破除壁垒 互联互通——苏宁集团档案信息化管理探索与实践

朱新杰

（苏宁云商集团股份有限公司，江苏南京，210042）

南京新街口苏宁生活广场

随着互联网技术的发展，越来越多的企业开始主动拥抱互联网，融入互联网。互联网技术在为企业经营拓展领域，为管理带来便利的同时，也延伸了诸多领域的管理范围，对管理方式及方法提出了新的要求，档案管理即是其中之一。

在企业发展新环境下，大多数企业的档案管理部门都面临着这样两个矛盾：一方面是纸质档案集中管理与地区或部门间传递时效性之间的矛盾；另一方面是新业务导致的电子文件数量的迅猛增长与传统档案管理方式之间的矛盾。那么，如何解决这两个矛盾，做好新形势下的档案管理工作呢？笔者试以苏宁集团档案信息化管理工作经验，浅析非公有制企业在新的互联网环境下如何做好电子档案管理。

苏宁集团作为一家互联网企业，同时在全国600 多个城市拥有1600多家门店，以及多元化发展的产业，这就要求企业的档案管理部门要有更强的灵活性、适应性和技术性。在新形势、新环境的要求下，苏宁档案工作重点由封闭向开放、由重保管向重服务转变，并通过加强专业管理系统开发、加快实物档案电子化、推进电子档案管理等不断提高企业档案信息化管理水平。

一、档案信息化基础

（一）软件方面

1.独立的档案管理系统

适用于企业使用的档案管理系统，是实现档案管理信息化的基础。苏宁依托自有研发团队，自主开发了档案管理系统，实现了对档案管理全流程的系统化管理。

通过此管理系统，档案管理部门可对位于全国300多个城市的分子公司以及海外公司的档案管理情况进行实时跟踪、统计，并结合工作开展情况进行业务指导；档案需求者可通过个人办公终端自助查询馆藏档案目录信息；档案系统实现了实物档案与电子档案之间的互联互通，使得档案可通过内部邮件及时、安全的传输。

2.建立电子档案管理制度

成熟、健全的管理制度是指导工作开展的基础。在深入调研实际业务工作情况的基础上，档案管理部门对相关部门、人员职责以及电子档案的收集、鉴定、归档、移交、保管、检索与利用、档案风险管控等环节进行了明确，建立了电子档案管理制度，使工作有“规”可循，并通过设立“自下而上”的兼职档案员队伍，使档案管理团队得到了扩充，制度能够有效地贯彻执行。

（二）硬件方面

硬件设备、设施是实现档案信息化管理的必备条件。围绕档案信息化管理，苏宁档案管理部门配备了计算机、专用服务器、数据库、移动存储设备、高速扫描仪、打复印一体机、条码打印机、扫码枪、照相机、防磁柜、自助检索查询终端等信息化管理设备设施，为电子档案存储、检索、利用及日常管理提供了硬件支持。

二、档案信息化建设

2012年苏宁成为首批参与国家电子发票及电子会计档案综合试点工作（下称综合试点工作）的企业，截至目前，南京苏宁易购已累计开具了1200 万份电子发票。2014年苏宁与航天信息股份有限公司建立战略合作关系，借助航天信息在电子发票领域的技术开发和产品创新上的领先地位，搭建电子发票的使用平台，并将电子发票使用范围推向全国。

综合试点工作在全国的深入开展，从侧面反映了电子档案的发展趋势，作为档案管理部门必须要重视做好电子档案管理工作。

苏宁电子档案建设主要从两个方面开展：

1.馆藏档案电子化

通过扫描、转录、翻拍等手段，苏宁档案管理部门实现了对全部馆藏档案的电子化（约200 万件）。电子化数据以电子附件的形式，通过本地上传至档案管理系统中，电子附件（如扫描件、照片、录音、影像等）做为档案元数据（二次档案信息）的附件，与元数据封装成一个档案基本单元，最终与实物档案信息一起呈现在档案管理系统中，从而建立起完整的机读档案目录。

2.电子文件接收与归档

一是内部系统业务对接。以档案管理系统为基础，与前端业务系统（数据源）建立对接关系，由业务发起人员在业务流程结束时触发归档操作，对应的电子文件（数据流）将作为临时文件，暂存在档案管理系统的“资源池”中，档案管理人员可在“资源池”中调用相关业务文件，并进行信息审核，在完成判断后，档案管理系统自动进行整理编目及入库流程，最终将文件存储在档案管理系统中，建立机读档案目录，以供检索利用。

二是外部系统业务对接。苏宁作为综合试点工作中电子发票的开具单位，在配合中国人保财险做好试点工作的同时，还主动寻求与中国建设银行江苏省分行合作，以电子银行回单为突破口，开发建设电子档案系统，通过建立业务系统间的数据直联，将元数据直接传入档案系统中，形成待归档明细，无需人工再次录入，从而实现对电子会计档案的归档、管理，建立有效的电子档案归档机制，完成对外部电子文件的接收与归档。

三、档案信息化管理

将信息技术运用到档案工作中，使用信息化手段对档案进行管理，实现档案管理现代化。

1.电子档案利用

档案信息化建设为扩展档案利用的方式提供了基础。借助档案管理系统，档案能够以电子附件的形式进行信息传输。档案需求者通过个人终端在系统中查询所需档案的基本信息，提交申请并通过审核后，系统将自动发送电子链接至借阅人预留的内部邮箱中，借阅人点击链接后即可查阅档案信息（仅可在有效期内查阅，不可下载），这样既打破了地域之间的限制，提高了档案利用的效率，也有效控制了档案利用风险。

2.库房管理

信息化手段对于库房管理的作用是显而易见的，通过系统能够随时“监测”、统计档案状态，如档案出入库情况、库房空间利用情况、档案整理编目的状况、档案使用情况等，便于档案人员对库房的管理。

四、档案信息化管理对企业的现实意义

1.采取文件生命周期管理的信息管理策略，从业务系统获取应归档档案数量，结合档案系统已归档的档案，可查询到未归档档案，从而加强对企业档案的全过程管理，实现档案归档及时率及完整性的检查、追踪。

2.有利于推动无纸化办公。一方面，系统可提供多种借阅方式，如借阅电子件、借阅扫描件等，借阅的档案可实现直接查阅，这样就打破了地域间的限制，减少了复制件、原件的使用数量；另一方面，电子档案管理的成熟，也能够反向推动电子化办公的开展。

3.实现全电子化的档案管理和检索查询，提供实时的浏览和检索利用，建立企业档案云数据中心，实现“实体档案的信息化管理和电子信息的档案化管理”。

开展档案信息化管理以来，苏宁集团已取得较好的工作成果，实现全部馆藏档案的电子化，纯电子数据归档已达到150 万条，有效解决了集团级企业大数据量的归档与管理的难题。实践表明，非公企业档案管理部门有必要重视对电子档案的管理工作，从适用的档案管理系统开始，逐步实现实物档案电子化并建立与办公系统间的对接，实现档案全息管理，破解档案利用的各种限制因素，凸显档案管理部门在企业经营管理中的重要的价值。

［1］陈兆祦，和宝荣，王英玮.档案管理学基础［C］.北京：中国人民大学出版社，2005：474-542.

［2］邹杰，电子文件资源共享利用研究与实现［C］.青岛：中国海洋大学硕士学位论文，2007：5-10.