能够反映人员经历、德行、才能以及工作表现的，保存备查的文字、表格等形式的原始记录。随着我国经济体制以及人事制度改革的深化，自主用人、自主择业已经成为了当今社会人力资源调配的一种常态，在新的形势下，人事档案的管理也面临着新的挑战，存在着一些新情况与新问题，应当予以重视。

1、人事档案管理的意义

真实、准确、完整的人事档案能够全面的反映一个人的经历、德行、能力、工作表现、工作业绩等，是用人单位选贤任能的重要参考工具。人事档案是反映个人成长历史的凭证和依据，对一个人的就职、晋升、调职等起着举足轻重的作用。

随着我国人事制度改革的不断推进与深化，人们在就业选择上有了很高的自由度，人才的流动频率不断加快，过往人事档案对人才流动造成的制约作用呈现逐步弱化的趋势。在这种状态下，很多人对于人事档案的重要性产生了质疑，以至于一些人产生了错误的“档案无用论”的思想，不但使人事档案管理工作陷入被动，也使得个人的发展受到了影响。二十一世纪的竞争是人才的竞争，对于人才的管理是现代人力资源管理的核心，而人事档案是对人才进行管理的最基本的信息来源与依据，它真实地记述了档案人的个人经历、德行才能以及工作表现等信息，是历史地、全面地考察人的重要依据，因此，加强人事档案管理工作，充分认识到人事档案及其管理工作的重要性，对于个人、单位以及社会整体发展来说，都具有重要的意义。

2、当前人事档案管理中存在的问题

2.1人事档案内容失真

人事档案内容的真实性可以说是其存在价值的根本，而就我国现有人事档案来说，其真实性却并不是很高，档案内容失真问题较为严重。具体表现为对档案材料中需要填写时间的地方表现随意，公历、阴历不分随意填写，重要事件日期如参加工作时间、入党、入团时间等填写不够准确，经常只填写大致时间且每次填写不一致；填写姓名时不填写曾用名也不加以说明；很多人事档案中的考核鉴定往往只有优点，只表现成绩，对于缺点与工作中的差错往往不加以说明。这些问题的存在致使人事档案不能如实反映档案人的真实情况，给人事档案的利用带来较大的影响。

2.2人事档案的材料不够完整

人事档案的一些基本材料的不完整，使得人事档案的利用价值大打折扣。如一些基本材料如履历表、年度考核表及学历、职称、工资等材料的不完整，对人事档案的利用价值来说是具有重要影响的。这种问题的产生究其原因，一方面是档案人对人事档案的认识不够全面，对于人事档案材料的完整性不够重视，填写时能省则省；另一方面是在单位或组织机构的人事部门在对人事档案材料进行归档时没有收集完整，导致个人档案中材料内容不全，更严重的是当人员调离时也没将归档的材料放入其个人档案中。

2.3人事档案利用率较低

对人事档案进行充分的利用是人事档案价值的具体体现，也是人事档案工作的主要目的。从我国人事工作的现状来看，对于人事档案的利用率比较低，利用范围狭窄是主要原因。按照我国传统的人事档案管理制度，人事档案的利用范围主要集中在了党政机关、国有企事业单位。随着我国经济体制的改革不断深入，非公有制经济发展迅速，这种人事档案利用范围的狭窄在很大程度上制约了人事档案价值的发挥，对社会经济以及人才的发展与流动都造成了一定程度的影响。

2.4人事档案管理不规范

对人事档案进行规范的管理，是确保其准确、完整、真实有效的重要保障。但在实际工作中，对于人事档案，很多时候并没有进行规范的管理，一些档案管理部门只知道照搬《干部人事档案材料收集归档规定》，没有形成适合自身特点的实话细则与制度规范，在管理过程中存在着随意性大、不严格等现象，造成了材料收集、归档工作被动不及时等问题；一些档案管理人员在人事档案的管理工作上流于形式，往往只是一个保管员或是接收者的角色，对于档案内容的齐全完整没有进行甄别鉴定，不规范的操作导致了很多人事档案管理上的混乱问题，影响了人事档案管理工作的严肃性，降低了人事档案工作效率。

2.5人事档案管理手段落后

目前，我国档案管理部门在人事档案管理手段上还比较落后，对于现代化的计算机技术、信息技术等的应用相对较低，计算机在管理中的应用还仅仅限于将名字与档案号输入、输出与检索的管理，科学与技术的优势在管理中并没有得到充分的发挥，并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。

3、应对策略

3.1提高档案管理人员的素质

人是一切活动的根本，人的素质往往是决定工作好坏的关键。对于人事档案管理工作来说，人员素质也决定着工作的好坏。因此，提高档案管理人员的素质，对于人事档案的管理来说是十分重要的内容。对于人员素质的提高，要体现出“以人为本”的原则，要体现人事档案管理工作的严肃性，人员应具备的素质包括了原则性、纪律性、保密性。此外，还需要人员具备高度的责任心，尽量避免工作中的失误与差错；要注重人员专业水平的提高，应掌握科学的管理方式与原则，从而提高工作效率及档案质量；要积极探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。

3.2提高对人事档案管理工作的重视程度

在人事档案管理工作中出现的很多问题，都与管理者对人事档案工作的重视程度不够有很大关系。因此，应加强人事档案管理工作重要性的宣传与培训，提高对人事档案管理工作的重视程度。随着社会的发展与进步，人事档案管理机制的滞后使人事档案的管理工作陷入的被动的局面，很多的观念与思想发生了变化。面对形势的变化，转变观念与意识是十分有必要的，但对于根本性的原则问题，还是应加强宣传与重视。当前出现的“档案无用论”思想，对于人事档案管理工作也带来了负面的影响。加强人事档案管理人员的思想教育，提高对人事档案管理工作重要性的认识，提高对工作的重视程度，在当前环境下具有十分重要的作用。应根据形势的变化，合理引导，正确应对变化，才能确保人事档案管理工作的高效顺畅。

3.3创新档案管理模式

在人事档案管理模式上，要具备创新精神与意识。在这一点上，可以通过借鉴国外人事档案管理的经验，取他人之长，补自身之短，再结合我国当前人事档案管理中的现实问题来着手。档案工作者在实际工作也要善于思考，从不同角度，不同侧面针对工作中发现的问题来寻求解决之道。

3.4加强档案管理的现代化、信息化

我國传统的人事档案内容较为简单，用人单位无法从中对档案人的潜在能力与发展趋势做出评估，利用价值有限。在当前的社会环境中，个人的业绩、成果可以以文本、声音、影像等各种新载体形式产生，如果这些动态的多媒体信息，利用微缩技术、声像技术、光学技术、自动化技术、通讯技术等现代化手段及时补充进人事档案，则可以大大丰富人事档案信息量，极大的提高人事档案利用价值，可以为用人单位选拔人才、聘用人才提供更高效的信息服务。